2023年に国土交通省が発表している「建築着工統計調査報告」で、2022年の新設住宅の総戸数は前年比0.4％増の85万9529戸です。この数値結果は2年連続の増加となりつつも、持ち家（注文住宅）は前年比11.3％減の25万3287戸と大きく下落しています。
しかし、2022年の高級賃貸住宅マーケットに目を向けてみると、同年3月より入国制限の緩和に伴い、来日外国人による日本物件のニーズは格段に上昇しました。具体的には3万円／坪を超える高坪単価の契約が一段が増えています。
このような高級賃貸住宅のニーズの増加のみならず、一般の住宅購入に欠かせないモデルルーム内覧会において予約システムの導入は効果的です。
そこで本記事では、予約システムの導入がカウンセリング予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
モデルルーム内覧会とは？
モデルルームとは、現地の敷地内に建築予定の分譲マンション・一戸建て販売で間取りやファシリティなどを購入希望者に示すための施設です。モデルルーム内覧会とは、そのための内覧会を示します。将来のマイホームとなるマンション・一戸建てにはじめて足を踏み入れ、完成した状態を自身の目で確認できる機会を提供します。
モデルルーム内覧会では、ひとつまたは複数の間取りタイプが用意されていて、広さや天井の高さ、内装や住宅設備など各個人の懸念点を確認することも目的です。また、気に入った物件があれば昼夜の見え方の違いを確認したいと希望が出るケースもあり、各顧客によって確認したいニーズは様々です。
モデルルーム内覧会における課題
モデルルーム内覧会の運営において、予約システムを導入しなかった場合、さまざまな損失や負担を被ります。
1.人為的ミスと効率性
モデルルームの内覧会は、運営顧客の氏名、連絡先、希望日時、希望条件など多岐にわたる情報の確認が必要です。また、モデルルーム物件の購入単価は一般的に大きいため、予約時から正確な顧客情報を把握することが必須です。
そのため、物件購入の成約機会を取り逃さないようにするためにも、顧客の予約時から効率的な予約システムを導入することが重要です。
2.外国人顧客とのやり取りの必要性
2022年初めより来日外国人から日本における高級賃貸住宅のニーズが高まったことにより、日本人以外の顧客とのやり取りをする必要性が発生しています。
そういった変化に対応せずにいることで発生しうる顧客の機会損失には注意が必要です。例えばウェブサイトの設定言語が日本語のみであると、日本語力が十分でない外国人のウェブサイト内での予約が難しくなります。
モデルルーム内覧会に予約システムを導入するメリット
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数26万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、診療所を開きたてでも気軽に使うことができます。
→RESERVAで作成されたカウンセリング経営のサンプルサイトはこちら
1.顧客の細やかなニーズの可視化
予約システムを導入することで顧客の細やかの要望を予約時に確認できて、その後の顧客データの収集・分析にもつなげられます。つまり、運営者側にて事前の質問事項が設置することで、顧客や経営側のニーズに合わせた予約運用が可能です。
また、この設定によって内覧会前に顧客の懸念点や疑問点を把握することができて、当日の内覧会でも要点を絞って対応も可能になります。
2.面談時間忘れの防止
予約システムを使うと、顧客が設定した面談の一定時間前にリマインドメールの自動メールを送信できます。これによって顧客側に面談のリマインドができるため、当日の面談時間の勘違いや忘れ防止につなげられます。
これにより内覧当日の流れをスムーズに行えるようにすることができて、万が一のケースによる運用者側の労力削減にもなります。
3.家族や関係者との予約の実現化
予約システムによって、一度に複数人の予約設定が可能です。予約する顧客が家族や関係者を同伴して、内覧会参加を希望するといったニーズにも柔軟に対応ができます。
4.効果的な顧客情報の管理
予約システムは、利用者の情報を自動でデータベース化して一括管理ができて、手入力の労力の削減もなります。それにより人為的ミス、問い合わせやトラブル防止にもつながります。
また、必要な顧客情報を基本的な予約情報に加えることができるため、適宜追加したい事柄がある場合にも柔軟に対応ができます。
5.外国人の顧客への対応のスムーズ化
予約システムで作成したウェブサイトの設定言語を外国語に設定することができます。直近の日本において海外からの高級賃貸住宅ニーズの上昇によって、日本人以外の顧客にもサービス提供を可能にすることは物件販売幅の拡大にもつながります。
そのため、予約システムの言語変更に使用する時間が削減されるだけでなく、外国人顧客へのスムーズな予約対応にも結び付けることが可能です。
モデルルーム内覧会運営におすすめのRESERVA機能
モデルルーム内覧会の運営において、RESERVAを駆使することで顧客情報と予約までの流れを効率化することで予約管理をスムーズにすることができます。
1.予約時アンケート機能
予約時アンケート設定では、予約時に毎回答えてもらうアンケートの追加ができて、質問の形式はラジオボタン（単一選択型）、チェックボックス（複数選択型）、プルダウン、テキストボックスから選択が可能です。これによって運営側が顧客から把握したい情報を事前に把握することができます。
例えば日差しの方向、周辺の環境などを物件の懸念点を複数選択型として作成することです。事前にそういったアンケートを入力してもらうことで、顧客の傾向や要望を理解できて、内覧当日のサービス提供の質向上にもなります。
2.予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能とは、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送る機能です。これにより顧客とのZoomによるオンラインの内覧会予約においても、予約リマインドメールの自動送信が可能です。
モデルルーム内覧会は大きな金額の買い物であるため、エステサロンなど一般サービスの利用と比べてもより前もって予約する顧客が多いです。また、マイホームを選択するうえで一度に複数の物件の内覧をする場合が多いため、予約リマインドメール機能によって予約者自身が予約していたことをうっかり忘れてしまう事態の防止になります。
3.団体予約機能
団体予約機能では、一度で複数人分の予約ができて、1団体あたりの最低人数と上限人数を1～100人以内に設定が可能です。
実際にオーナー候補となる顧客が第三者に物件の良しあしを見てもらいたいとき、又は家族で共に内覧会に参加をしたい場合なども想定されています。この団体予約機能でこのような要望にも対応ができます。
4.顧客情報の自動蓄積
顧客分析において、登録されている新規顧客数や累積顧客数を日別にグラフで集計できます。具体的にグラフと組み合わせて実際の取り組みがどのように変化したかを確認できるというように、複合的に顧客データ分析ができる機能が搭載されています。
これらの機能を使用することで潜在顧客となりうる層を分析ができて、効率的な経営につなげられます。
5.多言語対応機能
多言語対応機能とは、予約サイト内の文言を自動・手動で翻訳できる機能です。設定可能な言語は、日本語、英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語があります。
多言語対応ができるようになることで、日本語力が十分でない外国人顧客向けに予約サイトを作成できるため、海外からの予約受付対応並びに集客もスムーズにもなります。近年の高級賃貸住宅におけるニーズの増加によって、特に高級賃貸住宅のモデルルーム内覧会を検討されている方には必須な機能となります。
イベント関連でのRESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。モデルルーム内覧会運営者の直接の声は紹介されていませんが、同様のイベントで導入された例が掲載されています。
予約受付が自動化されたことで、Excelシートへの手入力作業の必要がなくなりました。管理画面上から、どのお客様がどの研修を予約されたかが、カレンダー形式で可視化されるようになったので、管理もとても楽になりました。
電話予約の場合は受付時間が就業時間に限定されますが、オンラインであれば24時間365日受付することができます。予約に関する電話件数も減ったことで、徐々に予約受付スタッフの業務効率化が図られてきているように感じています。
RESERVA活用事例｜ARMS株式会社【研修センター】
まとめ
今回は、モデルルーム内覧会におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは無料のプランでも多くの機能を利用でき、シンプルで操作がわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人、忙しい方でも使いやすい予約システムです。無料プランも含めた5種類の料金プランがあり、各運用者のニーズに沿って選択できます。また、多言語対応も可能なため、外国人を顧客として取り込みたいニーズにもお答えすることができます。モデルルーム内覧会運営に予約システムの導入を検討中の人はぜひ本記事を参考にしてください。