最近、クリスマスは日本の年間行事の一つとして定着し、多くの人々に親しまれています。冬になるとクリスマスツリーの飾り付けイベントやサンタクロースに変装する体験など、子どもから大人まで楽しめるイベントが全国各地で開催されます。しかし、クリスマスイベントを開催する際には、人員の不足や参加者データの管理体制、外国人への対応など多くの課題点が存在します。こうした課題点の解決に有効な施策が予約システムの導入です。
本記事では、予約システム業界のトップであるRESERVA（レゼルバ）を例に挙げながら、クリスマスイベントの開催において予約システムがもたらすメリットと効果的な機能について解説します。
クリスマスイベント開催時の課題
クリスマスイベント開催時の課題として、下記が挙げられます。
人手不足
クリスマスイベントを開催する際の主な課題の一つは、人手不足です。イベントには、事前の準備や来場者の予約受付、当日の運営など、数多くの業務が存在します。NTT東日本の「afterコロナ時代における祭り・イベント関係者の意識・動向調査」によると、回答者の87％が、祭りの準備は体力的に厳しいと感じており、運営上の業務の見直しが求められています。
参加者データの管理が困難
正確な来場者数の把握に加え、来場目的やイベントの満足度を調査することは、将来のイベント施策のために不可欠です。しかし、クリスマスイベントに訪れる参加者の膨大なデータは管理が困難です。イベントの事前予約者数だけでなく、当日実際に参加した人数の集計作業をすべてアナログで行う場合は、運営上の大きな負担となります。
外国人への対応
外国人参加希望者への対応も、クリスマスイベントを開催する際に大きな課題となります。ポストコロナの時代に入り、インバウンド需要が急増し、多くの外国人観光客が各地のイベントに訪れるようになっています。また、出入国在留管理庁の「令和5年末現在における在留外国人数について」によると、2023年（令和5年）末の在留外国人数は341万992人で、過去最高を更新しました。
このような状況下で、イベントの予約対応が日本語のみだと、言語の壁によって来場を断念する人が増加します。来場者の機会損失や売り上げにも影響が及びます。
クリスマスイベントに予約システムを活用するメリット
クリスマスイベントを開催する際のさまざまな課題は、予約システムを導入することで解決できます。
①24時間365日受付可能
予約システムの多くは自動予約受付を行っており、24時間365日いつでも予約可能です。電話対応のように営業時間に左右されず、メールよりも気軽に予約できるため、予約者とイベント運営者、双方の負担が軽減されます。
②参加者情報の一括管理
予約システムを導入することで、予約希望日や時間、予約者の詳細なデータをすべて一括管理できます。事前予約者数に加え、正確な当日参加者数も把握できるため、来場者管理や予約受付業務を円滑に行うことが可能です。
③多言語表示設定
予約上の言語の壁は、多言語表示機能を搭載している予約システムの導入により解決します。外国人観光客への予約案内も円滑化し、来場者の機会損失や、売り上げの低下を防げます。
クリスマスイベントに役立つRESERVAの機能
RESERVA予約システムは登録者数が30万社を超え、国内シェアトップクラスの業績を誇るクラウド型予約システムです。業界・業種を問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。
RESERVAは最短3分で予約サイトを開設できるシンプルな操作性が特徴で、PC・スマートフォン・タブレットに対応しています。また、予約受付や顧客管理など多くの機能がフリープランから利用可能のため、はじめての予約サイト運営に最適です。
予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能は、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送信する機能です。イベント参加者の無断キャンセルを防ぐために、予約日の前日に確認のメールを自動で送信します。
RESERVAではリマインドメール作成に役立つテンプレートがあらかじめ設定されており、作成時の注意点やポイントなども専用サイトで確認可能です。
多言語設定機能
RESERVAで作成した予約サイトは、日本語のほかに英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語の5カ国語に文言を自動・手動で翻訳可能です。多言語対応をすることで、日本語がわからない外国人観光客にも予約を案内できます。
オンラインカード決済機能
オンラインカード決済機能は、予約の際に予約者がクレジットカードで決済できる機能です。VISA、Masterカード、JCB、Dinersクラブ、AMERICANEXPRESS（AMEX）及びそれぞれの提携カードが利用可能です。
オンラインカード決済機能を利用することで、予約者は事前に支払いを済ませることができ、予約当日はイベントに参加するだけで済みます。さらに、開催者側も会計業務が不要になるため、負担が軽減されます。
団体予約機能
団体予約機能は、1人の予約者が一度で複数人の予約ができる機能です。
代表者が同行者分の予約をまとめて行うことで、家族や友人と一緒に参加する予約者の負担が軽くなります。また、最大予約人数の上限を設定できるため、予想以上の人数からの予約を防ぐことも可能です。
QRコード発行機能
RESERVAでは、予約者へ発行されたQRコードを開催者がスキャンすることで、当日の来場登録をかんたんに完了できるQRコード発行機能を搭載しています。
この機能を有効にすると、予約が確定した瞬間に予約者にQRコードが発行されます。イベント当日、開催者がそのコードを読み込むと、予約者の情報がまとめられた管理画面にアクセスでき、本人確認も同時に行えます。これにより、当日の来場処理業務が効率化され、来場者が多いクリスマスイベントに最適な機能となります。
RESERVA導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。クリスマスイベントでの導入例は掲載されていませんが、その業態に近いイベントやセミナーでの活用事例が多数存在しています。その中から数点、評価コメントを抜粋し紹介します。
やはり、子ども料金などの複数の料金設定ができるのが便利でした。SHIRASEはファミリー層の利用が多いので、予約サイトで中学生以上、小学生、そして未就学児の3種類の料金設定をできるのは、お客様のニーズを満たしていると感じています。
また、オプション機能も非常に役立っています。オプションメニューとして駐車場料金を設定していて、ピーク時には訪れるグループの約半分が駐車場を利用するため、予約対応を行うにあたってこの機能は不可欠なものとなっています。
RESERVA活用事例｜SHIRASE（シラセ）5002【乗船予約】
フォーマットが綺麗で見やすい為、お客様からも安心感や信頼性が高まったように思います。予約数が増えました。
また、管理の手間も大分削減されました。 それまでは、メールでやり取りしていた為、レッスンごとに返信する内容を作成するのに時間を割いていましたが、今はその時間が減った為、ストレスがなくなり、予約受付がスムーズに受けられるようになりました。
RESERVA活用事例｜Ritomico 幼児音楽教室＆キッズルームカフェ【レッスン・イベント】
まとめ
今回は、クリスマスイベント運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは多くの機能を無料で提供しており、シンプルな操作性のため、初心者でも簡単に予約サイトを開設できます。予約管理やイベント当日の受付業務の効率化だけではなく、24時間365日受付可能で多言語にも対応しているため、予約者と開催者側、すべての人にメリットがあります。
イベント運営に予約システムの導入を検討している方は、ぜひ本記事を参考にしてください。