昨今、ハロウィンは年中行事のひとつとして日本に定着し、親しまれています。秋になると仮装大会やランタンの手作り体験など、子どもから大人まで楽しめるイベントが全国各地で開催されます。しかし、ハロウィンイベントを開催する際には、人員の不足や参加者データの管理体制、外国人への対応など多くの課題点が存在します。こうした課題点の解決に有効な施策が予約システムの導入です。
本記事では、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら、ハロウィンイベントの開催において予約システムがもたらすメリットと効果的な機能について解説します。
ハロウィンイベント開催時の課題
ハロウィンイベント開催時の課題として、下記が挙げられます。
人手不足
ハロウィンイベントを開催する際の課題としてまず挙げられるのが、人手不足です。イベントでは、事前準備や来場者の予約受付、当日運営など数多くの業務が存在します。NTT東日本の「afterコロナ時代における祭り・イベント関係者の意識・動向調査」によると、回答者の87％が、祭りの準備は体力的に厳しいと感じており、運営上の業務の見直しが求められています。
参加者データの管理が困難
正確な来場者数の把握に加え、来場目的やイベント満足度の調査は、将来のイベント施策のために不可欠です。しかし、ハロウィンイベントに訪れる参加者の膨大なデータは管理が困難です。イベントの事前予約者数だけでなく、当日実際に参加した人数の集計作業をすべてアナログで行う場合は、運営上の大きな負担となります。
外国人への対応
外国人の参加希望者への対応も、ハロウィンイベントを開催する際に発生する大きな課題です。ポストコロナの時代に入り、インバウンド需要が急増し、各地のイベントに多くの外国人観光客が訪れています。また、出入国在留管理庁の「令和5年末現在における在留外国人数について」によると、2023年（令和5年）末の在留外国人数は341万992人で、過去最高を更新しました。
このような状況下で、イベントの予約対応が日本語のみだと、言語の壁によって来場を断念する人が増加します。来場者の機会損失や売り上げにも影響が及びます。
ハロウィンイベントに予約システムを活用するメリット
ハロウィンイベントを開催する際のさまざまな課題は、予約システムを導入することで解決できます。
①24時間365日受付可能
予約システムの多くは自動予約受付を行っており、24時間365日いつでも予約可能です。電話対応のように営業時間に左右されず、メールよりも気軽に予約できるため、予約者とイベント運営者、双方の負担が軽減されます。
②参加者情報の一括管理
予約システムを導入することで、予約希望日や時間、予約者の詳細なデータをすべて一括管理できます。事前予約者数に加え、正確な当日参加者数も把握できるため、来場者管理や予約受付業務を円滑に行うことが可能です。
③多言語表示設定
予約上の言語の壁は、多言語表示機能を搭載している予約システムの導入により解決します。外国人観光客への予約案内も円滑化し、来場者の機会損失や、売り上げの低下を防げます。
ハロウィンイベントに役立つRESERVAの機能
RESERVA予約システムは登録者数が28万社を超え、国内シェアトップクラスの業績を誇るクラウド型予約システムです。業界・業種を問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。
RESERVAは最短3分で予約サイトを開設できるシンプルな操作性が特徴で、PC・スマートフォン・タブレットに対応しています。また、予約受付や顧客管理など多くの機能がフリープランから利用可能のため、はじめての予約サイト運営に最適です。
予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能は、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送信する機能です。イベント参加者の無断キャンセルを防ぐために、予約日の前日に確認のメールを自動で送信します。
RESERVAではリマインドメール作成に役立つテンプレートがあらかじめ設定されており、作成時の注意点やポイントなども専用サイトで確認可能です。
多言語設定機能
RESERVAで作成した予約サイトは、日本語のほかに英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語の5カ国語に文言を自動・手動で翻訳可能です。多言語対応をすることで、日本語がわからない外国人観光客にも予約を案内できます。
オンラインカード決済機能
オンラインカード決済機能は、予約の際に予約者がクレジットカードで決済できる機能です。VISA、Masterカード、JCB、Dinersクラブ、AMERICANEXPRESS（AMEX）及びそれぞれの提携カードが利用可能です。
オンラインカード決済機能を活用することで、予約者は事前に支払いを完了できるため、予約当日はイベントに参加するのみとなります。その上、開催者側も会計が不要になるため、業務の負担が軽減されます。
団体予約機能
団体予約機能は、1人の予約者が一度で複数人の予約ができる機能です。
代表者がまとめて同行者分の予約をすることで、家族や友人と一緒に参加する予約者の負担が軽減します。また、最大予約人数の上限も設定が可能なので、想定以上の人数から予約を受ける事態も防げます。
QRコード発行機能
RESERVAでは、予約者へ発行されたQRコードを開催者がスキャンすることで、当日の来場登録をかんたんに完了できるQRコード発行機能を搭載しています。
この機能を有効にすると、予約が確定した瞬間に予約者へQRコードが発行されます。イベント当日、開催者がそのコードを読み込むと、予約者の情報がまとめられた管理画面ページにアクセスでき、本人確認も同時に行えます。当日の来場処理業務が効率化されるため、来場者数の多いハロウィンイベントに最適な機能です。
RESERVA導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。ハロウィンイベントでの導入例は掲載されていませんが、その業態に近いイベントやセミナーでの活用事例が多数存在しています。その中から数点、評価コメントを抜粋し紹介します。
予約受付が自動化されたことで、Excelシートへの手入力作業の必要がなくなりました。管理画面上から、どのお客様がどの研修を予約されたかが、カレンダー形式で可視化されるようになったので、管理もとても楽になりました。
電話予約の場合は受付時間が就業時間に限定されますが、オンラインであれば24時間365日受付することができます。予約に関する電話件数も減ったことで、徐々に予約受付スタッフの業務効率化が図られてきているように感じています。
RESERVA活用事例｜ARMS株式会社【研修センター】
不明点をメールでやりとりさせていただきながら自分で予約サイトを作成することができました。予約受付はほとんどシステムで完結できるようになり、開業時から不都合なく使えています。
また、当施設はお母さんたちがスマホで予約されることが多いのですが、RESERVAはスマホでも見やすいデザインなので、育児の合間にさくっと予約していただくことも可能になりました。
RESERVA活用事例｜助産院mamana.house（ママナハウス）【助産院】
まとめ
今回は、ハロウィンイベント運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは多くの機能を無料で利用でき、シンプルな操作性により初心者でもかんたんに予約サイトを開設できます。予約管理やイベント当日の受付業務の効率化だけではなく、24時間365日受付可能で多言語にも対応しているため、予約者と開催者側、すべての人にメリットがあります。
ハロウィンイベントを運営する際に予約システムの導入を検討中の人は、ぜひ本記事を参考にしてください。