テレワークにおススメの便利ツール5選を解説【コロナ禍必須】｜企業の「DX化」へ第一歩

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）感染拡大の影響から多くの企業でテレワークが普及し、新しい常識を生み続けている働き方改革。企業のDX化（デジタルトランスフォーメーション）が進む中で、テレワークは企業の今後を占う大きな役割を担います。メリットが多くある反面、慣れない環境での作業にいまだ不便さを感じる方も少なくありません。

テレワークを円滑にするツールとして、オンラインWeb会議システムのZoomがここ最近で話題を呼びました。一方でZoomの他にも、知っておくととても便利なツールが多くあります。
今回は、テレワークをする際、知っておくと便利なツールをご紹介していきます。

ビジネスチャットツール「Slack」

1つ目にご紹介するツールは、「Slack」です。Slackはリモートでのコミュニケーションを円滑にするビジネスチャットツールで、現在75万社を越える企業で利用されています。
SlackはWebブラウザから利用する方法と、アプリを利用する方法があります。アプリについて、デスクトップアプリではMacOS、Windows、Linux、に対応し、モバイル版アプリではiOS、Androidに対応していることも、幅広く活用されている一因になっています。

料金プラン

Slack の料金プランは上記の4プランがあります。それぞれの活用規模やサポートのニーズにより、最適なプランを選択するシステムです。
プランによってオンライン通話の同時接続人数が異なったり、外部組織のゲストをチャットに招待できたりするようになります。

機能

Slackには大きく以下4つの機能があります。それぞれの機能の詳細について解説していきます。

チャンネル

Slackには「チャンネル」という機能があります。このチャンネルという機能は他のチャットツールでいうグループのことを指します。プロジェクトやトピックごとにチャンネルを分けることで仕事を整理でき、分かりやすく管理できます。テーマに応じて適したチャンネルを用いることで、重要性の高い会話ができ、各仕事に集中しやすくなります。

また、途中からチャンネルに参加したメンバーも、それまでの会話をさかのぼって確認することができます。チャンネルによるメリットは一度に所属するメンバー全員にメッセージを共有できることもあります。メッセージを送るまでの工程がとても少なく、円滑なコミュニケーションが実現します。

さらに、チャンネルにはチャットの検索機能があります。チャンネル、メンバー、期間を絞って検索でき、不必要なコミュニケーションを削減できます。

音声通話とビデオ通話

Slackを活用し音声通話とビデオ通話をすることもできます。リモートワーク時に大変便利なビデオ通話を他のツールを用いずSlackでできるのです。また、Slackの音声通話は画面共有機能が備わっており、リモートでの通話でもお互いの理解を深めることができます。

ファイル共有

Slackを通してファイルの共有をすることができます。会話の流れのなかでファイルを共有することで、重要な情報をわかりやすく補足できます。
投稿したファイルはチャンネル内にまとめられ、再度見直す際もアクセスが簡単になっています。

外部アプリとの連携

Slackは外部のアプリ、ツールと連携し作業の効率化を図ることができます。
例えばGoogle DriveやDropboxと連携することで、ウィンドウを切り替えることなくファイルやドキュメントを共有できたり、Googleカレンダーと連携することで、予定の時刻をチャンネルや自分へのDMでリマインドできたりします。

社内情報共有ツール「Confluence」

2つ目にご紹介するツールは「Confluence」です。Confluenceは、ドキュメントの作成や議論の内容を一か所で管理できるツールです。
日本でもベンチャー企業から大企業まで幅広く活用されています。社内情報を一括管理できる、社内辞書のような役割を担います。

料金プラン

Confluenceの料金プランは上記4つあります。無料プランのFreeはユーザー数が10名に限られていますが、有料プランのStandardとPremiumについては最大10000名まで利用可能です。料金は利用人数より異なりますのでConfluenceホームページをご参照ください。

機能

Confluenceには、大きくわけて以下3つの機能があります。それぞれの機能の詳細について解説していきます。

ドキュメント作成

Confulenceには豊富な種類のフォーマットが用意されています。ミーティング議事録やマーケティングプラン、製品要件、トラブルシューティングなど多様な目的に対応しています。ドキュメントにコメントを入れることができるので、遠隔でのドキュメント作成時の意見交換が便利になります。

コメントでのディスカッション

Confluenceで作成した議論にコメントを残すことで、ディスカッションをしながらのドキュメント作成が可能になります。ドキュメントの特定の箇所を選択し、コメントすることもできるので、遠隔での作業でもピンポイントでの指摘ができます。

ドキュメント管理

Confluence上にあるドキュメントの中で、自分に関係あるものがメンバーによって更新された際、通知を受ける設定があります。また、自分が更新した際、特定のメンバーへの通知も可能になります。リモートでの作業を時差なく行えます。

勤怠管理システム「ジョブカン」

料金プラン

3つ目にご紹介するツールは「ジョブカン」です。ジョブカンは出勤、退勤、シフト、休暇申請を管理できる勤怠管理システムです。規模や業種問わず5万社以上の企業がジョブカンを導入しています。
社内のやリモートワークでの勤怠管理に課題があり、1つのツールで解決したいと考える方におすすめです。

ジョブカンの料金プランは無料プランと上記4つのプランがあります。機能は出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理と大きく分けて4つあり、自社に最適な機能を組み合わせて利用できるシステムです。

機能

ジョブカンには大きく分けて4つの機能があります。それぞれの機能の詳細について解説していきます。

出勤管理

ジョブカンではリアルタイムでの社員の勤務状況を確認することができます。拠点ごとの勤怠管理も可能となっており、スマホやタブレット等のモバイル端末からのGPS打刻も可能となっているので、出張やリモートワークなど多様なシーンに合わせて利用できます。

シフト管理

社員はスマホやPCからシフト申請をすることができます。シフト作成者は、申請を元にジョブカン上でシフト作成ができます。特殊なパターンのシフトにも対応可能です。

休暇・申請管理

ジョブカン上でスマホやPCから休暇申請ができます。申請や承認のフローがとてもシンプルなことも魅力です。
有給休暇の取得催促通知も自動送信でき、有給取得の義務化に即した運用や超過労働への対策ができます。

工数管理

ジョブカン上で、各社員のプロジェクトやタスクを管理、登録することができます。社員やタスクごとの工数集計や、データ出力・分析も可能です。

契約管理・締結ツール「クラウドサイン」

4つ目にご紹介するツールは、「クラウドサイン」です。クラウドサインは契約締結、契約書管理等契約に関連するやり取りをクラウド上で行うことができるシステムです。弁護士が監修した電子契約サービスで、電子契約を利用する企業の約80％がクラウドサインを利用しています。

参考：電子署名法2条1項に定める電子署名を用いる電子契約サービスにおいて、有償・無償を含む発注者側ベースでの利用登録社数

料金プラン

・Standard　￥10,000/月
・Standard plus　￥20,000/月
・Business　￥100,000/月

※それぞれのプランで送信件数ごとに別途200円が加算されます

クラウドサインの料金プランは上記4つです。Standardプランには全ての基礎機能が備わっており、Standard plusプランでは基礎機能に加え紙書類のインポート機能が付加されます。Buisinessプランでは、より高度なリスク管理に対応しています

機能

クラウドサインには大きく分けて3つの機能があります。それぞれの機能の詳細について解説していきます。

契約書作成

クライドサイン上で電子版の契約書を作成することができます。当事者間で合意のある契約書をPDF形式でクラウドサインへアップロードし、押印や署名の位置を指定します。

契約締結

作成した契約者はクラウドサインから取引先へ送付されます。送付された契約書にオンライン上で押印することで契約締結ができます。取引先がクラウドサインのアカウントを持っていなくても、契約の締結が可能です。

契約書管理

クラウドサインでは契約書の保管、管理もできます。契約書名や企業名、日付等で検索することもでき、紙での管理より便利な扱いが可能です。

営業支援ツール「Salesforce Sales Cloud」

最後にご紹介するツールは、「Salesforce Sales Cloud」です。Salesforce Sales Cloudは営業支援ツールで、顧客情報から営業の進捗、目標達成率を管理することができるツールです。
営業に課題を抱える方におすすめのツールです。

料金プラン

Salesforce Sales Cloudの料金プランは上記4つです。それぞれユーザーごとの料金です。Essentialsプランは10名まで、他のプランはあらゆる規模のチームに対応できます。

機能

Salesforce Sales Cloudの機能は営業プロセスの包括的なサポートです。顧客管理、商談管理、マーケティングツールを活用し営業担当者の契約獲得を支援します。
モバイル端末にも対応しているため、場所を問わずアクセスできる他、ファイルの共有もできるので、資料やデータをもとに議論することができます。

まとめ

今回は企業のDX化をテーマにテレワークで知っておくべき便利ツールをご紹介しました。コロナ禍も、アフターコロナにおいてもテレワークでは、このようなツールで業務の効率化や作業の生産性向上を図ることができます。
テレワークを検討されている、テレワーク時の作業に課題を抱えている方の参考になれば幸いです。