株式会社矢野経済研究所の「美容医療市場に関する調査を実施（2022年）」「美容医療市場に関する調査を実施（2023年）」によると、2014年には2,830億円だった美容医療市場規模は、2019年には4,070億円まで増加していました。新型コロナウイルス感染症の影響により一時縮小したものの、2022年にはコロナ禍前の水準に回復しました。コロナ禍前の拡大傾向とコロナ禍終息後の早期回復度合いから、美容医療の市場規模は今後拡大していくことが予想されます。
しかし、需要が高まる反面、クリニック側の負担は大きくなります。患者の増加による、カルテや予約管理の負担増大は看過できません。人為的ミスも多くなり、クリニックの信頼にも大きく関わってきます。円滑で信頼性のあるクリニック運営の実現に向けて、カルテや予約の管理を効率化する必要があります。そこで有効なのが予約システムの導入です。
本記事では、予約システムの導入が美容クリニックの予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
美容クリニック運営における課題
美容クリニック運営において、予約システムを導入せずに予約受付・管理をしていると、以下のような問題が生じる可能性があります。
1.受付スタッフの負担
美容クリニックの受付スタッフは、予約や問い合わせの対応だけでなく、患者へのカウンセリングや施術の説明、アフターケアなど、さまざまな業務があります。特に、繁忙期の受付スタッフは、来店患者への対応で手いっぱいとなり、電話に出る暇がありません。
電話がつながらず予約対応ができないと、顧客獲得の機会を逃してしまいます。受付スタッフの業務量の多さは、スタッフ自身に負担がかかるだけでなく、クリニックの売上にも影響します。
2.紙カルテの業務効率の低さ
美容クリニックのカルテは、患者の基本情報はもちろん、治療の経過や方針などを細かく記載しなければなりません。カルテが紙の場合、書き込みに時間が掛かります。その上かさばるため、目当てのカルテを見つけるだけでも一苦労です。人によっては字が汚く、書いてある内容が読めない可能性もあります。
紙カルテだと、記載から管理、確認までの全ての作業において手間が掛かかり、業務効率が悪くなります。
3.運営上の信頼
美容クリニックの運営において、患者からの信頼は重要な要素の一つです。患者からの信頼を得るには、ミスを失くし、質の高い業務を実現する必要があります。
しかし、受付スタッフにかかる負担や、紙カルテの業務効率の低さは、聞き間違いや書き間違いなど、人為的ミスの発生につながります。
予約システムを導入しない限り、人為的ミスをなくすことは難しく、患者から信頼を得ることは難しいです。
美容クリニックに予約システムを導入するメリット
予約システムが美容クリニック運営にもたらすメリットを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
RESERVA（レゼルバ）は登録者26万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。
PC・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルで分かりやすく、初めての予約システムに最適です。予約受付や顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、美容クリニックの運営に役立つ機能が、数多く備わっています。
→RESERVAで作成された美容整形外科予約のサンプルサイトはこちら
1.患者数に影響を受けない自動受付
予約システムは自動で対応をするため、24時間365日、安定した予約受付が可能になります。繁忙期で予約者が殺到しても、受付業務には全く影響せず、顧客獲得の機会を逃しません。
受付スタッフは電話対応に追われることもなく、他の業務に集中して取り組めます。業務に余裕ができることで、来院患者へのサービスの質が向上し、リピーター増加にもつながります。
2.患者情報の一元化
美容クリニックの煩雑なカルテも、予約システムだと自動で蓄積されます。書き込みに手間をかける必要もなく、資料がかさばることもありません。必要な時に必要な情報を、即座に取り出すことができます。
また、スタッフ間の情報共有のハードル低下にも効果があります。口頭での内容伝達や手渡しでカルテを渡す必要がなく、電子上で患者情報の共有が可能です。
3.信頼の獲得
予約システムを導入することにより、美容クリニックの信頼性は向上します。例えば、予約受付やカルテ管理の際に、発生していた人為的ミスも、予約システムを導入することによって、防止することができます。
美容クリニックは、他の業種に比べて提供するサービスの相場が高いです。そのため、信頼性の有無が患者の店舗選択に大きく関わってきます。顧客の信頼を獲得するには、予約システムの導入が有効です。
4.混雑しない待合室
予約システムがあることで、患者は決まった時間に診療を受けることが可能となります。待ち時間が無くなるため、混雑しない待合室が実現します。
患者のみならず、受付スタッフも予約受付の工程を省略でき、双方の負担を減らすことが可能です。また、患者は来院前に決済ができるため、施術当日の会計業務をなくすことにもつなげられます。
美容クリニック運営に役立つRESERVAの機能
1.カルテ機能
「カルテ機能」は、患者情報の記録や特記事項などを、予約ごとに記録できる機能です。治療の経過や方針などの煩雑な美容クリニックの患者情報も、システム上に一括で管理することができます。
カルテは、5枚の画像を添付でき、一覧表示も可能なため、すばやく施術経過を把握することができます。書き込み時間の短縮、正確な管理、すばやい顧客情報の把握まで、カルテ機能により大幅な業務効率の改善が見込めます。
2.予約時アンケート機能
「予約時アンケート機能」は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。患者のさまざまな要望を、事前に把握することができます。
複数の選択肢から1つ選ぶラジオボタンや、複数の選択肢から一つ以上の項目を選択するチェックボックス、選択肢が多すぎる場合に適したテキスト入力（単語）、自由記述のテキスト入力（文章）などのさまざまな回答方法があります。
店舗に合った事前アンケートを自由に作成することができ、施術向上につなげられます。
3.予約リマインドメール機能
「予約時リマインドメール機能」は、予約日前日の午前8時に、患者へ予約確認メールを自動配信する機能です。患者に予約したことを思い出させ、無断キャンセルを防ぐことができます。
また、リマインドメール作成に役立つテンプレートがあらかじめ用意されているので、作成に不慣れな人でも、かんたんに設定が可能です。
4.レゼルバペイメント（オンラインカード決済機能）
「レゼルバペイメント」とは、Web予約時にクレジットカードによる事前決済ができる、オンラインカード決済機能です。クリニックの会計業務を省くことができます。
また、会計業務を省くことで、施術当日の患者の負担軽減にもつながります。患者は支払いに時間を取られることもなく、スムーズに施術を受けることが可能となります。
5.オプションメニュー機能
「オプションメニュー機能」は、追加サービスや当日の利用機器を設定できる機能で、患者は予約時に希望のメニューを選ぶことができます。メニューの料金や数量を設定でき、さまざまな追加オプションの対応が可能です。
脱毛クリニックでは、麻酔クリームやガス麻酔など、色々な種類のサービスがあります。予約時に患者にオプションメニューを把握させることができ、効率よく売上アップを図れます。
美容クリニックでのRESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。
当店では、RESERVA以外にも電話やメール等で予約を受け付けていますが、RESERVA予約システムを導入した結果、予約が30％以上増加しました。こういった効果を導入10日以内で得られたので、予約システムを導入して本当に良かったです。
RESERVAの多様な機能を利用することで、店舗の魅力を予約サイト上でも伝えられますし、予約サイトを運用しながら売り上げアップのためのマーケティングを強化するのにもぴったりです。
RESERVA活用事例｜整体院 LAYBACK-レイバック-【整体院】
まとめ
今回は、美容クリニックにおすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは無料で多くの機能を利用でき、シンプルで操作もかんたんなため、初めて予約システムを使う人におすすめです。また、無料プランも含めた6種類の料金プランがあり、運用者のニーズにあわせて選択できます。
美容クリニックの運営に特化した機能が多く、カルテ機能や予約時アンケート機能、予約リマインドメール機能、レゼルバペイメント（オンラインカード決済機能）、オプションメニュー機能などは、業務効率の改善や施術向上に、大いに役立ちます。
美容クリニックの運営に予約システムの導入を検討中の人は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
