大学や専門学校の学園祭は、入学を検討している学生や周辺地域の住民に向けて、学校の魅力をアピールする絶好の機会です。特に入学志望先の雰囲気を確かめるために学園祭を訪れる受験生は多く、学校側にとって受験生を確保する貴重なイベントとなっています。そのため、来場者に満足してもらえるような工夫や体験づくりが欠かせません。
一方で、大勢の来場者を迎えるためにスムーズな受付体制を整えたり、多彩な企画を準備・実施したりすることは、学校職員や実行委員の学生にとって大きな負担になります。例えば、学校の第一印象となる入場受付において、スムーズな来場処理ができずに長い待ち時間を発生させてしまうと、学校に対する印象を損ねかねません。しかし、東京大学教育学研究科が調査した「全国事務職員調査」によると、65％以上の職員が「コロナ禍を経て業務量が増加した」と回答しており、そのような状況下では、受付体制の整備や多彩な企画の準備に多くの時間を費やすことができないのが現実です。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、予約システムの導入です。オンライン上で自動的に予約を受け付けられるほか、データ管理も行えるようになり、よりスムーズな来場処理と、煩雑な業務の大幅な軽減を実現できます。本記事では、国内最大級の導入実績を誇る予約管理システム「RESERVA（レゼルバ）」を例に挙げ、学園祭運営における具体的なメリットや活用方法を詳しく解説します。
学園祭開催時の課題
学園祭を開催するにあたり、学校職員や学生は学内規定に従うことはもちろん、地域住民にも配慮しなければならない点が多く存在します。学園祭を運営する上で挙げられる課題について3つ紹介します。
1.予約受付時間の制限
学校職員が日々行う学生支援や来客対応に加えて、学園祭の予約受付対応をすることは、大きな負担になります。また、来場希望者を電話で受け付ける場合は、学校窓口の営業時間内で受ける必要があります。受付終了時間が早い場合は予約者側の難易度も高くなり、来場の機会損失にもつながります。
2.来場者情報の管理が困難
来場者の予約を受け付ける際、職員ないし実行委員の学生は、予約台帳や手入力のExcelなどを利用することが多くあります。膨大な来場者情報を手作業で管理する場合、人為的なミスが発生しやすくなります。また、情報管理が正確でないと、開催当日になって混乱を招き、スムーズな来場受付は行えません。
3.予算の限界
来場者の満足度を高めるには多彩な企画を用意しなければならず、その分多額の予算も必要になってきます。その上で、各業務の負担軽減が見込める便利ツールを導入するとなると追加コストが発生し、予算超過の懸念が生じます。
学園祭に予約システムを導入するメリット
学園祭の運営で発生するさまざまな課題を解決するには、予約システムの導入がおすすめです。学園祭における予約システムの活用方法について、予約システム「RESERVA」を例に挙げて紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は国内シェアトップクラスを誇るクラウド型予約システムで、導入数は35万社を超えています。RESERVAは業界・業種問わず350社以上の業態で利用されており、国内No.1予約システムとして知られています。
RESERVAはフリープランから利用が可能で、最短3分で予約システムを作成できることから、予約システムの導入がはじめてでも気軽に使うことができます。
→RESERVA予約システムで作成された学園祭予約のサンプルサイトはこちら
1.自動予約対応
RESERVAは24時間365日ネット予約を自動で受け付けるため、電話やメールの煩雑なやりとりを行う必要がありません。学校の窓口対応時間外でも受付可能なため、予約の取りこぼしを防ぎます。また、予約者は電話やメールよりも気軽に予約できるため、学園祭運営者側と予約者側、双方の負担が軽減されます。
2.来場者情報の管理
学園祭に訪れる来場者の情報は、自動的に蓄積され、一元管理できます。これにより膨大な来場者データを、予約台帳や手入力のExcelなどで管理する必要がなくなり、人為的なミス防止にもつながります。さらに、RESERVAなら来場者情報はCSVファイル形式で出力でき、Excelやスプレッドシートにインポートして情報整理を行うことも可能です。
3.コスト削減
RESERVAは、予約サイトを無料で作成することができ、学園祭の予算が厳しい場合でも安心して利用できます。予約システムの導入で、予約受付や来場者情報の管理を行う手間が省けるため、学校職員の残業代や人件費の削減、ペーパーレス化など直接的な費用の削減にも効果的です。
学園祭に役立つRESERVAの機能
前述の例以外にも、RESERVAには便利な機能が多数搭載されています。その中でも特に学園祭の運営に役立つ機能を厳選して紹介します。
1.QRコード発行機能
学園祭運営者が、予約者に発行されたQRコードをスマートフォンなどのコードリーダーで読み込むことで、当日の来場受付処理をかんたんに完了できる「QRコード発行機能」が搭載されています。これにより、名簿チェックや本人確認などの面倒な作業が不要となり、多くの来場者が訪れる学園祭にとって非常にスムーズな受付対応が実現します。
2.予約アンケートのカスタマイズ
RESERVAでは、予約時に氏名やメールアドレス、人数などの基本情報を入力します。「予約アンケートのカスタマイズ機能」を使うと、その他にも年齢や来場目的など自由な項目を作成して、予約者に回答してもらうことができるため、客層に合わせた企画を考える際に役立ちます。
3.多言語表示
大勢の人が来場する学園祭には、日本語がわからない海外出身の来場者もいる可能性があります。「多言語表示機能」で英語や中国語など最大5言語に対応した予約サイトを作成することで、訪日インバウンド向けの予約受付が可能になります。
4.団体予約機能
「団体予約機能」は、1人の予約者が一度で複数人の予約ができる機能です。代表者が同行者分の予約をまとめて行うことで、家族や友人と一緒に参加する予約者の負担を軽減できます。また、最大予約人数の上限を設定できるため、予想以上の人数からの予約を防ぐことも可能です。これにより、学園祭での席の確保や席の配置、予約枠の調整に役立ちます。
5.顧客満足度調査（NPS®）
RESERVAで利用できる「顧客満足度調査（NPS®）」は、開催した学園祭に対する来場者の満足度を測る指標です。学園祭終了後、運営者が提示した質問に対して来場者に11段階で評価をしてもらいます。集計された評価は、批判者・中立者・推奨者の3つのカテゴリーに分類され、これらの割合をもとに、最終的なNPS®スコアが算出されます。特に、批判者と推奨者の割合に注目し、グラフに反映させることで、学園祭の改善点や今後の企画に役立てることが可能です。
RESERVA導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。学園祭での導入例は掲載されていませんが、その業態に近いイベントやセミナーでの活用事例が多数存在しています。その中から数点、評価コメントを抜粋し紹介します。
やはり、子ども料金などの複数の料金設定ができるのが便利でした。SHIRASEはファミリー層の利用が多いので、予約サイトで中学生以上、小学生、そして未就学児の3種類の料金設定をできるのは、お客様のニーズを満たしていると感じています。
また、オプション機能も非常に役立っています。オプションメニューとして駐車場料金を設定していて、ピーク時には訪れるグループの約半分が駐車場を利用するため、予約対応を行うにあたってこの機能は不可欠なものとなっています。
フォーマットが綺麗で見やすい為、お客様からも安心感や信頼性が高まったように思います。予約数が増えました。
また、管理の手間も大分削減されました。 それまでは、メールでやり取りしていた為、レッスンごとに返信する内容を作成するのに時間を割いていましたが、今はその時間が減った為、ストレスがなくなり、予約受付がスムーズに受けられるようになりました。
まとめ
今回は、学園祭運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは多くの機能を無料で提供しており、シンプルな操作性のためシステム導入初心者でもかんたんに予約サイトを開設できます。そして、学校側は電話やメールでの予約対応が不要となり、膨大な量の来場者情報も一元管理できるようになるため、多くのメリットも生まれます。有料プランにアップグレードして、QRコード発行機能なども取り入れると、利便性はさらに高まるでしょう。
学園祭運営に予約システムの導入を検討している方は、ぜひ本記事を参考にしてください。