レンタルスペースの運営代行サービスである「METROMINUTES」の統計によると、2022年10月売り上げは前年比120.6％増加、11月は前年比121.1％増加したと発表しました。レンタルスペースは、会議やパーティーなど、利用の形態はさまざまです。コロナ禍でテレワークの推奨もあり、個人で利用する需要も高まっています。
そのような背景から近年のレンタルスペース数は増加傾向にあり、レンタルスペース運営者は設備や予約の手軽さなど、他社との差別化を図ることが必要不可欠です。そこでおすすめなのが予約システムの導入です。
予約システムは無料でつかえるものもあり、運営にとり入れやすく、顧客の利便性の向上や運営者の予約管理の負担軽減にも効果的です。そこで本記事では、予約システムがレンタルスペース運営にどのようなメリットをもたらすのか、予約システム業界1位の業績を誇るRESERVA予約システムを例に挙げながら解説します。
【参考記事】
・データから見るレンタルスペース売り上げ動向・トピックまとめ
・スペースマーケット2022年12月後期データ
レンタルスペースを運営する上での課題
レンタルスペースの運営において、システムの導入を行わずに予約受付・管理を行っていると以下のような問題が生じる可能性があります。
予約対応する時間が有限
手動で予約を受け付けていると、休養日や夜間などの営業時間外は予約対応ができません。予約者は、日程・時間帯、人数や用途を事前に決めているため、予約対応できなかった場合、何度も電話をかける必要があり、煩わしさを感じてしまいます。
集客に工夫が必要
レンタルスペースは、数多くあります。その中から自社のレンタルスペースを予約してもらうため、適切な情報発信を行い、顧客の信頼を勝ち取ることが不可欠です。魅力的なホームページを作成するには、レンタルスペースの個性が伝わるデザイン・掲載する情報の的確さ・更新頻度の高さが重要となってきますが、これらのすべてを充実させるのは非常に難しいです。
スケジュール管理が煩雑
時間単位で予約されることが多いため、レンタルスペースの運営は、顧客管理・予約管理などスケジュール管理しなくてはなりません。そこでタイミングが合わないとやり取りが長引いてしまい、予約完了までに何週間もかかってしまう場合があります。
無断キャンセル
予約が入っているのにもかかわらず、当日予約者が現れない無断キャンセルは、レンタルスペースも例外ではありません。
レンタルスペースの予約システムを導入するメリット
予約システムがレンタルスペース運営にもたらすメリットについて、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、最短3分でアカウント発行から予約システム作成まで完了します。
パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しているため、パソコンを開く暇がない忙しい業種でもすぐに予約情報を確認できます。また、予約画面・管理画面ともに操作がシンプルでわかりやすいため、パソコンの操作が苦手な人にもぴったりな予約システムです。
→RESERVAで作成されたレンタルスペースのサンプルサイトはこちらから
1．24時間365日どこからでも予約可能
予約システムを導入すると24時間365日いつでも、利用希望者が気になった瞬間に予約可能となります。顧客が興味を持った瞬間に予約できる環境を整えることは、利用者数アップに大きな影響を与えます。また、RESERVAは予約確定時や予約日前日、自動でメールを送る機能があるため、予約を忘れるということもありません。
2．ギャラリー機能
ギャラリー機能とは、予約メニューごとに最大20枚まで写真を追加できる機能です。レンタルスペースに関連した写真を登録しておくことで、予約サイトを利用したユーザーが具体的にイメージを掴むことができるため、予約サイトの利便性向上および予約件数向上につながります。
3．予約業務の自動化
予約システムを利用すると自動で空き状況の掲示・予約受付・予約情報登録が行われるため、予約対応時間が大幅に減少します。また、予約受付後に台帳やExcelへ記入する手間も省け、人為的なミスも起きにくくなります。
レンタルスペースにおすすめしたいRESERVA機能
月額プラン機能
「月額プラン機能」とは、契約者（予約ユーザー）が契約した月額プランによって、自動課金を行える機能です。フリープランでも使用できますが、エンタープライズプラン以上の場合、利用回数や時間制限を設けられます。これにより、レンタルスペースをサブスクリプションとしても活用でき、提供の幅が広がります。
日またぎ設定
ゴールドプラン以上で使用可能な「日またぎ設定」では、店舗の営業時間を日をまたいで設定することができます。そのため、24時間営業が可能なレンタルスペースにぴったりの機能です。施設タイプだと、36時（翌日午後12時）まで設定可能です。より幅広い営業時間の設定が可能になることで、通常の営業時間では予約ができない利用者からの予約を獲得できます。
最低利用時間設定
エンタープライズプラン以上で使用可能となる「最低利用時間設定」では、予約枠において、事業者があらかじめ最低限の利用可能時間を設定することができる機能です。たとえば、「最低利用時間：2時間以上」と設定した場合は、予約者は利用時間として2時間以上から選択できます。最低利用時間以上の予約をする場合、料金の時間単位に応じて加算されます。
また、固定時間も設定することができます。固定時間とは、事業者があらかじめ時間を固定して設定できる利用可能時間です。たとえば、「最低利用時間：2時間のみ」と設定した場合は、予約者は利用時間として2時間のみ選択できます。
レンタルスペースでの導入事例
RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入したレンタルスペース運営者の生の声が紹介されています。
シンプルで使いやすく、操作感はまったく問題ないです。予約者側も空いている時間帯が視覚的にわかるので、現在の空き状況とリンクさせながらかんたんに予約できると思います。
—RESERVA活用事例｜シャノワールレンタルスタジオ【施設・レンタルスペース】
オープン当初から導入しているので、RESERVA導入前と後の効果を比較するのは難しいのですが、予約管理に時間がかかっている印象はないので、予約管理のシステム化は必要だったと感じています。お客様からも予約はかんたんに行えているとの声をいただいているので、今後のご利用増加に期待しています。
—RESERVA活用事例｜SHARE M-10【施設・レンタルスペース】
予約作業は本当にスムーズになりました。特に便利だと感じているのは、クレジットカード決済機能です。現金払いは直接会って受け取る必要があり、お釣りがあるとその分作業が増えてしまうので、事前決済ができるのは双方にとって大変ありがたいです。あとはGoogleカレンダーとの連携機能もしっかりと活用しています。
—RESERVA活用事例｜金ヶ崎文化教室【レンタルスペース】
RESERVA導入で実現するレンタルスペース運営の効率化
今回は、レンタルスペース運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、レンタルスペース運営向けのメルマガ配信機能・予約時アンケート機能なども搭載しているため、予約システムの導入を検討中のレンタルスペース運営者はぜひ本記事を参考にしてください。
