新型コロナウイルス感染症の影響で「新しい生活様式」に移行しつつある近年、あらゆる業種でデジタルトランスフォーメーション（以下、DX）の活用が重要視されています。特に市区町村の役所をはじめとする自治体では、テレワーク環境の整備や、ワーケーションという新しい働き方の推進などに取り組み、デジタル技術やデータを活用して住民の利便性向上に取り組んでいます。書類手続きや施設管理業務の多い自治体だからこそ、基本業務のDX化が急務といえます。
このような自治体施設の予約や備品の管理、書類手続きをDX化する第一歩として、予約システムの活用が挙げられます。自治体の業務フローのうち、予約のプロセスからDX化することで、あらゆる情報をシステム上でスムーズに管理することができ、業務効率化が進みます。
そこで本記事では、自治体のDX化が想定される場面を紹介し、予約サイトの導入によって可能になる機能について解説します。
自治体の施設予約におけるDXとは
2022年（令和4年）9月、総務省は自治体情報システムの標準化・共通化や行政手続きのオンライン化を進めるために「自治体DX推進手順書」を公開しました。
この手順書には、自治体がDXを進めるために必要な4つのステップが提示されています。また、手順書後半には各ステップごとの先進的な事例が紹介されており、各自治体のDX化の進捗に合わせて参考にすることができます。
【DX を推進するに当たって想定される一連の手順】
ステップ0：DX の認識共有・機運醸成
ステップ1：全体方針の決定
ステップ2：推進体制の整備
ステップ3：DX の取組の実行
この手順書からは、自治体における情報システムの標準化・共通化や行政手続きのオンライン化を進めるため、全国で足並みを揃えてDX化に取り組んでいく必要があることがわかります。
自治体施設予約のDX化場面
自治体業務のうち、職員、市民ともに密接に関わるのが予約プロセスでしょう。特に市区町村の役所では、さまざまな書類、施設、サービスにおいて予約が必要なケースが想定されます。そのため予約のDX化が進むと、行政サービスのあらゆる場面で効率化が進むと考えられます。
予約のDX化を進めるかんたんな方法は、予約システムの導入です。下記では予約システムの導入により広がる自治体のDX化の場面を紹介します。
活用場面①公共施設の予約
自治体ではスポーツ施設や文化施設、公民館、セミナー会場など、さまざまな公共施設を管理、運営しています。そこで施設予約をDX化することで手続きを一本化し、地域の施設を一括管理することができます。
施設予約者も手続きや使用料の支払いのために役所に行く必要がなくなり、負担を軽減することができます。
活用場面②施設のスマートロック化
施設予約のDX化だけでなく、予約後の施設の解錠と施錠も予約システムが搭載するスマートロック機能によって無人化できます。
本来、施設の解錠、施錠には物理的な鍵が必要ですが、スマートロック機能と連携できる予約システムを導入すれば、施設管理のDX化が可能となります。施設利用者自身で予約から解錠、施錠まで行うことができれば、鍵の交換が不要となり、業務が効率化します。
スマートロック機能が使える予約システムについてはこちらの記事をご覧ください。
スマートロックと連携できる自治体施設の予約管理システム3選
活用場面③ワクチン接種会場の予約
ワクチン接種の予約業務もDX化が有効です。予約可能な病院や大規模接種会場を一覧にして可視化することで、接種希望者が都合に合わせてオンライン上で予約できるようになります。
また、予約システムの顧客管理機能を利用すれば、接種予約に加えて過去の接種情報も記録でき、紙ベースでの情報を管理する手間が省けます。
活用場面④書類申請、受け取り業務のデジタル化
自治体では日々多くの書類手続きがありますが、書類の申請や受け取りの予約をデジタル化することで、自治体のDX化が加速します。
申請者側でも手続きに必要な書類や証明書が事前にわかれば、当日になって不備が発覚することが減ることが予想され、スムーズな窓口案内が実現します。
自治体のDX化を推進する予約システムの機能4選
これまで解説したように、自治体業務のDX化は予約システムの導入により一気に進むことが期待できます。
このようなDX化を実現するためには、さまざまな機能を搭載した予約システムが必要です。その中でもRESERVA（レゼルバ）予約システムは、6つの予約タイプから自社のサービスにあった予約タイプを選択し、予約サイトを作成できます。今回はオンライン接客に役立つRESERVAの機能について紹介します。
カテゴリ設定
RESERVAのカテゴリ機能では、複数のメニューをカテゴリごとにまとめることができます。本機能を活用することで、見やすい予約サイトを作ることがでるだけでなく、メニューをより細かく分類できるため、予約者が予約したいメニューを探しやすくなります。
例えば自治体の場合、施設の種類ごとにカテゴリを設定することも、目的・用途ごとに予約メニューを分けて作成することもでき、活用の幅が広がります。
サブ管理者設定
RESERVAでは予約管理者のアクセス権限を設定することができます。
例えばすべての管理権限をもつオーナーの他にサブ管理者を設定することで、施設予約の窓口職員（オーナー）が施設の受付スタッフ（サブ管理者）に権限を付与するなど、予約管理の権限の区分けが可能です。
オプションメニュー設定
施設の使用にあたってはスポーツ器具やセミナー用マイクなどの備品の予約が必要な場合も多いでしょう。RESERVAなら施設の予約と同時に必要な備品も一緒に予約できるため、施設提供側も事前準備がしやすくなり、紛失も防げます。
ホームページへのサイト埋め込み
RESERVAでは、作成した予約サイトを自身のホームページに埋め込むことで、ホームページ内のコンテンツとしてRESERVAの予約ページを表示させることができます。
この機能を使えば自治体の公式ホームページ上から遷移せずに直接予約サイトにアクセスでき、予約日程の確認・申込ができるようになります。
まとめ
今回は、自治体でDX化を進めるにあたって有効な予約システムが活用される場面や予約システムの機能について紹介しました。
行政サービスは各種書類の手続きや施設の予約など、さまざまな部署と連携して行うことが多いです。その際の業務フローをより効率よくする近道が予約システムの導入です。自治体でのDX化を進めたいと考えている運営者はぜひ本記事を参考にしてください。