図書館は本の貸し出し以外にも、ブースやデータベース席、自習室などさまざまなサービスを提供しています。こうした多様なサービスを活用する利用者の数は多く、図書館の運営者は膨大な利用者情報の管理が求められます。
図書館の運営を円滑にする手段として予約システムの導入が効果的です。本記事では、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら、図書館の予約受付において予約システムがもたらすメリットと効果的な機能について解説します。
図書館の予約受付における課題
図書館の予約受付の課題として、下記が挙げられます。
人為的ミス
電話やメールによる対応では、既存の予約と照らし合わせ、空き枠を確認する必要があります。図書館は、同日・同時刻に複数人の利用がある施設のため、管理は複雑です。
また、電話での聞き間違いや、入力ミスで利用者の要望と食い違う可能性もあり、人為的ミスは利用者離れにつながります。
利用者データの管理
図書館の予約管理において、一括管理されていない紙のカルテでは利用者の管理が難しく、座席やブースのダブルブッキングをはじめとする人為的ミスを起こしかねません。紙の束から該当する利用者のデータを探し出したり、それを予約情報と照らし合わせる時間は、施設運営側にとって大きな負担となります。
予約システムを用いない情報管理に人員や手間を割くことは、本来の業務を停滞させる可能性があります。
予約対応時間の限界
図書館の予約を電話やメールなどを使って受け付けている場合、営業時間内しか予約を受け付けられません。そのため休業日や、営業時間外に予約を行いたい利用者を損失する可能性が高くなります。
また営業時間中でも、利用者の対応や他業務があるため必ず電話に出られるわけではありません。予約が円滑に行えない場合、利用者が予約をあきらめてしまう可能性が高まります。
図書館の運営に予約システムを活用するメリット
自動化による人為的ミスの防止
図書館の運営に予約システムを導入することで、業務が自動化され、人為的ミスを防止できます。予約システムは、座席や書籍の予約状況をリアルタイムで管理し、重複予約や入力ミスを自動的に排除します。これにより、手動での記録や調整に伴うミスが減少し、正確な情報提供が可能になります。
さらに、自動リマインダーやキャンセル処理機能を備えたシステムは、利用者に対して適時に通知を行い、運営の効率化とトラブルの軽減に寄与します。結果として、利用者満足度の向上とスムーズな運営が実現します。
利用者情報の一元管理
予約システムを導入することで、予約希望日や時間、予約者の詳細なデータをすべて一括管理できます。これにより、利用者管理や予約受付業務を円滑に行うことが可能です。また、データの分析が容易になり、利用者の傾向やニーズを把握しやすくなるため、サービスの改善や新しい施策の立案に役立ちます。
24時間365日の自動受付の実現
予約システムの多くは自動予約受付を行っており、24時間365日いつでも予約可能です。電話対応のように営業時間に左右されず、メールよりも気軽に予約できるため、予約者と運営者、双方の負担が軽減されます。
図書館の運営におすすめのRESERVA機能
RESERVA（レゼルバ）は導入社数が28万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成が可能になります。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付や利用者の情報管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、図書館の運営を始めたばかりの人でも気軽に使うことができます。
会員機能
会員機能は利用者がRESERVA予約システムの会員として登録できる機能です。RESERVA会員は予約時の利用者情報などの入力を省略したり、マイページで予約履歴の確認ができます。また、運営者は会員限定のクローズドな予約サイトを作成可能です。
人数制限機能
RESERVAでは日にち、時間ごとに予約上限人数が設定でき、上限に達した際に、自動的に予約受付が締め切られます。提供するサービスごとに人数制限を変えることも可能です。そのため、利用者数の制限が予約サイト内で自動的に行われメールや電話の手間を省けます。
予約時アンケート機能
予約時アンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。質問の形式はラジオボタン（単一選択型）、チェックボックス（複数選択型）、プルダウン、テキストボックスから選択可能です。事前に利用者からアンケートを入力してもらうことで、予約者の要望を理解し、きめ細かなサービス提供につなげられます。
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能は、予約が埋まっている予約枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている予約者に対して通知、予約の実施まで自動で行える機能です。
運営者は、キャンセル待ちの利用者への電話対応の手間が省けるため、予約受付の機会損失を防ぐことが可能となります。一方、利用者側では、当機能により空きが出た際に自動で通知が届くため、予約状況を確認する手間が省けます。
空き状況一覧機能
空き状況一覧機能は、予約サイトのトップ画面から、全メニューの空き状況を確認できる機能です。本機能を活用することで、自習室やブースの空き枠を、1つひとつのメニューを開いて確認する必要がなくなります。
図書館でのRESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。今回、図書館の運営者における直接の声は紹介されていませんが、施設タイプで導入された例が掲載されています。
複数の予約サイトを検討し、月間予約件数と使い勝手、機能の充実度を勘案して、最終的にRESERVAに決めました。RESERVAはデザインがシンプルで、サイトトップに店舗からのお知らせを掲載したり、予約メニューに写真を掲載したりできるため、予約サイトをホームページのように運用できる点も決め手となりました。
RESERVA活用事例｜369miroku Cafe and…（ミロクカフェアンド）【カフェ、キッズルーム】│予約DX研究所
まとめ
今回は、図書館の運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは多くの機能を無料で利用でき、シンプルな操作性により初心者でもかんたんに予約サイトを開設できます。予約管理や当日の受付業務の効率化だけではなく、予約者と運営側、すべての人にメリットをもたらす機能を数多く搭載しています。
図書館の予約受付に予約システムの導入を検討中している人は、ぜひ本記事を参考にしてください。