オンライン予約で負担を大幅削減!個別指導教室運営向けRESERVA予約システム

オンライン予約で負担を大幅削減!個別指導教室運営向けRESERVA予約システム

個別指導教室や学習塾では、授業日だけでなく、講師のシフトや担当科目、生徒のスケジュール、学習進度や出席状況、得意・不得意科目など多くの情報を管理しなくてはならないため、顧客管理やスケジュール管理に非常に手間がかかります。

また、新型コロナウイルス感染拡大が契機となり、オンライン授業に注目が集まりましたが、授業時間が夜遅くても外出しなくていい点、感染者数が増加している時期でも安心して受講できる点などが魅力となり、現在もその需要は高いままです。しかし、通常の予約業務に手一杯でサービスを始める準備時間がとれなかったり、オンライン授業に用いるシステムの利用方法に不安を感じて断念したお店も少なくないでしょう。

以上の課題解決に役立つのが予約システムの導入です。そこで本記事では、予約システムが個別指導教室の運営にどのような影響を与えるのか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA(レゼルバ)予約システムを例に挙げながら解説します。

個別指導塾運営における課題

個別指導教室・学習塾の運営において、予約システムの導入を行わずに予約受付・管理を行っていると以下のような問題が生じる可能性があります。

1.予約受付時間が有限

次回の授業日をメールや電話、来校時に受け付けている場合、生徒や保護者とスタッフの直接のやり取りが必要となります。そのため、塾の休校日や営業時間外は予約を受けつけることができません。

もちろん、営業時間中は講師のほとんどが授業を行っているため、人手が足りず電話に出られないといった問題があります。予約者としても電話が繋がるまで何度も電話をかけるのは非常に負担が大きく、予約が面倒で通塾をやめたり、他社へ乗り換えることが生じる可能性があります。

また、急な体調不良や怪我、部活動が長引いてしまったなどの理由によって、授業に出席できない場合、なかなか連絡がつかないと生徒・講師のどちらも煩わしい思いをすることになります。

2.人為的ミスの発生

個別指導教室では、予約時に生徒の学年・氏名・次の授業日の希望日時・教科・担当講師などの多くの情報の確認が必要です。電話対応スタッフを設置していなかったり、来校者が多く忙しい時間帯には、電話対応者が異なることが予想されます。その場合、対応者によって予約情報の記載方法に差があったり、記入漏れやミスが発生するといった問題が発生する可能性があります。

また、予約情報が記録に残らないと、講師と生徒や保護者の間で認識の齟齬が生まれ、トラブルが発生しかねません。

3.予約・顧客情報の管理が煩雑

個別指導教室では生徒の個人情報や学年・来校スケジュールに加え、志望校や次のテスト期間、過去の成績、授業の進度などを科目ごとに把握しなくてはなりません。以上のような情報を紙媒体で管理していると、名簿の冊子数がどんどん増えてしまうため、必要な情報を探すのにも手間がかかります。また、紙媒体での情報管理は、かんたんに持ち出しや紛失が生じるため、セキュリティ面に不安を感じる保護者もいるでしょう。

担当講師が途中で変わる場合もあるため、生徒の情報や利用履歴を確認できるように環境を整えるのは必要不可欠です。

4.生徒や保護者自身での予約管理が必要

電話やメール、来校時等に次回の授業日の希望を受け付けていると、生徒やその保護者はそれぞれが自身でスケジュール管理しなくてはなりません。スケジュール表やメモをなくしてしまったり、うっかり授業日を忘れてしまうこともあるため、授業の進度や出席率に影響が出る可能性があります。

個別指導教室の運営に予約システムを導入するメリット

予約システムが個別指導教室・学習塾運営にもたらすメリットについて、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。

RESERVA予約システムの特徴

RESERVA(レゼルバ)」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、最短3分でアカウント発行から予約システム作成まで完了します。

パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しているため、パソコンを開く暇がない忙しい業種でもすぐに予約情報を確認できます。また、予約画面・管理画面ともに操作がシンプルでわかりやすいため、パソコンの操作が苦手な人にもぴったりな予約システムです。

→RESERVAで作成された個別指導塾のサンプルサイトはこちらから

画像引用元:RESERVA予約サイト「個別指導教室・学習塾のための予約システム

1.24時間365日どこからでも予約可能

個別指導教室や学習塾に予約システムを導入すると、講師や管理者があらかじめ登録した日程から、サイト上で生徒が好きな時間を選んで予約できるようになります。

システム上で、講師の出勤日と生徒の希望する日時のマッチングが自動で行われると、受付において手動で予約情報の登録・管理を行う必要がなくなるため、業務の効率化が促進します。RESERVAでは、予約のキャンセルも生徒自身で行えるので、来校者が多く忙しい時間帯に欠席や予約変更の電話の対応に追われることもなくなります。

また、体験講座や無料説明会など新規の利用希望者向けメニューを登録しておくことで、新規利用者を取り逃すことなくスムーズな入会案内が可能です。

2.入力情報が自動でリスト化

予約システムを導入すると、希望日の選択から担当者の選択、連絡先の入力、生徒の個人情報の入力がオンライン上で完結します。その間、スタッフと利用者が直接やり取りする過程は一切発生しないため、予約対応時間が大幅に削減されます。

また、RESERVAでは予約受付・管理、顧客管理、メールでのフォローなど、予約業務に必要な機能はフリープラン(0円)から利用でき、操作性もわかりやすく誰でもすぐに使いこなせるため、安価で容易に予約業務の効率化を図ることが可能です。

3.システム上で予約・顧客情報を一括自動管理

予約システムでは利用者が予約時に入力した情報や、顧客の個人情報を自動でデータベース化して一括管理しています。そのため、講師や管理者が予約情報を手動で予約カレンダーに記入したり、予約が入るたびにExcelに入力する必要がなくなります。それにともない、顧客情報の聞き間違いや記入ミス、確認漏れ等が発生しなくなるため、予約に関するトラブルの発生を抑止することが可能です。

また、予約情報をシステム上で管理するようになると、持ち出しや紛失による情報漏洩が発生しにくくなります。RESERVAの開発運営は日本のシステム開発会社が行っており、ISMS認証とISMSクラウドセキュリティ認証、プライバシーマークを取得しています。セキュリティ体制や不正アクセスへの対策も万全で、利用者のデータは信頼性のあるデータセンターで管理されているため、安心して利用可能です。

4.予約状況をスムーズに確認可能

RESERVAでは会員機能を用いることで、予約者はそれぞれマイページを持つことができます。マイページでは、予約履歴や予約時に自分が入力した内容を確認できるため、いつでもすぐに次回の授業日を確認することができます。

また、予約日前日の午前7時に自動で予約内容を確認するメールを送る予約リマインドメール機能もあるため、授業があることを忘れていて無断欠席してしまうといった問題を解決することが可能です。

個別指導教室の運営に特化したRESERVA機能

Zoom連携

RESERVAのZoom連携機能は、Zoomミーティングを設定したメニューの対象日程に予約が登録されると、自動でミーティングが作成され、RESERVA管理画面からボタン1つでオンライン授業を開始することができます。また、授業に参加する際に必要なURLやパスワードは、予約が完了した時点でRESERVAから予約者へ自動で送信されます。

そのため、運営者がわざわざミーティング作成をしたり、パスワードを送る負担が軽減されるため、すぐにオンライン授業を導入する環境が整います。オンライン学習は、家から気軽に受講できる点や自分のペースで進められる点が魅力です。新たな学びの形として注目されており、Zoomでの授業は新たな顧客獲得につながる可能性があります。

月額プラン

月額プランは、プランごとに「週2回まで」「月4回まで」といったように利用可能回数や利用時間を制限することが可能です。月額プランではオンライン決済も利用できるため、講師、保護者ともに毎月銀行まで出向いて月謝を振り込む負担や支払いが遅れた際の催促の手間を削減できます。

受講回数や時間の上限を設定しないことも可能なため、夏期講習受け放題プランや受験生限定プランなどを作成することで、新規利用者の増加が期待されます。

予約時アンケート

予約時アンケートとは、予約時に管理者が設定した独自のアンケートに回答してもらう機能です。この機能を用いて事前に今回取り組みたい内容(学校の課題、テスト対策、特定の単元など)を把握したり、志望校やテストで目指したい順位などを把握することでスムーズに授業を開始することが可能です。なお、メニューごとにアンケートを設定できるため、体験希望者向けのメニューや科目によってアンケートの内容を変えることも可能です。

アンケートの回答方法は、ラジオボタン(1つ選択)・チェックボックス(複数選択)・プルダウン(1つ選択)・テキスト入力(単語)・テキスト入力(文章)・数値入力の6つから選べ、回答を必須に設定することもできるため、希望に沿ったアンケートが作成可能です。

サブ管理者

サブ管理者機能では、予約サイトの管理者とは別に予約管理をできるユーザーを登録することが可能です。この機能では、ユーザーに与える権限を制限することができるため、講師に担当メニューの予約状況のみ閲覧できるようにするといった設定ができます。

教室運営での導入事例

画像引用元:RESERVA Digital 導入事例

RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入した教室運営者の生の声が紹介されています。

予約の受付が24時間365日できるようになって便利になりました。予約履歴の確認、利用者や会員のデータなども全て管理でき、経理の面でも有効な活用ができています。

機能面ひとつをとっても、ワークショップや特別クラス開催時にオプション別に料金を設定したり、早割予約なども履歴が追いやすく細かなデータ管理と利用者への誘導がスムーズに行える点、非常に便利に感じています。

RESERVA活用事例|スタジオ Light Hope【ヨガ教室】

便利になったと感じることが主に3つあります。1つ目は24時間365日予約受付が可能になったこと、2つ目はクレジットカード決済(レゼペイ)が可能になったこと、3つ目はリピート客が増えたことです。また、お客様からも、「クレジットカードの引き落としが可能になって支払いが楽になった」「はじめてでも操作しやすい」などの声をいただくようになりました。

これらの変化を導入から30日もたたないうちに感じられたのが非常に驚きです。導入とともに売り上げも向上し、今では導入前と比較して30%以上の伸び幅にまでなりました。

RESERVA活用事例|株式会社アワシャーレ【スクール・レッスン】

RESERVA以外にもたくさんの予約システムがありますが、中には初期から1万円が必要なところもあり、当時の私には選ぶことが厳しかったです。その点、RESERVAは料金の選択肢がたくさんあり無料でも豊富な機能が備わっていて、私のニーズに合っていたのでとてもありがたかったです。

RESERVA活用事例|パソコンスキルCASA【スクール】

RESERVAの導入で実現する運営の効率化

今回は、個別指導教室・学習塾運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。

RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、個別指導教室・学習塾運営向けのZoom連携機能・予約時アンケート機能なども搭載しているため、予約システムの導入を検討中の個別指導教室・学習塾運営者はぜひ本記事を参考にしてください。