七五三は、子どもの成長を祝う日本の伝統行事のひとつです。近年では、10月・11月の吉日や土日祝日などを利用して、写真撮影が行われます。しかし、七五三の写真撮影を実施している神社や撮影スタジオには、予約対応時間の限界や膨大な顧客情報の管理など運営上の課題が存在します。こうした課題点の解決に有効な施策が予約システムの導入です。
本記事では、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら、七五三の予約受付において予約システムがもたらすメリットと効果的な機能について解説します。
七五三の予約受付における課題点
七五三の予約受付の課題として、下記が挙げられます。
予約対応時間の限界
七五三の写真撮影の予約を電話、メールなどを使って受け付けている場合、営業時間内しか予約を受け付けられません。そのため休業日や、営業時間外に予約を行いたい顧客を損失する可能性が高くなります。
また営業時間中でも、写真撮影や他業務があるため必ず電話に出られるわけではありません。メールの返信も遅くなる場合もあります。予約が円滑に行えない場合、顧客が予約をあきらめてしまう可能性が高まります。
膨大な顧客情報の管理
七五三は期間が決まった年中行事であるため、特定の時期に写真撮影の予約が集中します。その際に管理しなければならない顧客情報は膨大な上に煩雑です。顧客の名前や連絡先を正確に管理し把握できなければ、予約当日の対応が滞り、顧客の時間を奪ってしまう可能性があります。
七五三に予約システムを活用するメリット
七五三の予約受付の課題は予約システムを導入することで解決できます。
①24時間365日受付可能
予約システムの多くは自動予約受付を行っており、24時間365日いつでも予約可能です。電話対応のように営業時間に左右されず、メールよりも気軽に予約できるため、予約者と運営者、双方の負担が軽減されます。
②顧客情報の一括管理
予約システムを導入することで、予約希望日や時間、予約者の詳細なデータをすべて一括管理できます。事前予約者数に加え、正確な当日来客者数も把握できるため、顧客管理や予約受付業務を円滑に行うことが可能です。
③顧客満足度の向上
予約システムの活用は、顧客満足度を向上させる重要な役割を果たします。予約システムは24時間365日、営業時間外でも予約を自動で受け付けるため、顧客はいつでも自由に予約できます。
また、予約時の確認メールやアンケート機能など、予約管理システムに搭載されている機能の多くは、予約受付時の利便性の向上に効果的です。予約システムの導入により得た高い顧客満足度は、リピート顧客の増加や口コミによる新規顧客の獲得にもつながります。
七五三の予約受付におすすめのRESERVA機能
RESERVA予約システムは登録者数が28万社を超え、国内シェアトップクラスの業績を誇るクラウド型予約システムです。業界・業種を問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。
RESERVAは最短3分で予約サイトを開設できるシンプルな操作性が特徴で、PC・スマートフォン・タブレットに対応しています。また、予約受付や顧客管理など多くの機能がフリープランから利用可能なため、はじめての予約サイト運営に最適です。
予約時アンケート機能
予約時アンケート機能とは、顧客がサイトから予約を確定させる際にアンケートに回答してもらえる機能です。質問の形式はラジオボタン（単一選択型）、チェックボックス（複数選択型）、プルダウン、テキストボックスから選択可能です。
貸衣装のサイズや子どもの性格、撮影で活用したい小物などを事前に把握しておくことで、当日の写真撮影を円滑に行えます。
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能は、予約が埋まっている予約枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている予約者に対して通知、予約の実施まで自動で行える機能です。
キャンセル待ちの顧客への電話や対応の手間が省けるため、予約受付の機会損失を防ぐことが可能となります。また顧客側は、当機能により空きが出た際に自動で通知が届くため、予約状況を確認する手間が省けます。
予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能は、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送信する機能です。撮影参加者の無断キャンセルを防ぐために、予約日の前日に確認のメールを自動で送信します。
RESERVAではリマインドメール作成に役立つテンプレートがあらかじめ設定されており、作成時の注意点やポイントなども専用サイトで確認可能です。
七五三でのRESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声を紹介しており、RESERVAでは多数の七五三の予約受付に使用されています。
今回、七五三の運営者における直接の声は紹介されていませんが、施設タイプで導入された例が掲載されています。
最初は他社の予約システムを使っていたのですが、例えば、日時固定で開講されるレギュラークラスの時間帯を、予約可能時間に表示させないようにしたいのにそれができなかったりと、細かいところで少しずつ使い勝手の悪さを感じてしまいました。他の予約システムを試して比較していくと、設定が細かくできて、操作感もシンプルで複雑ではないRESERVAが最も使いやすいと感じて、それからずっとRESERVAを利用しています。
予約作業は本当にスムーズになりました。特に便利だと感じているのは、クレジットカード決済機能です。現金払いは直接会って受け取る必要があり、お釣りがあるとその分作業が増えてしまうので、事前決済ができるのは双方にとって大変ありがたいです。
RESERVA活用事例｜金ヶ崎文化教室【レンタルスペース】
まとめ
今回は、七五三の運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは多くの機能を無料で利用でき、シンプルな操作性により初心者でもかんたんに予約サイトを開設できます。予約管理や撮影当日の受付業務の効率化だけではなく、24時間365日受付可能で多言語にも対応しているため、予約者と運営側、すべての人にメリットがあります。
七五三の予約受付に予約システムの導入を検討中の人は、ぜひ本記事を参考にしてください。