新暦・旧暦の七夕の期間には、「日本三大七夕まつり」をはじめとする大規模なイベントが、各地で開催されています。仙台七夕まつりを例に挙げると、2023年度は8月6日から3日間で約226万9000人が来場し、コロナ禍前の2019年より約2万人増加した、と仙台七夕まつり協賛会が公式に発表しています。
しかし、七夕イベントの来場者数の増加に対して、人手不足が年々深刻化しています。NTT東日本の「afterコロナ時代における祭り・イベント関係者 の意識・動向調査」によると、2023年のお祭りの開催断念理由のうち「当日のボランティアスタッフの不足」が最多の回答となり、深刻な課題として浮き彫りになりました。また、人数を制限するため予約制を取り入れたとしても、その予約方法が複雑であると、本来でれば来場が見込める客層を取り込めない可能性があります。そこで、七夕イベントをスムーズに実施するには、開催者と来場者の双方の負担を減らせるような、予約システムの導入が必要です。
本記事では、七夕イベント開催時に便利な予約システム「RESERVA」を例に挙げ、導入する利点やシステムの特徴、機能などについて紹介します。
七夕イベント開催時の課題
七夕イベントを開催する際、予約制の導入など何の対策も講じないでいると、以下のような課題が生まれる可能性があります。
人員の不足
七夕イベントを開催する際の課題として、まずは人員の不足が挙げられます。イベントでは、事前準備や来場者の予約受付、当日運営など数多くの業務が存在します。NTT東日本の「afterコロナ時代における祭り・イベント関係者 の意識・動向調査」によると、回答者の87％が、祭りの準備は体力的に厳しいと感じており、運営において少しでも疲れが軽減されるよう業務の見直しが求められています。そのような状況下で、人員を要するアナログ作業が増加すると、他の作業に支障をきたします。
来場者調査が困難
大規模な七夕イベントには数多くの人が訪れるため、来場者調査が困難です。正確な来場者数の把握に加え、来場目的やイベントへの満足度を調査することは、将来のイベント施策のために必要不可欠です。また、イベントの事前予約者数だけでなく、当日実際に来場した人数の集計作業を、すべてアナログで行うのは非効率的です。
外国語への非対応
ポストコロナの時代に入り、インバウンド需要が急増し、各地のイベントに多くの外国人観光客が訪れています。また、出入国在留管理庁の「令和5年末現在における在留外国人数について」によると、2023年（令和5年）末の在留外国人数は341万992人で、過去最高を更新しました。
このような状況下で、イベントの予約対応が日本語のみとなると、イベントに興味があっても、言語の壁によって来場を断念する人が増加します。来場者の機会損失だけではなく、来場者数の減少により出店舗の売り上げにも影響が出ます。
七夕イベントにおける予約システムの活用
課題改善に向けて、七夕イベントに予約システムを導入する場合、RESERVAを利用すると以下のようなメリットがあります。
RESERVA予約システムの特徴
RESERVA予約システムは登録者数が26万社を超え、国内シェアトップクラスの業績を誇るクラウド型予約システムです。業界・業種を問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。
RESERVAは最短3分で予約サイトを開設できるシンプルな操作性が特徴で、PC・スマートフォン・タブレットに対応しています。また、予約受付や顧客管理など多くの機能がフリープランから利用可能のため、はじめての予約サイト運営に最適です。
→RESERVAで作成されたセミナーのサンプルサイトはこちら
①24時間365日受付可能
RESERVAでは自動予約受付を行っており、24時間365日いつでも予約可能です。電話対応のように営業時間に左右されず、メールよりも気軽に予約できるため、来場者と開催者、双方の負担が軽減されます。
②来場者数の可視化
管理画面の予約一覧では、受付した予約をカレンダーや日程別に確認することが可能です。事前予約者数に加え、正確な当日来場者数も可視化されているので、来場者管理や予約受付業務を円滑に行うことができます。
③多言語表示対応
RESERVAは、日本語・英語・中国語（簡体）・中国語（繁体）・韓国語・タイ語の6つの言語に対応しています。予約サイトの「お問い合わせ」の文言や表示されるボタンなどが自動翻訳され、各言語に切り替えることができます。日本語がわからない外国人観光客も利用できるため、より多くの来場者数が見込めます。
七夕イベントの予約に適したRESERVAの機能
RESERVAには他にも、七夕イベントの予約サイト作成におすすめの機能が多数搭載されています。
複数名で予約ができる「団体予約機能」
団体予約機能は、1人の予約者が一度で複数人数分の予約ができる機能です。
代表者がまとめて同行者分の予約をすることで、家族連れや友人と一緒に行きたい人の予約時の負担を減らします。開催者側は、より効率的に予約人数を獲得することができます。また、最大予約人数の上限も設定が可能なので、想定以上の人数から予約を受ける事態も防げます。
来場処理を効率化する「QRコード発行機能」
RESERVAでは、予約者へ発行されたQRコードを開催者がスキャンすることで、当日の来場登録をかんたんに完了できるQRコード発行機能を搭載しています。
この機能を有効にすると、予約が確定した瞬間に予約者へQRコードが発行されます。イベント当日、開催者がそのコードを読み込むと、予約者の情報がまとめられた管理画面ページにアクセスでき、本人確認も同時に行えます。当日の来場処理業務が効率化されるため、来場者数の多い七夕イベントに最適な機能です。
今後の施策に役立つ「顧客満足度調査（NPS®）」
RESERVAで利用できる「顧客満足度調査（NPS®）」は、提供するサービスや商品に対する利用者の満足度を図る指標です。
イベント終了後、開催者が提示した質問に対し、来場者に11段階で評価をしてもらいます。集計した評価を批判者・中立者・推奨者の3段階に分けた上で、批判者と推奨者の割合をもとに、最終的なスコアが提示されます。中立者の割合もNPS®のグラフに反映されるため、これらをもとに、イベントの改善や今後の施策に役立てることができます。
RESERVA導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。七夕イベントでの導入例は掲載されていませんが、その業態に近いイベントやセミナーでの活用事例が多数存在しています。その中から数点、評価コメントを抜粋し紹介します。
予約受付が自動化されたことで、Excelシートへの手入力作業の必要がなくなりました。管理画面上から、どのお客様がどの研修を予約されたかが、カレンダー形式で可視化されるようになったので、管理もとても楽になりました。
電話予約の場合は受付時間が就業時間に限定されますが、オンラインであれば24時間365日受付することができます。予約に関する電話件数も減ったことで、徐々に予約受付スタッフの業務効率化が図られてきているように感じています。
RESERVA活用事例｜ARMS株式会社【研修センター】
不明点をメールでやりとりさせていただきながら自分で予約サイトを作成することができました。予約受付はほとんどシステムで完結できるようになり、開業時から不都合なく使えています。
また、当施設はお母さんたちがスマホで予約されることが多いのですが、RESERVAはスマホでも見やすいデザインなので、育児の合間にさくっと予約していただくことも可能になりました。
RESERVA活用事例｜助産院mamana.house（ママナハウス）【助産院】
まとめ
今回は、七夕イベント運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは多くの機能を無料で利用でき、シンプルな操作性により初心者でもかんたんに予約サイトを開設できます。予約管理やイベント当日の受付業務の効率化だけではなく、24時間365日受付可能で多言語にも対応しているため、予約者と開催者側、すべての人にメリットがあります。
七夕イベントを運営する際に予約システム導入をしたいと検討中の人は、ぜひ本記事を参考にしてください。
