一般社団法人日本フードサービス協会の「外食産業市場動向調査」によると、2022年10月の業界全体の売り上げが前年比で約110%、コロナ禍以前の2019年比でも約105%と増えています。そのような状況の中、2023年に入ると新型コロナウイルスの感染症拡大に伴う規制が緩和されたため、今後は飲食店に限らず、各業界の店舗来客数は増加する見込みです。
しかし、新型コロナウイルスの脅威は去っておらず、各店舗の経営者は、コロナ禍前とは異なる方法で新しい集客方法を構築しなければなりません。少しでも多くの時間を集客に費やすためにも効率の良い運営体制が必要で、すぐにでも取り掛かれることの1つに、予約管理の負担を軽減できる予約システムがあります。
本記事では、予約システムの導入が来店予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
来店予約における弊害
来店予約において、予約システムを導入していない場合、さまざまな損失や負担を被ります。
1.対応時間の限界
電話やメールで予約を受け付けていると、対応が営業時間内に限られ、その場で予約が完了しないため、顧客損失の機会が非常に多くなります。
また、電話をかけることに負担を感じる利用者は、ネット予約に対応していないことが要因となり、受診意欲を下げてしまう可能性があります。
2.予約者自身の日程管理
電話やメールで予約した予約者は、来店する日程を自身で把握しておかなければなりません。その日を忘れてしまうケースを避けるために事前連絡の対応をするのは非常に時間と手間がかかり、運営者の大きな負担となります。
3.キャンセルや問い合わせの増加
予約者が予約した時間に来ない場合、キャンセルに関する確認を運営者がしなければなりません。また、予約が重複していた場合、問い合わせやクレームが多発します。時間も労力も消費し、顧客も離れてしまうため避けたい事柄です。
予約システム導入による負担軽減
予約システムが来店予約にもたらすメリットを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数30万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、店舗を開きたてでも気軽に使うことができます。
→RESERVAで作成された来店予約のサンプルサイトはこちら
1.24時間365日予約受付可能
予約システムは自動受付のため、24時間365日の予約受付が実現可能です。利用者は興味を持ってすぐに予約ができるため、顧客獲得の機会を逃しません。また、ネット予約は電話予約よりも気軽にでき、負担を感じずに予約できます。
また予約のキャンセルも利用者自身で行えるため、電話での欠席連絡の必要がなくなります。
2.来店者の予約確認
予約システムは自分の予約履歴や入力内容を見返せるため、日程を忘れた場合でもかんたんに確認できます。
RESERVAでは会員機能を用いることで、参加者のマイページを作成でき、サービスを複数予約しても、いつでも日程を確認できます。
3.キャンセル防止対応
RESERVAには、利用者に予約関連のメールを送信できます。設定によって、予約内容が記載された予約確認メールや、予約リマインドメール・予約キャンセル確認メールなどの自動で配信されるため、問い合わせ数が減少します。
来店予約におすすめのRESERVA機能
RESERVAには来店予約におすすめの機能が多数搭載されています。
リマインドメール機能
リマインドメール機能とは、予約頂いた利用者に予約状況の再確認通知を配信する機能です。予約したことをうっかり忘れてしまっている利用者に、直前キャンセル・無断キャンセルの防止や、予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果があります。
リマインドメール作成に役立つテンプレートがあらかじめ設定されているため、はじめてのスタッフでもかんたんに設定できます。もちろんテンプレートの内容にアレンジを加えることも可能です。
予約受付締切設定
予約受付締切設定は、予約を受け付ける期日の設定ができます。店舗の都合によって、何日前までには利用者数を確定させておきたいといった場合におすすめの機能です。
予約受付締切は1時間前から14日の間で選択できるため、店舗運営に合わせて設定できます。
サンキューメール機能
サンキューメールとは、予約サービス提供後に利用者宛に送られるメールです。「ご利用ありがとうございました。」といったお礼メールを自動的に配信し、送信忘れを防ぐとともに、利用者のロイヤリティ向上に役立ちます。
予約時アンケート
予約時アンケートとは、予約時に管理者が設定した独自のアンケートに回答してもらう機能です。この機能を用いて事前に利用者の要望や同行者の情報ををきくことで事前に対応できます。
アンケートの回答方法は、ラジオボタン（1つ選択）・チェックボックス（複数選択）・プルダウン（1つ選択）・テキスト入力（単語）・テキスト入力（文章）・数値入力の6つから選べ、回答を必須に設定することもできるため、希望に沿ったアンケートが作成可能です。
来店予約での導入事例
RESERVA の情報を発信する「予約DX研究所」サイトでは、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。
予約リマインドメールは特に欠かせない機能ですね。以前から、予約の直前キャンセルが問題になっています。お客様の事情ですので、キャンセルが発生するのはやむを得ないことではありますし、それは理解しているのですが、何も連絡がなくキャンセルが発生するというのは、精神的なダメージが大きいですね。
RESERVA活用事例｜Happy Ribon【ジュエリー・来店予約】インタビュー動画あり
RESERVA導入による来店客への円滑なサービス提供
今回は来店予約の導入におすすめの予約システムRESERVAを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、リマインドメールやアンケート機能など来店予約にとって欲しい機能が搭載されています。来店予約の店舗運営を検討されている方はぜひ本記事を参考にしてください。
