新型コロナウイルスの感染拡大により、日常は様変わりしました。特に、大勢の人が一堂に会する結婚式は、大きな影響を受けたといえるでしょう。厚生労働省が発表する「人口動態推計概数」によると、婚姻数の推移は平成から令和に元号が変わり「令和婚」ブームの影響で増加しました。しかし、新型コロナウイルスが流行した2020年以降の約3年間は、多くの結婚式や披露宴で延期または中止を余儀なくされましたが、流行が落ち着いた2023年5月以降は、徐々に回復傾向にあります。
加えて、日本人カップルがアメリカ合衆国・ハワイやインドネシア・バリ島での結婚式を希望するケースが多いように、外国人カップルも日本を結婚式会場として選択する「インバウンド婚」が増加傾向にあります。例えば、京都にある広大な敷地全てがユネスコ世界文化遺産に登録されている「上賀茂神社」では年間800組の神前結婚式が行われており、うち約100組は外国人です。同神社では2016年に「婚礼部」を設け、写真撮影などの外国人向けサービスも行っています。
結婚式の準備は様々あり、伝統的な形式を選ぶとより手間がかかります。そのため、結婚式場の多くが各手続きを簡略化させるべく、オンライン予約システムを導入しています。本記事では、多くの予約が入る結婚式場の見学に焦点を当て、予約システムの導入が式場運営にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
結婚式場の見学予約の課題
結婚式場見学の予約管理においてアナログで管理すると、以下のようなデメリットが発生します。
見学者の入場制限
電話やメールを用いたアナログな予約管理は、一度に多くの予約を受け付ける際にミス発生の危険が伴います。
新型コロナウイルス感染症の流行の影響もあり、各結婚式場では見学可能な人数に上限を設けるところが増えました。もしメールと電話で予約を受けていると、予約内容の行き違いが起きる可能性もあります。また、合計人数を管理し制限をかけるのは、かなり面倒です。
予約対応時間の限界
結婚式場見学の予約が電話やメールで行われる場合、営業時間内のみ予約が可能です。そのため、休業日や営業時間外に予約をしようと思っていた顧客を失い、会場の利用契約まで進まない可能性が非常に高くなります。
また営業時間中でも、当日の見学者対応等に追われ、必ず電話に出られるものではありません。メールの返信も遅くなってしまう場合があります。電話がつながるまで何度も電話をかけてもらうのでは印象が悪くなり、会場のイメージダウンや契約の機会損失にもつながります。
都度のメール対応の負担
手作業で予約後、予約前日、見学後にメールを送るのは大変な作業です。送信対象者を見学者全員としていると、他の業務に充てる時間も削られます。
メールの文章を予約後、予約前日、見学後の3つのパターンを1から考えるだけでもかなりの時間が必要です。その上、見学プランが複数ある場合は、各見学プランに対応した複数のメール内容を作らなければなりません。
結婚式場見学に予約サイトを導入するメリット
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数30万社を超え、国内シェアトップクラスの予約管理システムです。350種類以上の業種で利用されています。
パソコン、スマホ、タブレットに対応しており、どのデバイスからも予約や予約確認をすることができます。最短3分で予約システムを作成でき、当日から予約を受け付けられます。管理画面もシンプルで分かりやすいため、初めての予約システム作成におすすめです。予約受付、顧客管理をはじめとする多くの機能が0円から利用可能で、気軽に利用することができます。
容易な入場制限
予約システムが導入されていると、入場制限や予約の上限人数をかんたんに設定できます。また、長い待ち時間や混雑の防止を行えるため、結婚式場見学を安心して運営できます。
24時間365日予約受付が可能
電話やメールなどのアナログな予約管理では、営業時間以外のお問い合わせに対応できず顧客を逃していたところが、予約サイトの導入でいつでも受け付けられるようになります。
また、RESERVAでは、予約キャンセル、日時変更も利用者自身で行えるため、利用者の負担をさらに軽減できます。
自動メール送信機能
RESERVAは予約受付完了時に、予約通知メールが自動で配信されます。予約者は通知メールが届くことで、予約内容に間違いがないか確認できるほか、メール本文からキャンセルを行うことも可能です。結婚式場見学運営の負担であった「都度のメール対応」を軽減することができます。
予約通知メールのほか、「サンキューメール機能」といった予約サービス提供後に顧客宛てのメールを送ることも可能です。たった一言、「ご利用ありがとうございました。」と伝えるだけでも、うっかり送信するのを忘れてしまうこともあるでしょう。RESERVAのサンキューメールを設定すると自動で送信されるため、送信を忘れる心配がなく、顧客のロイヤリティを高めるのに役立ちます。
無料で予約サイトの作成
RESERVAは、無料で予約サイトを作成することが可能です。結婚式場見学は海外の顧客にも人気なサービスであるため、予約サイトをつくることは効果的です。ホームページの作成自体が難しく、前向きに取り組めなかった運営者でも、RESERVAならかんたんに作成できます。
また、RESERVAは英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語の5カ国語に対応しており、外国人の顧客の予約も見込める結婚式場見学にオススメな予約管理システムといえます。
結婚式場のホームページやブログ上への予約サイトの埋め込みや、予約ボタンを設置することも可能です。
結婚式場見学におすすめなRESERVAの機能
RESERVAには結婚式場見学におすすめの機能が多数搭載されています。
人数制限機能
RESERVAは日にち、時間ごとに予約上限人数が設定でき、上限に達した際に、自動的に予約受付が締め切られます。見学のプランごとに人数制限を変えることも可能です。そのため、見学人数の制限が予約サイト内で自動的に行われメールや電話の手間を省けます。
予約者側でも、残りの予約可能人数を確認することができます。
団体予約機能
家族や友人など複数人で結婚式場見学する際に、まとめて予約することも可能です。予約希望者全員がそれぞれ予約する手間を省けるため、顧客の予約手続きの負担を軽減します。
一方で、運営者側は一度にできる予約可能人数の上限設定が可能なため、一度に大人数から予約を受ける事態を防げます。
予約リマインドメール機能
予約日の前日午前8時に、自動で予約確認メールを送信することが可能です。リマインドメールを送ることで、予約者は忘れていた予約を思い出し、直前キャンセルや無断キャンセルを防ぐことができます。
RESERVAではリマインドメール作成テンプレートがあらかじめ設定されており、また作成時の注意点やポイントなども専用サイトで確認可能です。そのため、初心者でもかんたんにリマインドメールを作成できるようになっています。
リマインドだけでなく、予約確認メール、サンキューメールなどを設定することも可能です。メールで効果的にメールを使うことで予約者への気遣い、ホスピタリティの向上といった効果も期待できます。
RESERVAの導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。結婚式場見学での導入事例はありませんが、見学予約に関連する導入事例がありました。
オプション機能も非常に役立っています。オプションメニューとして駐車場料金を設定していて、ピーク時には訪れるグループの約半分が駐車場を利用するため、予約対応を行うにあたってこの機能は不可欠なものとなっています。
顧客層をより一層広げていきたいという思いから、海外からのお客様にもSHIRASEの魅力をアピールしたいと考えています。そのため、多言語設定機能を活用することを検討しています。
RESERVA活用事例｜SHIRASE（シラセ）5002【乗船予約】
まとめ
今回は、結婚式場見学の運営におすすめ予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは無料プランでも豊富な機能を提供しており、シンプルで操作がわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人にも使いやすい予約システムです。
RESERVAには結婚式場見学の予約管理に合う機能がたくさんあります。予約システムの導入に迷っている、もしくは既に導入済みの予約システムに不満を持つ運営者は、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。