スポーツ庁の「令和3年度体育・スポーツ施設現況調査」内「公立学校体育施設の開放状況」によると2020年における公立の小学校、中学校、高等学校等の体育館の開放率は、2017年の90.4%より14.3%減の76.1％となっていますが、アフターコロナとなった現在、もとの開放率に戻ることが見込まれます。
学校の体育館は、人々の健康増進、地域のスポーツ活動推進のために一般開放され、多くの人に様々な用途で利用されています。しかし、そういった一面は、体育館の予約手続きの煩雑さにつながり、運営者にとっての大きな負担となります。
実際に、「令和3年度体育・スポーツ施設現況調査」内「市区町村における公立学校体育施設開放事業運営上の課題」では、利用予約・調整手続の改善が 55.6％と、体育館運営の一番の課題となっています。こうした課題解決には予約システムの導入が有効です。
本記事では、予約システムの導入が体育館の予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
体育館運営における課題
体育館の運営で予約管理システムを導入しなかった場合、さまざまな損失や負担を被ります。
1.営業時間外の受付対応が困難
電話やメールでの予約受付だと、対応が営業時間内に限られてしまいます。そのため、夜間や休業日、担当者が忙しいときは受付対応ができません。利用者側も、忙しくて予約ができない場合があります。
また、若い世代では電話対応を負担に感じる人が多く、Web予約に対応していないことが、予約の意欲を低下させます。
このように、受付対応時間の制限は、運営と予約者側の双方に、大きなデメリットをもたらします。
2.予約管理、顧客管理の手間
体育館の予約では、氏名、競技、使用コート、希望日時、連絡先など、さまざまな項目の管理が必要となります。これらを紙やExcelで管理する場合、人の手を使って入力する必要があり、体育館運営の大きな負担となってしまいます。
また、過去の顧客データを保管する場合、資料が膨大になり、必要な時に探し出す手間が掛かるほか、紛失のリスクもあります。
3.人為的ミス
予約対応時に運営側にかかる負担は、聞き間違いや、読み間違い、聞きもれや、書きもれなどの、人為的ミスの発生につながります。体育館の予約では、その項目の多さから、特にミスも発生しやすいです。
体育館は、団体の利用者が多いため、一つのミスが多くの人に迷惑をかけることになりかねません。
予約システムを導入しない限り、こういったミスの発生をゼロにすることはできません。
4.無断キャンセル
比較的安価で利用できる体育館は、利用者にとって、無断キャンセルのハードルが低いです。また、電話やメールでのキャンセルが面倒で無断キャンセルをしてしまう人もいます。
さらに、予約システムを導入していないと、事前決済ができないため、キャンセル料を請求することができません。
こうした無断キャンセルの対応は、運営側の負担となります。
体育館運営に予約システムを導入するメリット
予約システムが体育館運営にもたらすメリットを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は登録者26万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。
PC・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルで分かりやすく、初めての予約システムに最適です。予約受付や顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、体育館の運営に役立つ機能が、数多く備わっています。
→RESERVAで作成された体育館予約のサンプルサイトはこちら
1.営業時間外も受付可能に
予約システムは自動で予約を受け付けるため、24時間365日の予約受付が可能になります。夜間や休業日、スタッフの忙しさなどに左右されません。
忙しく、受付対応時間に自由に行動できる時間がなかった人でも、予約可能になります。さらにスタッフとのやり取りがないため、若年層も気軽に予約でき、幅広い年齢層の人に利用してもらうことができます。
2.予約情報、顧客情報の一元化
利用者の予約内容、顧客情報は自動でデータベース化し、サイト内で一括管理されます。煩雑な体育館の予約内容も一目で確認できるようになり、業務の効率化が見込めます。
過去のデータも簡単に探しだせるうえに、資料の紛失のリスクもありません。
そのため、予約サイトの導入により、確実で円滑な体育館の運営を実現することができます。
3.人為的ミスの防止
予約システムは読み間違いや、聞き間違いをしません。電話やメールでの対応時に発生していた様々な人為的ミスは、自動受付によりなくなります。
体育館の煩雑な予約内容でも、確実に受け付けられます。
また、利用者も安心して予約できるため、運営上の信頼を得ることができます。
4.無断キャンセル防止機能
予約システムは、利用者がスタッフと関わる必要がなく、気軽にキャンセルできるため、無断キャンセルの防止を図ることができます。
また、RESERVAには、予約日程の前日に確認メールを自動で送る、予約リマインドメール機能があるため、利用者が予約したことを忘れた結果の無断キャンセルも防ぐことができます。
体育館運営に役立つRESERVAの機能
RESERVAには体育館運営におすすめの機能が多数搭載されています。
1.空き状況一覧機能
「空き状況一覧機能」は、予約サイトのトップ画面から、全メニューの空き状況を一目で確認することができる機能です。
表示する空き状況は、日付、時間、カテゴリ、メニューで絞り込むことができるため、確認したい項目のみを表示することも可能です。
この機能により、複雑な体育館の予約も、利用者に負担をかけることなくスムーズに行うことができます。
2.予約リマインドメール機能
「予約リマインドメール機能」は、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送る機能です。
これにより、利用者の予約忘れによる無断キャンセルを防ぐことができます。
3.レゼルバペイメント（オンラインカード決済機能）
「レゼルバペイメント」は、Web予約時にクレジットカードで決済できる機能です。
利用者は事前に支払いを完了できるため、予約当日は施設の利用のみとなります。また、サービス提供側も会計が不要になるため、双方の負担が軽減されます。
4.予約キャンセル機能
「予約キャンセル機能」では、締切日時とキャンセル料の設定を行えます。締切日時は分単位で設定でき、キャンセル料の設定はレゼルバペイメントを導入している場合に利用することができます。
さらに、予約が埋まっている枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている利用者に対して通知、予約の実施まで自動で行える「キャンセル待ち機能」もあります。
これらの機能を活用することで、予約キャンセルから空いた枠への誘導まで、自動でスムーズに行うことができます。
体育館でのRESERVA導入事例
体育館での導入事例はありませんでしたが、予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。
本当に誰にとっても使いやすい予約システムだと改めて実感しました。
当店はお年寄りの方のご利用も多いですが、機械操作が苦手だという方でも一度マニュアルを作って説明するだけで何の問題もなくご予約いただけています。
誰にとっても使いやすい予約システムのおかげで電話予約を一切行う必要なく、無人店舗を実現することができました。
RESERVA活用事例｜卓トレ府中店【卓球練習場】
まとめ
今回は、体育館運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは無料で多くの機能を利用でき、シンプルで操作もかんたんなため、初めて予約システムを使う人におすすめです。また、無料プランも含めた6種類の料金プランがあり、運用者のニーズにあわせて選択できます。プラン内には、基本的な予約の受付、管理機能から、空き状況一覧機能や予約キャンセル機能など、体育館の運用に役立つ機能がたくさんあります。
体育館の運営に予約システムの導入を検討中の人は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
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