新型コロナウイルス感染症により、テレワークが個人や会社に広がりました。
国土交通省が実施した「令和4年度テレワーク人口実態調査」によると、雇用型・自営型別テレワーカーの割合を2019年（令和元年）と2022年（令和4年）で比較すると、雇用型テレワーカーが14.8%から26.1%へ、自営型テレワーカーが20.5%から26.6%へとそれぞれ増加しました。さらに同調査では雇用型テレワーカーにテレワークの継続意向を尋ねており、86.9％もの人が「継続意向あり」と回答しています。
テレワークの増加によりコワーキングスペースの数も増え、一般社団法人大都市政策研究機構の調査研究レポート「日本のコワーキングスペースの拡大（2022年12月版）」によると、2019年6月に799施設ほどだったコワーキングスペースは、2022年末には2,129施設まで増加しており、コワーキングスペースの需要は高まっています。
需要増加の一方で、コワーキングスペースのサービス運用側への負担は大きくなるため、業務の効率化が必要になります。
そこで本記事では、コワーキングスペースに予約システムを導入するメリットを予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に紹介していきます。
コワーキングスペース予約に関する問題点
コワーキングスペースにおいて、予約システムを導入しなかった場合、さまざまな問題が生じる可能性があります。
1.コワーキングスペースの人員
コワーキングスペースの運営には入会の申し込み、入退室の受付および支払い、備品の申し込み、時間貸しスペースの申し込み、飲食物の提供といった場面で人手が必要です。
予約システムを導入せずメールや電話で直接予約を受け付けていると、予約管理のためにさらに人手を増やす必要があります。
2.人為的ミス
電話やメールによる対応では、既存の予約と照らし合わせ、空き枠を確認する必要があります。コワーキングスペースは、同日の同時刻に複数人の利用があるため管理は複雑です。
電話での聞き間違いや、入力ミスで利用者の要望と食い違う可能性もあります。人為的ミスは顧客離れにつながります。
3.無断キャンセル
予約時間になっても来店しない「No Show（ノーショー）」が増えており、頭を抱える経営者も少なくありません。
オンライン上で気軽に予約ができるようになったことで、「とりあえず予約」や「日程仮押さえ予約」などが増えています。無断キャンセルをする人は、予約をしたこと自体を忘れているケースも多いです。
また、不確定な段階での予約は無断キャンセルにつながりやすいため、あらかじめキャンセルポリシーを明示し、無断キャンセルの発生を未然に防ぐことが必要です。
コワーキングスペースに予約システムを導入するメリット
予約システムがレンタルスペース運営にもたらすメリットについて、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数26万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
最短3分で予約システムを作成でき、作成当日から利用可能です。操作もシンプルでわかりやすく、予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能が無料のフリープランから始められます。予約システム初心者にもおすすめです。
→RESERVAで作成されたコワーキングスペースのサンプルサイトはこちら
人員削減
予約管理を自動化することで、今まで電話予約を受けるために必要だった人員を削減できます。
RESERVAでは予約受付・管理、顧客管理、メールでのフォローなど、予約業務に必要な機能はフリープラン（0円）から利用でき、かんたんな操作でだれでも始められるので、予約受付担当の人員を雇うよりはるかに安価で容易に予約業務の効率化を図ることが可能です。
また、予約システムではスタッフと利用者が直接やり取りする工程は一切発生しないため、予約対応に必要な時間が大幅に削減されます。
人員を削減することで、これまでかかっていた人件費をコワーキングスペースの施設運営費に回せます。そうすることでサービスを充実させられるため、さらに顧客満足度の高いコワーキングスペースの運営につながります。
無断キャンセル防止
予約システムの導入は、下記の機能を使って無断キャンセルを減らすことができます。
- 予約リマインドメールの送信
- キャンセルポリシーを明示する
- 事前決済システムを導入する
予約した顧客に対し、予約の3日前～前日までにリマインドを送ることで、予約を思い出してもらえますし、万一キャンセルになったとしても店側の損害は最小限に抑えられます。
キャンセルポリシーとは、予約キャンセルに関する注意事項のことです。予約サイト内に、キャンセル可能期間、キャンセル料金の発生タイミング、キャンセル料金の請求方法などを顧客の目に入りやすい位置に掲示しておきましょう。
キャンセルポリシーを明記しておくことで、無断キャンセルの抑止になりますし、万一キャンセルが発生してもサービス費用を顧客が負担します。
事前決済システムを導入することで、予約と同時に決済を完了できます。また、決済システムを導入することで、当日来店しなくてもキャンセル料を徴収することが可能です。
オプションメニューの同時予約
コワーキングスペースで使用する個人ロッカーや郵便受付など、オプションも同時に予約できます。オプションメニューも予約管理システムで管理できるため効率化が図れます。
選べる個数の上限、品切れ表記、料金をサービス運用側が設定できます。在庫の上限は、予約1件あたりまたは予約人数1人あたりから選択でき、任意の数を入力します。「品切れ表記」を予約サイトに表示させることで予約者が備品・設備を選択できなくなるため、在庫数を超えた予約は入りません。
オプション管理を予約サイトと一元化でき業務の効率化を図れます。
施設写真による視覚的アピール
予約システムを導入することで予約サイトが作成できます。RESERVAでは、予約メニューごとに最大20枚まで画像を追加可能です。顧客は部屋の内装を見てコワーキングスペースを選べます。コワーキングスペースの写真を登録しておくことで、予約サイトを利用したユーザーが具体的にイメージを掴めるため、予約サイトの利便性向上および予約件数向上につながります。
コワーキングスペースの施設やサービス内容を画像やテキストで存分に紹介し、視覚的に集客ができます。
コワーキングスペースにおすすめなRESERVAの機能
RESERVAにはコワーキングスペース運用におすすめの機能が多数搭載されています。
オンラインカード決済機能
オンラインカード決済機能とは、オンライン予約時にクレジットカードで決済できる機能のことです。オンラインカード決済機能を活用することで、予約者は事前に支払いを完了できるため、予約当日はサービスを受けるのみとなります。サービス提供側も会計が不要になるため、業務の負担が軽減されます。
オプションメニュー機能
RESERVA予約システムの「オプションメニュー機能」を使うと、予約者がメニューを予約する際、日程選択後にオプションメニューを選択できます。オプションメニューでは、ロッカーのサービスやホワイトボードなど、追加できるサービスや予約当日に貸し出しする備品を設定することができます。店舗側でオプションメニューの案内をしなくても、予約の流れで把握させることが可能なため、効率のよい運営が実現します。
予約者がどのオプションメニューをいくつ予約しているのか、管理画面からかんたんに確認できるので、予約の一括管理が実現します。
スマートロック連携機能
RESERVAは、スマートロックを活用したクラウド型「Akerun入退室管理システム」との連携機能があります。
Akerunを施設の扉に設置することで、スマートフォンアプリを鍵として利用したり、鍵権限の柔軟な設定や入退室履歴に基づく入退室管理ができるようになります。鍵管理も自動でできるため管理業務を大幅に効率化できます。
Akerunを導入すると無人でコワーキングスペースを運営することも可能です。
リマインドメール機能
「予約リマインメール機能」とは、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送る機能です。
リマインドメールを送ることで、予約者が忘れていた予約を思い出せるため、直前キャンセル、無断キャンセルの防止ができます。
RESERVAではリマインドメール作成テンプレートがあらかじめ設定されており、また作成時の注意点やポイントなども専用サイトで確認できます。そのため、初心者でもかんたんにリマインドメールの作成ができます。
リマインドメールだけでなく、予約確認メール、サンキューメールなどを設定することも可能です。
多言語設定
RESERVAで作成した予約サイトは、日本語のほかに英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語の5カ国語に文言を自動・手動で翻訳できます。
多言語対応をすることで、日本語がわからない外国人顧客向けの予約サイトを作成できるため、外国人顧客のコワーキングスペース利用も見込めます。
クレジットカードの事前決済機能を併用すれば、集客～予約～会計までの流れを自動化できるため、お互いにコミュニケーションが出来なくても、サービスを提供することが可能です。
RESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した方々の生の声が紹介されています。
時間帯によって料金を変更できる複数料金設定機能は当スタジオの運営には欠かせません。メニューごとに価格を決められるほか、時間によって料金を設定できるのはありがたく、この機能のおかげで、朝活応援プランを用意したり、土日料金や夜間料金を設定したりなどが可能になっています。メニューを増やすことで料金変動に対応するのではなく、時間によって料金を変えられる点は、施設予約事業にとっては魅力的です。
クーポンの力も絶大ですね。他社サイトから予約されていたお客様が、このクーポンを見て、RESERVA予約サイトから予約しなおすというケースも実はあります（笑）。当スタジオでは毎月クーポン内容を変えていて、クーポンによってリピート率は上がりますし、口コミでも広まりやすくなることも想定しているため、引き続き活用していきたいです。
RESERVA活用事例｜シャノワールレンタルスタジオ【施設・レンタルスペース】
まとめ
今回は、コワーキングスペース運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは無料プランから多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。
予約システムの導入は、予約管理などの基本的な機能からオプション管理、スマートロック機能など施設運営の効率化も図れます。予約システムの導入を検討中のレンタルスペースサービスを運営している方はぜひ本記事を参考にしてください。
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