コロナ禍の影響でテレワークなど働き方改革が進む中、チャットツールを導入する企業が増えています。使用した場合、情報の共有などが容易になるという理由の他に、コミュニケーションの内容が書面に残るため、トラブルの減少につながります。
チャットツールの中でも、特にビジネスで優れているものをビジネスチャットと言います。本記事では、チャットツールの導入を検討している経営者やIT管理者の方に有意義な情報として、選ぶ時の重要なポイントとおすすめのチャットツール5選を紹介したいと思います。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットはメールの代替として利用されるBtoBのコミュニケーションツールのことで、LINEやFacebook Messengerなどの個人向けチャットツールをビジネス利用向けに強化されたサービスです。具体的には、メッセージの検索・タグ付けやスレッド表示、クラウドを介したファイル保存・共有などの機能の追加や、セキュリティ面の強化に加えて、会社の組織単位でのメンバー管理や人事異動などにも対応しています。
日本企業での導入率は３割を超えており、デジタルトランスフォーメーション（DX）をすすめる上で、とても重要なツールです。
チャットツールを選ぶ際に注目すべき3つのポイント
1.使いやすさ
ビジネスチャットを導入しても、適切に運用できなくては意味がありません。もし、効果的な機能が揃っていたとしても、難しい操作方法により使用できない人はチャット上の議論に加われない上に、メールなど別の手段で連絡を取る必要があります。サービスの選択する時は、機能や料金よりも使いやすさ・受け入れられやすさを優先することが重要です。
また、チャットツールはGmail やSNS、勤怠管理システムなど各種機能と連携できる場合も多いので、その部分にも注目しましょう。
2.セキュリティ機能
ツールを選ぶ際には、セキュリティ機能についても考慮しましょう。ビジネスチャットツールは、取引先や委託先との間で機密情報をやりとりする必要があるため、「IPアドレス制限」「端末認証」「ログ保存」「暗号化」など高度なセキュリティ機能が求められます。よって、企業のセキュリティポリシーを満たしているかどうかは必ず確認しましょう。また、誤送信や外部送信、スマホの遺失など各種トラブルを予測し、利便性を損ねない程度に優れたセキュリティを構築しましょう。
3.価格・契約形態
ビジネスチャットツールは、会社やプランごとに異なった価格が設定されています。効果的な機能が揃っていたとしても、費用に対して効果が見合っていないものは避けることが得策です。導入する前に、機能・費用・効果・利益・サポートのバランスが取れているかを確認し、予算内で満足できるビジネスチャットツールが利用できるかを検討しましょう。
おすすめの入退室管理システム4選
Chatwork
【特徴】
・導入社数328,000社以上の信頼
・国産であり、シンプルな操作方法
・手ごろな価格なため、導入しやすい
・自分のToDo管理ができる「マイチャット」や、グループごとのタスク編集なども可能
【無料トライアル期間】
無料プランあり
（有料プランは1ケ月）
【料金】
無料プランあり
【導入実績】
KDDI株式会社、大和証券株式会社、GMOインターネット株式会社 など
slack
【特徴】
・日間アクティブユーザー数 （DAU）が全世界で1000万人を突破
・多くの外部アプリケーションとAPI連携が可能
【無料トライアル期間】
無料プランあり
【料金】
無料プランあり
【導入実績】
ソフトバンク株式会社、株式会社日本経済新聞社、株式会社資生堂、日本マクドナルド株式会社 など
Microsoft Teams
【特徴】
・マイクロソフトのグループウェア「Office365」のサービス
・WordやExcel、PowerPointなどOffice365のツールを起動し、メンバーとの共同編集が可能
・40以上の言語に対応
【無料トライアル期間】
無料プランあり
【料金】
無料プランあり
LINE WORKS
【特徴】
・個人向けチャットのLINEと機能はほぼ同じなため、多くの人が使い慣れている
・メッセージの既読機能あり
・タスク管理ができるカレンダー、掲示板、アドレス帳、アンケートなどの機能あり
【無料トライアル期間】
無料プランあり
【料金】
無料プランあり
【導入実績】
千葉大学医学部附属病院、東京海上日動火災保険株式会社、大成建設株式会社 など
まとめ
今回はビジネスツールの選び方とともに、「Chatwork」「slack」「Microsoft Teams」「LINE WORKS」の4社を比較しながら、各ツールについて紹介しました。
コロナ禍の影響で、テレワークなど働き方改革が進む中、ビジネスツールの重要性は高まっています。今後も様々なツールが開発されると思われますが、ツールを選ぶ時に1番重要なことは自社に合うツールを見極めることです。最適なツールを導入し、最大限に活用していきましょう。
bizlyでは他の記事で、ビジネスチャットと連携できる勤怠管理システムの記事など、デジタルトランスフォーメーション（DX）についての記事を多く掲載しておりますので、ぜひ合わせてご覧ください。