観光ツアーに参加することで、自力では訪れるのが難しい場所や穴場スポットなど、さまざまな場所を効率よく観光できます。特に近年は、新型コロナウイルス感染症の収束により、国内外から多くの人々が観光ツアーに参加しています。
一方で観光ツアーを実施している旅行会社や事業者にとって、予約対応時間の限界や外国人顧客への対応など、運営上の課題が存在します。こうした課題点の解決に有効な施策が予約システムの導入です。
本記事では、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら、観光ツアーの予約受付において予約システムがもたらすメリットと効果的な機能について解説します。
観光ツアーの予約受付における課題
観光ツアーの予約受付の課題として、下記が挙げられます。
①顧客ニーズの多様化と市場競争の激化
現在の観光業界では、インターネットの普及により顧客のニーズが多様化している傾向があります。顧客は自ら情報収集を行えるため、複数の旅行会社や観光施設が提供する観光ツアーの質を慎重に比較する傾向にあります。それに伴い、観光業界の市場競争も激しくなっています。
観光ツアーの運営会社が、顧客からのレビューや顧客情報を把握する体制や仕組みが整っていない場合、イベントの改善に向けた効果的な施策を講じることが難しくなります。
②予約対応時間の限界
観光ツアーの予約を電話、メールなどを使って受け付けている場合、営業時間内しか予約を受け付けられません。そのため休業日や、営業時間外に予約を行いたい顧客を損失する可能性が高くなります。
また営業時間中でも、既存顧客の対応や他業務があるため必ず電話に出られるわけではありません。予約が円滑に行えない場合、顧客が予約をあきらめてしまう可能性が高まります。
③外国人顧客への対応
観光ツアーを開催する際に、外国人顧客への対応も大きな課題です。入国在留管理庁の「令和5年末現在における在留外国人数について」によると、2023年（令和5年）末の在留外国人数は341万992人で、過去最高を更新しました。
現在は新型コロナウイルス感染症が落ち着き、多くの外国人が日本へ訪れていることが分かります。観光ツアーへの需要も高まっていることから、英語を含む外国語での対応をする必要性が発生しています。
観光ツアーの運営に予約システムを活用するメリット
観光ツアーの予約受付の課題は予約システムを導入することで解決できます。
①顧客ニーズに合わせたマーケティング戦略の策定
予約受付システムを通じて、観光ツアーに参加した顧客の行動パターンや傾向、需要の変化などを把握することができます。これらのデータを基に、ターゲット市場の動向や顧客ニーズに合わせたマーケティング戦略を立案することが可能です。
また、データの分析を通じて、顧客の嗜好や傾向をより深く理解し、観光サービスの改善や新たなサービスの開発に役立てられます。顧客が求めるサービスや体験をより正確に把握することで、顧客満足度向上につなげられます。
②24時間365日受付可能
予約システムの多くは自動予約受付を行っており、24時間365日いつでも予約可能です。電話対応のように営業時間に左右されず、メールよりも気軽に予約できるため、予約者と運営者、双方の負担が軽減されます。
③多言語表示設定
予約上の言語の壁は、多言語表示機能を搭載している予約システムの導入により解決します。現在のインバウンド需要にも対応できるため、顧客獲得の幅を広げることができます。特に海外からの観光客の増加を図っている事業者にとって、最適な機能になります。
観光ツアーの運営におすすめのRESERVA機能
事前アンケート機能
事前アンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。RESERVAでは、アンケートの内容にも制限がないため、観光ツアーを知ったきっかけを選択式で尋ねたり、予約者の追加の要望を自由記述欄で求めるなど、様々な事前質問を設定することができます。
予約時に必要事項を記入してもらうことで、トラブルの回避や利用者の要望への事前対応に役立てることができます。
顧客満足度調査（NPS®）
顧客満足度調査（NPS®）は、提供するサービスや商品に対する利用者の満足度を図る指標です。観光ツアーの終了後、開催者が提示した質問に対し、参加者に11段階で評価をしてもらいます。
集計した評価を批判者・中立者・推奨者の3段階に分けた上で、批判者と推奨者の割合をもとに、最終的なスコアが提示されます。中立者の割合もNPS®のグラフに反映されるため、サービスの品質改善や今後の施策に役立てることが可能です。
人数制限機能
RESERVAでは日時ごとの予約上限人数が設定でき、その上限に達した際に、自動的に予約受付が打ち切られます。そのため、申し込み制限が予約サイト内で自動的に行われ、緊急時、通常時問わず、柔軟な対応を容易に行うことができます。
また、残り予約可能人数が予約者からも確認できるため、予約者からしても便利で使いやすい機能となっています。
多言語対応機能
多言語対応機能とは、予約サイト内の文言を自動か手動で翻訳できる機能です。設定可能な言語は、日本語、英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語となります。日本に滞在中の外国人が母国語で予約できるようになり、サービスの理解度を高められ、利用意欲の促進につなげられます。
イベント関連でのRESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。今回、観光ツアーの運営者における直接の声は紹介されていませんが、イベント業種で導入された例が掲載されています。
やはり、子ども料金などの複数の料金設定ができるのが便利でした。SHIRASEはファミリー層の利用が多いので、予約サイトで中学生以上、小学生、そして未就学児の3種類の料金設定をできるのは、お客様のニーズを満たしていると感じています。
RESERVA活用事例｜SHIRASE（シラセ）5002【乗船予約】
まとめ
今回は、観光ツアーの運営におすすめ予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは多くの機能を無料で利用でき、シンプルな操作性により初心者でもかんたんに予約サイトを開設できます。予約管理や撮影当日の受付業務の効率化だけではなく、24時間365日受付可能で多言語にも対応しているため、予約者と運営側、すべての人にメリットがあります。
観光ツアーの予約受付に予約システムの導入を検討中の人は、ぜひ本記事を参考にしてください。