おすすめ電話代行サービス3社比較│メリットや選び方も紹介

企業にとって電話対応は必要不可欠です。その電話業務に関連し、近年では働き方改革で作業効率化や生産性向上が求められていること、テレワークが普及していることなど、働く環境の変化を起因として「電話代行サービス」という言葉をよく耳にするようになりました。

「電話代行サービス」は人手不足の解消や働き方改革、テレワークの推進には最適なサービスです。

電話代行サービスを導入することで、
「電話対応でコア業務が中断され仕事が終わらない」
「席を外していて大事な電話を取りそびれてしまった」
「会社の固定電話のために出社しなければならない」
といった状況が改善されます。

しかし、電話代行サービスを導入したことがない人の中には、
「電話代行サービスの選び方がわからない」
「1社1社調べても時間がかかるし比較が難しい」
「電話代行サービスを提供する会社が多すぎて選べない」
という人も多くいます。

そこで本記事では

の4つの項目について紹介していきたいと思います。

1. 電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、自社にかかってきた電話を自社のスタッフに代わって、電話代行企業のオペレーターが対応してくれるサービスのことです。

電話代行サービスは、「自社のスタッフとして」電話を受けてくれます。対応済みの案件だけでなく、電話代行サービスのオペレーターだけでは対応できないような案件に関しても、相手の名前から問い合わせの内容などをヒアリングし、適時メールやチャットを通し受けた電話の情報を報告してくれます。

こうした利便性の高さから、電話代行サービスは顧客からの営業時間外や一次対応、緊急受付連絡といった多様な状況で利用されています。

2. 電話代行サービス導入のメリット

業務効率化

電話代行サービスを利用することで
・煩わしい勧誘や営業の電話へ対応不要
・必要な要件の必要な部分だけ取次し対応
・電話業務の時間が短縮
・文字で情報が記されることで誰でも電話内容を認識可能
といった改善がされます。

これにより、社内のスタッフがコア業務に時間を割けるようになります。また、かかってきた電話内容をスタッフ全員が理解し、業務プロセスを把握しやすくなります。

スタッフのストレス軽減

業務に集中している際に電話の音が鳴り響くと、ストレスの原因になります。電話代行サービスを利用することで、自社オフィスの電話が鳴る機会が大幅に減少するため、電話対応だけでなく、電話の呼び鈴によるストレスからも解放されます。

人手不足の解消

「人手不足で電話対応まで手が回らない」「休憩中や営業時間外の電話に対応する人がいない」など、企業や個人事業主の悩みは多いです。

電話代行サービスを利用することで、コストをかけることなく人手不足が解消されます。加えて人手不足でとることのできない電話がなくなるため、受注注文を逃すなどのビジネスチャンス喪失の可能性がなくなることもメリットです。

顧客満足度の向上

電話代行サービスでは、電話専門の良質な研修を受けたオペレーターが対応します。また、24時間いつでも電話での問い合わせ可能であれば安心感という方も多く存在するため、企業の印象が良くなり、顧客満足度の向上が期待できます。

リモートワーク導入を促進

リモートワークを取り入れようとしても、会社の固定電話のために出社しなければならない環境であると、実現は厳しいです。

リモートワークの実現も、電話代行サービスを取り入れることで解決します。導入することで、電話のために出社せずに、自宅や会社以外の場所で、自社にかかってきた電話へ対応することが可能です。

3. 電話代行サービスの選び方　

対応時間

「夜中の電話対応を任せたい」「24時間すべての電話対応を任せたい」「電話が多くかかってくる時間の負担を減らしたい」など、企業によって電話業務の負担を軽減したい時間や曜日は異なります。電話代行サービスに電話業務を任せたい時間・曜日を明確にしてサービスを探しましょう。

顧客対応における質・評判の高さ

電話代行サービス会社のオペレーターによる対応の質が低いと、かえってクレーム要因となって問い合わせ対応に時間を割き、顧客満足度の低下や利益減少という結果に陥ります。オペレーターの問い合わせ対応の質が優れており、評判が高いサービスであるかに着目しましょう。

電話内容の通知方法

連絡手段はメールのみならず、LINEやChatworkなど、多岐に渡ります。自社のスタッフが利用しやすい手段で電話内容を通知してくれる電話代行サービスを選択することをおすすめします。

費用

電話代行サービスの利用費用と導入メリットが釣り合うか否かを検討しましょう。

「安く利用できるがスタッフ対応が悪く、顧客満足度が下がってしまった」といった企業もあり、安い費用で済むからと言って結果的に導入メリットが得られるとは限りません。また、安くとも自社の欲している機能を有している電話代行サービスでなければ導入する意味がありません。

自社が電話代行サービスを導入することでどのようなメリットを得たいのか、そのメリットにかけられる費用はどの程度なのかを慎重に検討しましょう。

おすすめの電話代行サービス3社比較

上記の選び方を踏まえ、おすすめの電話代行サービス3社「秘書センター株式会社」「電話代行サービス株式会社」「fondesk（フォンデスク）」を比較しながら紹介していきます。

秘書センター株式会社

電話代行サービス株式会社

fondesk（フォンデスク）

まとめ

今回は電話代行サービスとはなにか、利用のメリットと選び方、そしておすすめ電話代行サービス「秘書センター株式会社」「電話代行サービス株式会社」「fondesk」3社を比較しながら紹介しました。

電話代行サービスを導入した企業からは、「電話代行サービスの導入で24時間顧客対応をすることで、取りこぼしていた顧客の獲得につながった」「オフィスの電話が鳴らないため、仕事が効率的に進む」などの声があがっています。

是非、本記事の選び方やおすすめ電話代行サービスの比較を参考に電話代行サービスを利用し、企業の発展を実現してください。