企業、健康保険組合の健康診断や、人間ドック、予防接種などの各種検診には、予約業務が伴います。しかし、健康診断・検診において、紙やエクセルなどによるアナログな方法で予約管理をしている場合、人為的ミスが頻発する場合があります。
このような問題を未然に防止するため、近年その利便性から、多くの企業、病院、クリニックなどで利用されているのが予約管理システムです。健康診断・検診は、がん検診、婦人科検診、PCR検査など、種類が多岐に渡るため、実施内容に合った予約システムを検討することが重要です。
そこで本記事では、予約システム業界1位の実績を誇り、健康診断・検診向けに多くの機能を搭載しているRESERVA（レゼルバ）予約システムを紹介します。
健康診断・検診の予約にまつわる問題点
健康診断・検診においてアナログな予約管理や、実施する検診内容に合わない予約システムを導入している場合、以下のような問題が起こる可能性があります。
アナログ管理による人為的ミスの発生
電話やメールなどによる予約受付を続けると、スタッフ一人ひとりへの業務負荷が大きくかかり、予約管理ミスの発生率が上がります。結果として、企業や病院の信頼を失うきっかけにつながる可能性もあります。
予約全体の把握が困難
顧客管理の際に、Excelや紙の台帳などアナログな管理方法に頼り続けると、時間と労力が大きく消費されます。そのうえ、予約件数が多くなればなるほど、予約全体の動向を把握することが難しくなります。
夜中や休日などの時間外対応
健康診断・検診を予約する人の中には、仕事終わりや夜中など、営業時間外に連絡してくる人もいます。夜間や休日も予約対応に追われるのは、企業や病院のスタッフにとって大きな疲労やストレスの原因となります。
無断キャンセル
予約が入っているにもかかわらず、当日予約者が現れない無断キャンセルは健康診断・検診も例外ではありません。2018年11月に経済産業省が発表した調査によると、無断キャンセルによる被害額は年間約2,000億円にのぼるほど、大きな社会問題となっています。
健康診断・検診で予約システムに求める機能
予約システムを導入したいと考えても、どのような機能が搭載されているシステムを選ぶべきか悩むケースは珍しくありません。健康診断・検診において、予約システムに含まれているべき機能を以下で紹介します。
24時間予約対応機能
24時間365日、いつでも予約可能なシステムを導入することで、予約者側も思い立ったら気軽にすぐ健康診断を予約できます。また、自動で予約管理がされるため、電話やメールでの受付業務が減少し、スタッフの負担も軽減されます。
問診表の自動作成機能
事前アンケート機能によって、問診表で必要な情報をデータ収集できれば、顧客カルテの自動作成が可能となります。スタッフのデータ入力にかかる手間が削減されるため、予約システムに含まれているべき機能といえます。
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち受付をアナログ管理で実施する場合、予約に空きが生じた際、スタッフ自らが予約者にメールや電話で連絡しなければなりません。キャンセル待ち機能があれば、空き枠が出た際に、自動メールにて予約者に通知できます。
事前決済機能
予約時に事前決済機能があると、業務の効率化・省人化が加速します。事前決済機能では、顧客と現金のやり取りがなくなるほか、当日キャンセル防止にもつながります。対応しているクレジットカードの種類や決済手数料など、サービスによって違いがあるため、システム導入時に確認が必要です。
健康診断・検診の予約受付管理に役立つRESERVA予約システム
RESERVAは健康診断・検診の予約受付に役立つ機能が豊富に備わっています。今回はそんなRESERVAの特徴と、導入するメリットを紹介します。
RESERVAの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数26万社を超え、予約システムで国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。
アカウント発行から予約システム作成完了までは最短で3分と、すぐに始められるのが特徴です。最大90種類以上の機能をフル活用することで、予約業務の省力化・効率化のほか、集客力向上も実現します。スタートアップから大手企業まで、多くの企業にとって便利な施設予約管理や事前予約決済（オンライン決済機能）といった機能を豊富に要し、予約業務・顧客管理業務のDX化を支援する最先端の予約ソリューションを提供しています。
RESERVAの公式サイトでは、健康診断・検診向けの特設ページが設けられています。予約受付が24時間可能な体制を構築することでスタッフの負担を減らし、より効率的な予約受付管理を実現します。
RESERVAのメリット
RESERVA導入により、受付スタッフの予約受付、管理が楽になるだけでなく、予約者側にも多くのメリットを生み出します。
健康診断・検診を24時間オンラインで受付
RESERVAでは、24時間予約可能な受付体制の構築ができます。24時間365日、予約者がオンライン上で予約可能となることで、メールや電話で対応する手間が省け、結果としてスタッフの予約業務効率化が実現します。
予約時アンケート機能で予約者要望の自動収集
予約時アンケート機能で問診票の作成とカスタマイズがかんたんに行えます。問診票作成時に必要なデータを収集できるだけでなく、顧客カルテが自動で作成されるため、スタッフのデータ入力にかかる業務の手間も軽減できます。
予約時アンケート設定で業務効率化を実現！【RESERVA機能紹介】
キャンセル待ち処理の自動化
RESERVAでは、予約が埋まっている枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている予約者に対して通知し、予約の実施まで自動でできます。テンプレートのメール文も用意されているため、文章を入力しなくてもメール配信が可能です。
キャンセル待ち機能で機会損失を防ぐ【RESERVA機能紹介】
事前決済機能で当日キャンセル防止
事前決済機能「RESERVA Payment（レゼルバペイメント）」の利用で、予約を受け付けたタイミングで課金処理が可能となるため、当日無断キャンセルの抑止力となります。さらに、初期費用・月額基本料0円で、手数料のみを支払う明瞭な課金体系です。
オンラインカード決済機能でお会計を効率化しよう！【RESERVA機能紹介】
事前メール配信で予約状況のリマインド
健康診断・検診の予約者に、予約状況の再確認としてリマインドメールを配信することが可能です。予約者が予約前日にリマインドメールを受け取ることで、直前キャンセル・無断キャンセルの防止に加え、気遣い・ホスピタリティといった効果にもつながります。
予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止【RESERVA機能紹介】
導入事例
RESERVA Digitalサイトでは、以下のように、予約システムを導入した医療業界の生の声が紹介されています。
予約の受付が24時間365日できるようになってたいへん便利になりました。また、電話予約からネット予約になったことで作業効率が良くなり、楽になりました。
RESERVA活用事例｜医療法人MIRIZE 中川ごうクリニック
導入後90日と時間が経過するにつれ、効果を多いに感じるようになりました。手動での予約管理を、自動で行えるようになり業務が大変円滑に進められるようになりました。
「健康診断」「マッサージ・治療院」を営む事業者様におススメします。予約の操作がシンプルでわかりやすいので、ご年配のお客様が多くいらっしゃるお店でも安心してこのシステムを導入できます。
RESERVAの導入で実現する健康診断・検診の予約受付効率化
今回は、健康診断・検診の受付におすすめな予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは、フリープランから多くの機能が利用でき、試しに使用することも可能です。また、24時間予約受付機能や予約時アンケート機能などが搭載されているため、健康診断・検診の受付に最適な予約システムといえます。
RESERVAを導入することで、予約業務の効率化だけでなく、予約者の利便性向上も実現できます。予約システムの導入に迷っている人は、今回の記事を参考にしてください。
