厚生労働省が発表した令和２年度衛生行政報告例によると、2020年度の美容所の数は25万7890軒で、2019年度と比較して1.4％（3468軒）増加しています。新型コロナウイルスが流行した2019年度においても、2018年度から3282軒増加しており、現在美容室は飽和状態であると言えます。
このような状況下で他店との差別化を図り売り上げを伸ばすには、事務作業の時短・効率化を進め、利用者の利便性向上、メニューやオプション充実化、サービスの質の向上を図ることが重要となってきます。美容室運営における主要業務以外の手間を削減するには予約システムの導入が効果的です。
そこで、本記事では予約システムが美容室運営にどのようなメリットをもたらすのか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
アナログな美容室運営における課題
美容室の運営において、システムの導入を行わずに予約受付・管理を行っていると以下のような問題が生じる可能性があります。
⒈予約受付・管理に必要な時間が膨大
電話での予約受付では、電話がかかってきたらすぐに対応しなくてはなりません。美容室の場合、来店客の施術中で手が離せない状況もあります。その際に顧客を優先すると新規予約を逃してしまい、電話対応を優先したら施術中の顧客は不満を感じるかもしれません。また、電話だと希望日・担当者・担当者のスケジュール・予約者の名簿をできるだけ少ない時間で確認する必要があり、負担が大きくミスをする可能性も高くなります。
⒉顧客の需要とのズレ
近年はサイトからの予約が一般的になっており、電話やメールでの予約は顧客の負担になる場合があります。SNSの発展にともない、電話をする機会が減少しているため、電話をかけることにストレスを感じる人は増えています。また、夜中や外出中に予約したいと思っても、電話だと時間と場所を選ぶためスピード感のある予約は実現しません。
メールの場合も希望日が空いてなかった際は、お店の空き状況と予定のすり合わせが必要になったりと何度もやり取りをする必要があります。すぐに返信が来なかったり、やり取りが長引くと予約者は面倒に感じ、そのまま連絡が取れなく場合もあります。
⒊情報発信が不十分
多くの美容室は独自のホームページを作成しています。しかし、そのホームページが利用者にとって有用とは限りません。魅力的なサイトを作るには、デザイン性・掲載する情報・更新頻度などが重要となってきますが、これらを全て充実させるのはかんたんなことではありません。
⒋顧客の管理が面倒
美容室は技術だけでなく、接客サービスもリピーターの獲得に大きく影響するため、個人情報に加え髪質や前回の来店日、施術メニューなどの顧客情報をしっかりと管理する必要があります。しかし、日によって来客数や忙しさは異なるため、毎日手動で名簿を作成して顧客を管理するとなると、時間も手間もかかり非常に負担が大きいです。
予約システムを用いた課題解決
予約システムが美容室運営にもたらすメリットについて、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、最短3分でアカウント発行から予約システム作成まで完了します。
パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しているため、パソコンを開く暇がない業種でも、すぐに予約情報を確認可能です。また、操作がシンプルでわかりやすいため、高齢の利用者が多いお店や電子機器の操作が苦手なスタッフがいるお店にもぴったりな予約システムです。
サンプルページはこちらから閲覧可能です。
⒈予約業務の自動化
予約システムを導入すると自動で予約受付・予約情報の登録が行われるため、忙しい合間を縫って電話対応やメール返信をする必要がなくなり、事務作業の効率化・時間短縮が実現します。RESERVAでは管理画面のカレンダーに予約情報が登録されるため、かんたんに予約状況を確認できます。また、本サービスには急な定休日や機材の不調・スタッフの欠勤の際に有用な予約不可登録機能や、予約情報を編集する機能もあり、業務の自動化と柔軟な対応を両立可能です。
⒉ニーズに合った予約受付を実現
予約システムを導入すると365日24時間、場所を問わず、スタッフとのやり取りなしで予約可能になります。待たせている相手がいないため、自分のペースで他店と比較したりスケジュールを確認しながらメニューや予約日を選択でき、顧客の利便性が向上します。RESERVAでは予約受付完了時、予約内容変更時や予約日前日にリマインドメールが送られるため、自分の予約内容を後から見返せるので安心して当日を迎えることができます。
⒊ホームページ作成不要
RESERVAでは無料で予約サイトの作成が可能なので、新たにホームページを作成する必要はありません。予約画面も管理画面もシンプルなデザインで、どんな雰囲気のお店にも馴染みます。また、サイトのトップ画像やお店のロゴを設定したり、予約メニューごとに最大20枚まで写真を登録できるギャラリー機能、デフォルトで表示されている文言を変更できる固定文言カスタマイズ機能を使えば、お店の個性やメニューの魅力をしっかりと伝えることが可能です。
また、サイトを開くだけですぐにメニューの種類や所要時間・金額、空いている日付を確認できるため、顧客は欲しい情報を簡潔に得られます。
⒋顧客情報を一括管理
RESERVAは、システム内で予約・来店した顧客の情報をすべて自動でデータベース化し、氏名をはじめとする個人情報はもちろん、登録日時、予約したメニューや担当者などの情報が一括管理されます。前回の来店時のメニューや予約履歴も閲覧できるため、新規客も常連客もスムーズに管理できます。
美容室におすすめできるRESERVA機能
担当スタッフへの個別通知設定
美容室運営に最適なサービス提供タイプ（スタッフ指名あり）には担当者個別通知機能があります。この機能では、予約が入った際指名された担当者に自動でメールが配信されます。サイトの管理者が不在でも予約情報が自動で通知されるため、連絡漏れやトラブルを防止することが可能です。
事前決済機能
RESERVAはクレジットカード決済に対応しています。事前決済は当日のやり取りを削減し、店内の混雑やお釣りを渡す手間を軽減します。また、先払いを導入すると急な予約キャンセルを防ぐことが可能です。最近は現金を持ち歩かない人も増えているため、オンライン決済への対応は顧客にとっても有益です。
クーポン発行＋メールの個別配信設定
クーポン機能では顧客獲得、予約促進に役立つ割引クーポン・無料クーポンの発行が可能です。この機能と個別配信設定を併用するとリピーターの獲得が見込めます。顧客情報を誕生月で絞り込んでお祝いメッセージとバースデークーポンを送ったり、梅雨の時期なら季節に合わせて縮毛矯正割引クーポンを発行すれば、顧客が再来店するきっかけとなります。
予約データ分析機能
予約データ分析機能では、過去の予約状況を月単位・日単位・曜日単位・時間単位・メニュー別・担当者別に絞り込んでグラフ化します。予約者の行動を数値化することで、課題や問題点の発見、自社の強みの発見が可能です。データをもとにサイトやサービスの改善を繰り返すことで、予約件数アップが期待できます。
美容室での導入事例
RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入した美容室運営者の生の声が紹介されています。
ポータルサイトのように、ページがごちゃごちゃしてなくて見やすいですね。写真や色味などデザインを自由にカスタマイズできるところが良いです。
例えば、フータリンカは白っぽい雰囲気なので、そうしたお店の雰囲気に合わせて作ることができますし、あえてスペースを作ることで、サイトに余白を持たせることもできます。
RESERVA活用事例｜HOOTALINQUA Hair Salon Taipei【ヘアサロン】
RESERVAを利用してからインターネット検索で見つかりやすくなり、当店のように小さくわかりにくい場所にあるお店でも多くの方に知ってもらうことができました。売り上げも順調にアップしています。
RESERVA活用事例｜BORDO LUA Hair & Eyelash salon【ビューティーサロン】
RESERVAの導入で実現する美容室の効率化
今回は、美容室運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAはフリープランから多くの機能を利用でき、操作性も単純でわかりやすいため、初めて予約システムを導入する人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、美容室運営にぴったりなスタッフへの個別通知機能やクーポン機能、メール配信機能まで搭載しているため、予約システムの導入を検討中の美容室運営者はぜひ本記事を参考にしてください。
