株式会社矢野経済研究所の「語学ビジネス市場に関する調査(2022年)」によると、語学ビジネスはコロナ禍の影響を受けて大幅に縮小したものの、オンラインレッスンの導入など対面以外の体制を整える事業者が増加しました。コロナ禍以降の数年は海外旅行や出張に制限がありましたが、2023年に入り行動規制が緩和されたことで、語学教室市場は回復していくと予測されています。
語学教室の需要が高まると、予約希望者の増加で、電話やメールの予約対応では人員や時間の面で限界に達します。他にも、予約情報の管理や問い合わせ対応など授業以外の業務が負担になる状況は望ましくありません。このような事務作業を効率化させるには予約システムの導入が必要不可欠です。
そこで本記事では、予約システムが語学教室の運営にどのような影響を与えるのか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）を例に挙げながら解説します。
語学教室運営における課題
語学教室は、予約時にさまざまな情報が必要で、予約システムを導入しない場合、以下のような問題が発生します。
1．予約受付時間
営業時間外の電話やメールの予約受付は、基本的にできません。少人数で経営している場合、営業時間を授業以外で割くのは大きな負担になるため、メールや電話の予約のために人員を割かなくてはなりません。
また予約における時間制限や手間は、予約自体を諦めてさせてしまい、機会損失につながります。
2．顧客管理
利用者の名簿やスケジュール表を確認し、過去の利用履歴や希望日の空き状況の確認が必要です。紙やExcelの台帳で管理すると膨大な時間がかかり、運営側の大きな負担となります。
3．人為的ミス
語学教室は、利用者の氏名、連絡先、希望日時、担当講師、語学レベルなど多岐にわたる情報の確認が必要です。電話の対応では聞き間違いや入力ミスで利用者の要望と食い違う可能性があります。
またスタッフの人数に限りがあると、電話対応は時間を取り、別の業務に影響しかねません。
語学教室運営に予約システムを導入するメリット
予約システムが語学教室運営にもたらすメリットを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、教室を開きたてでも気軽に使うことができます。
→RESERVAで作成された語学教室のサンプルサイトはこちら
1．24時間365日予約受付可能
予約システムは自動受付のため、24時間365日の予約受付が実現可能です。利用者は興味を持ってすぐに予約ができるため、顧客獲得の機会を逃しません。また、ネット予約は電話予約よりも気軽にでき、負担を感じずに予約できます。
また予約のキャンセルも利用者自身で行えるため、電話での欠席連絡の必要がなくなります。
2．顧客情報の自動蓄積
予約システムは、利用者の情報を自動でデータベース化して一括管理しています。手入力の台帳でかかっていた手間を省略でき、人為的ミスが発生しないため問い合わせやトラブルを未然に防ぎます。
RESERVAには、予約ごと利用者の記録を画像とともに保存できるカルテ機能もあるため、基本的な予約情報に加えて記録したい事柄がある場合にも対応しています。
3．顧客情報のリスト化
予約システムを導入すると、希望日や担当者の選択、連絡先の入力、生徒の個人情報の入力がすべてオンライン上で完結します。スタッフと利用者が直接やり取りすることはないため、予約対応時間が大幅に削減されます。
語学教室運営におすすめのRESERVA機能
1．Zoom連携
RESERVA予約システムは、「Zoom（ズーム）」との連携機能が備わっています。RESERVAでオンライン予約が完了すると、予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成されます。授業に参加する際に必要なURLやパスワードは、予約が完了した時点でRESERVAから利用者へ自動で送信されるため、かんたんに授業を開始できます。
運営側がわざわざミーティング作成をしたり、パスワードを送る負担が軽減されるため、すぐにオンライン授業を導入する環境が整います。
2．サブ管理者
サブ管理者機能は、予約サイトの管理者とは別に予約管理をできるユーザーを登録することが可能です。ユーザーに与える権限を制限できるため、講師に担当メニューの予約状況のみ閲覧させることができます。
3．アンケート機能
シンプルアンケート機能は、予約受付時にアンケート項目を設定できます。アンケートの内容にも制限がないため、目的に応じて様々なアンケートを設定できます。アンケートの実施は、満足度の調査や授業の改善につながります。
予約時アンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。事前にアンケートを入力してもらうことで、利用者の傾向を理解することや、要望を理解することできめ細かなサービス提供につなげることが可能です。
4．レゼルバペイメント（事前カード決済機能）
レゼルバペイメントは、予約メニューや月額プランの代金をオンラインで決済できるサービスです。月額プランや独自会員の会費を自動で決済するため、利用者はストレスなく支払いが可能になります。
スクールやレッスンでの導入事例
RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。
便利になったと感じることが主に3つあります。1つ目は24時間365日予約受付が可能になったこと、2つ目はクレジットカード決済（レゼペイ）が可能になったこと、3つ目はリピート客が増えたことです。また、お客様からも、「クレジットカードの引き落としが可能になって支払いが楽になった」「はじめてでも操作しやすい」などの声をいただくようになりました。
RESERVA活用事例｜株式会社アワシャーレ【スクール・レッスン】
予約システムは場所や時間に関わらず、24時間365日お客様のタイミングで予約をすることができ、また予約の調整もシステムが自動で行ってくれるため魅力的でした。
RESERVA活用事例｜パソコンスキルCASA【スクール】
まとめ
今回は、語学教室運営におすすめのRESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。無料プランも含めた5種類の料金プランがあり、ニーズにあわせて選択できます。語学教室向けの機能も多数搭載されていて、円滑で快適な運営が可能です。語学教室運営に予約システムの導入を検討中の人はぜひ本記事を参考にしてください。
