一般社団法人 日本自動車工業会が発表した「2021年度 乗用車市場動向調査」内「次世代自動車の購入意向」によると、電気自動車の全国での購入意欲層は2019年度の調査から2ポイント増加し、約3割の人々が電気自動車の購入を考えています。
このような市場の動向を背景に、試乗会の重要性は年々増しています。試乗を体験することで、人々が最新の乗用車の機能や魅力を知ることができ、購入意欲が高まるからです。そのため、多くのディーラーやメーカーが試乗会の運営を積極的に行っています。
しかしながら、試乗会の運営は煩雑です。販売店などが通常の業務の中で行う試乗会、もしくは大規模なイベント形式で開催される試乗会、両者とも予約の管理や調整には手間や時間がかかります。効率的な運営が求められるなか、予約に関する業務の効率化は必須となってきます。
予約システムの導入を試乗会に取り入れることで、運営全体における効率の底上げにつながります。本記事では、試乗会の予約に焦点を当ててその導入がどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
試乗会運営における課題
試乗会運営において、予約システムを導入せずに予約受付・管理をしていると、以下のような問題が生じる可能性があります。
1.予約対応時間の限界
電話やメールでの予約は、営業時間内に限られます。夜間や休業日、さらにはスタッフが多忙の際には予約を取れないため、顧客がWeb予約を提供している大手業者へと移動してしまうリスクがあります。これは、特に個人経営のディーラーや販売店にとって、顧客損失の原因となり得ます。
さらに、若い世代の中には電話での対応をストレスに感じる人が増えています。Web予約への対応がないことは、若い顧客層の予約意欲を減少させる可能性が高まります。
2.外国人の試乗者との言語障壁
試乗会には海外からの顧客が参加することも多いでしょう。そのため、日本語以外での対応が求められます。もしウェブサイトの言語選択が日本語のみであれば、外国人の試乗希望者が予約方法を理解できないという問題が起きてしまいます。
3.通常業務への影響
電話やメールでの予約対応は、スタッフが他の作業をしばしば中断するリスクがあります。また、車検やメンテナンスのように集中が求められる作業時に電話が入ると、着信を見逃してしまう可能性が高まり、予約管理上のトラブルにつながることも想定されます。スタッフを追加採用し、対応体制を強化する選択もありますが、採用に伴う時間やコストの面での懸念も考慮しなくてはなりません。
試乗会に予約システムを導入するメリット
予約システムが試乗会運営にもたらすメリットを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数24万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、診療所を開きたてでも気軽に使うことができます。
→RESERVAで作成された自動車の試乗会のサンプルサイトはこちら
1.外国語対応の実現
予約システムは、作成したウェブサイトの設定言語を外国語に設定が可能です。海外からの観光客や、日本で暮らす外国人の顧客も多いため、ウェブサイト内で複数の言語で設定は不可欠となります。
この設定は言語変更のために一からウェブサイト内のコードを変更する必要がないため、ウェブサイト開発に使用する時間の軽減にもなります。
2.予約時間忘れの防止
予約システムを使うと、試乗希望者が予約した時間の一定時間前に自動でリマインドメールを送信できます。試乗希望者側に予約のリマインドとなるため、予約時間の勘違いや忘れ防止に結び付けられます。
当日の試乗会運営をスムーズにでき、万が一のケースによる運営側の労力削減ができます。
3.通常業務への影響が軽減
予約システムを導入すれば、試乗会の希望日時や依頼内容、その他の懸念事項などをオンライン上で一括して管理できます。販売店などが通常業務の中で試乗会を運営する場合、担当者と試乗希望者が直接のやり取りをする必要がなくなるため、予約に関する業務時間を大幅に削減することができます。
一方、大規模なイベントとして試乗会を開催する場合でも、このシステムは非常に有用です。なぜなら、参加希望者が殺到してもシステム内で対応が完結するため、無駄なトラブルを避けつつスムーズに顧客管理を行うことが可能だからです。
さらに、RESERVAはその予約機能がフリープラン（0円）から利用でき、操作性も非常にわかりやすい点が特徴です。このため、新規のスタッフを採用する必要なく、効率的に予約業務を改善することができます。
4.アンケートによるサービス向上
予約システムを導入すると、アンケート機能で試乗者から現状の試乗会の予約における課題や要望を把握することができます。これにより効率的な運営や、顧客が満足するサービスの向上が可能になります。
また、アンケートから顧客のデータの収集と分析につなげられます。予約者の詳細情報や流入経路が分かるので、試乗会運営を通じて今後のマーケティング施策に活かせます。
試乗会運営におすすめのRESERVA機能
1.多言語対応機能
多言語対応機能とは、予約サイト内の文言を自動・手動で翻訳できる機能です。設定可能な言語は、日本語、英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語があります。
多言語対応をすることで、日本語力が十分でない外国人試乗者向けの予約サイトを作成できるため、言語の壁による予約上の問題を緩和できます。特に日本で暮らす外国人の大半を占める中国と韓国の言語もRESERVAで実装可能な点が特徴です。
2.予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能とは、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送る機能です。予約リマインドメールの自動送信ができます。
慌ただしい状況であっても、試乗者の予約時間の行き違いを減らすことで運営側の負担を軽減できます。試乗者側にとっても、予約リマインドメールにより自身が予約していたことをうっかり忘れてしまう事態を防止できます。
3.予約受付締切設定
予約受付締切設定では、予約を受け付ける期日を設定することが可能です。
特に大規模な試乗会を行う場合、運営に入念な準備が必要な場合があります。予約可能な期限を設定することで、ビッグイベントでも円滑に進行することができます。
4.予約アンケート機能
予約アンケート機能は、予約時に毎回答えてもらうアンケートの追加ができます。質問の形式は、ラジオボタン（単一選択型）、チェックボックス（複数選択型）、プルダウン、テキストボックスから選択可能です。
また、事前にアンケートを入力してもらうことで、試乗者の傾向や要望を理解できます。試乗車の運転したい車種、特定の機能や性能への興味をテキストボックスに記入してもらうことで、回答に基づいた、パーソナライズされた試乗体験を提供できます。
RESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。試乗会運営者の直接の声は紹介されていませんが、同様のサービス業で、フィッシングガイド・クルージング事業を実施している法人で導入された例が掲載されています。
受付が24時間365日可能になったので、予約を取りこぼすことがなくなり、以前より予約件数が20％増となりました。また、リピートして下さるお客様が増え、売り上げアップにも繋がっています。
それに、予約受付にかかる時間が大幅に削減され、気持ちに余裕ができたことも大きな変化ですね。導入から30日もたたないうちに効果がではじめたので驚きです。
RESERVA活用事例｜ビワマストローリングガイド京丸
まとめ
今回は、試乗会運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは無料のプランでも多くの機能を利用でき、シンプルで操作がわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人、忙しい方でも使いやすい予約システムです。無料プランも含めた6種類の料金プランがあり、各運用者のニーズに沿って選択できます。
また、多言語対応も可能なため、海外からの試乗者の予約対応も円滑に対応ができます。試乗会にに予約システムの導入を検討中の人はぜひ本記事を参考にしてください。