2021年（令和3年）度の文部科学省『子供の学習費調査』によると、高等学校（全日制）に通う家庭の学校外活動費のうち、補助学習費が約80％を占めていることが明らかになりました。受験戦争の激化に伴い、どうやって子どもに主要科目を学習させるかが注目されていることがわかります。その中でも家庭教師は1対1による自宅でのサービスであることから、少子高齢化の中でも需要が高まっています。
一方、家庭教師事業は個人経営であることも多く、予約希望者が増加した場合、電話やメールでの予約対応には限界があります。他にも、生徒情報の管理や問い合わせ対応など、授業以外の業務が負担になる状況は望ましくありません。
このような事務作業を効率化させるには予約システムの導入が必要不可欠です。本記事では、家庭教師事業におすすめの予約システム「RESERVA（レゼルバ）」を例に挙げ、導入の利点や機能、特徴を紹介します。
家庭教師の予約における課題
家庭教師事業を運営するにあたり、注意しなければならない点が複数存在します。本項では、考えられる懸念点を3つ紹介します。
生徒管理が困難
何人もの生徒を抱えていると、生徒それぞれの情報を1人で管理することは困難です。情報を把握するだけでなく、生徒に合わせた指導方法やカリキュラム作成を行わなければならないため、生徒管理には多くの時間と労力を要します。
予約受付時間の限界
少人数や個人で経営している場合、電話やメールでの予約はすべて教師自身で対応しなければなりません。勤務時間外の対応は教師にとって大きな負担です。また、教師の対応が可能な時間に電話をかけなければならない、と生徒や家族へ余分に配慮を求める必要があります。
人為的ミス
家庭教師は、生徒の氏名、連絡先、希望日時、担当科目、成績状況や進路状況など多岐にわたる情報の確認が必要です。電話の対応では聞き間違いや入力ミスにより生徒や家族の要望と食い違う可能性があります。さらに、情報を誤って認識したまま授業を行うことは、今後の成績に大きな影響を及ぼし、生徒や家族の不信感につながります。
家庭教師の予約にシステムを導入するメリット
家庭教師の予約におけるシステム活用方法を、予約システム「RESERVA」を例に挙げて紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は国内シェアトップクラスを誇るクラウド型予約システムで、導入数は26万社を超えています。RESERVAは業界・業種問わず350社以上の業態で利用されており、国内No.1予約システムとして知られています。
RESERVAはフリープランから利用が可能で、最短3分で予約システムを作成できることから、予約システムの導入がはじめてでも気軽に使うことができます。
→RESERVA予約システムで作成された家庭教師予約のサンプルサイトはこちら
24時間受付
予約システムの導入で生徒は24時間どこからでも予約が可能で、電話やメールに比べて気軽に予約をすることができます。さらにRESERVAでは予約のキャンセルも自動で受け付けているため、予約の取り消し作業を行う必要がなくなり、教師の負担を軽減できます。
生徒情報の管理
予約システムは、生徒の情報を自動でデータベース化します。台帳への手入力でかかっていた手間を省略でき、人為的ミスが発生しないため問い合わせやトラブルを未然に防ぎます。
さらにRESERVAには、予約ごと生徒の記録を画像とともに保存できるカルテ機能もあるため、基本的な予約情報に加えて生徒の進度やカリキュラム情報も一括管理できます。
人為的ミスの削減
予約システムは、予約者の登録情報をそのまま反映させるため、多数の生徒情報を管理する場合でも、ミスが起こることはありません。システムによってはオンライン決済を導入しているため、金銭受け取り時のミスやトラブルを未然に防ぐことも可能です。
RESERVAには、レゼルバペイメントという決済方法が導入されています。レゼルバペイメントは、予約メニューや月額プランの代金をクレジットカードでオンライン決済できるサービスです。毎月自動で決済ができるため、金銭面のミスを心配する必要がありません。
RESERVAを導入するメリット
前述の例以外にも、RESERVAには家庭教師業の運営に便利な機能が多数搭載されています。
リマインドメール機能
リマインドメール機能とは、予約をしている生徒に対し予約状況の再確認通知を配信する機能です。リマインド通知を送ることで、忙しい日々を送っている生徒やその家族が、授業をうっかり忘れてしまった！という事態を防ぎます。また、リマインドメールはテンプレートが設定されているため、自分で作成する必要がなくかんたんに設定できます。もちろん、テンプレートを編集してアレンジを加えることもできるため、当日の持ち物や事前課題などを配信することも可能です。
Zoom連携
Zoomを用いてオンライン授業を行う場合、予約受付からZoom会議開始までを一括操作することが可能です。ミーティングが自動で作成され、教師・生徒ともにかんたんにオンライン授業を開始、参加することができます。
RESERVAのZoom連携機能の詳細はこちら
月謝制（月額プラン）
月額プラン機能は、利用者が契約した月額プランによって、自動課金を行える機能です。あらかじめクレジットカードと月額費を設定しておくことで、教師・生徒ともに決済に関するやり取りが不要になるため、支払いにかかる手間を軽減します。授業回数の制限や月額会員限定の授業作成などニーズによって設定を自由に変更できます。
サブ管理者
サブ管理者機能とは、予約サイトの管理者とは別に予約管理ができるユーザーを登録できる機能です。契約している家庭教師を多数管理する場合、予約管理やスケジュール登録を家庭教師自身で行ってもらうことが可能です。反対に、ユーザーに与える権限を制限できるため、教師に担当メニューの予約状況のみ閲覧させることもできます。
スクールやレッスンでの導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が多数紹介されています。家庭教師事業での導入事例は紹介されていませんが、同様のスクールやレッスンで導入された例が掲載されています。
予約のミスや間違いがなくなってスムーズに参加してもらえるようになりました。以前は、開催日以外の日程で予約されてしまうケースに悩まされていたので、解消できてよかったです。
RESERVA活用事例｜INCENSE KITCHEN【体験教室】
フォーマットが綺麗で見やすい為、お客様からも安心感や信頼性が高まったように思います。予約数が増えました。
また、管理の手間も大分削減されました。 それまでは、メールでやり取りしていた為、レッスンごとに返信する内容を作成するのに時間を割いていましたが、今はその時間が減った為、ストレスがなくなり、予約受付がスムーズに受けられるようになりました。
RESERVA活用事例｜Ritomico 幼児音楽教室＆キッズルームカフェ【レッスン・イベント】
まとめ
今回は、家庭教師事業におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVA予約システムは、無料のプランでも多くの機能が利用でき、それぞれの事業に合った独自の機能も充実しています。シンプルで操作性が高いだけでなく、事業者のニーズを最大限に汲んだ機能が搭載されていることにより、家庭教師事業の展開にあたっての課題を解決する大きな助けとなります。
家庭教師を始めるにあたり予約システムの導入を考えている人は、本記事を参考にしてみてください。