厚生労働省「病院勤務医の勤務実態調査」では、週に80時間以上時間外労働をしている病院勤務医の割合が8.5％であると示しています。労働時間を一年分に換算すると、およそ1824時間時間外労働を行っていることになります。一般的に月80時間残業した場合、過労死の可能性が高くなるとされています。つまり、週80時間以上残業しているのは深刻な状況で、医師の時間外労働は問題視されてきました。
そこで、厚生労働省は2024年4月1日に働き方改革を行い、医師の時間外労働時間の上限を年960時間に設定しました。これに伴い、看護師や医療事務など医療従事者の労働環境も随時改善されていく見込みです。これまで病院では、人材確保や業務形態の変化が課題として挙げられてきました。そこで、効率的な業務形態への移行に役立つのが、予約システムの導入です。
本記事では、予約システム業界1位の実績を誇る「RESERVA（レゼルバ）」を例に挙げ、病院の運営において予約システムがもたらすメリットと効果的な機能を紹介します。
1.病院の運営者が抱える問題点
病院の運営者が抱える問題点には下記が挙げられます。
1.1. デジタル化の遅れ
病院ではカルテや問診票、処方箋などを紙で管理しており、アナログ形態の業務が多数存在しています。業務をデジタル化するには膨大なコストがかかってしまうため、導入に踏み切れないケースがあります。また、医療従事者のなかには、業務形態の変化に抵抗感を抱く人もいます。セキュリティ対策やシステム理解など導入後の課題が多いため、医療業界ではデジタル化が遅れています。
1.2. 人材不足
医療現場では看護師や医療事務の離職率が高く、病院の多くは人材が足りていません。長時間労働や夜勤など、労働環境に不満を抱き離職する人が多いとされています。また、高齢化社会に伴い、高齢者の患者数増加に対して医療側の人材が不足しているという背景があります。
1.3. 業務量の多さ
病院は診療時間が定められていますが、診療後は翌日の予約確認や書類整理などの業務が残っており、急患などの時間外労働があるため、膨大な業務を抱えています。人手不足により、一人当たりの業務が多くなってしまい、残業時間が増えてしまう病院があります。医療現場では紙を使ったアナログ業務が多く、業務全体が非効率になっています。
2. 病院が予約システムを導入するメリット
2.1. RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は国内シェアトップクラスを誇るクラウド型予約システムで、導入数は30万社を超えています。RESERVAは業界・業種問わず350種以上の業態で利用されており、国内No.1予約システムとして知られています。
RESERVAはフリープランから利用できるため、コストを気にせず導入することができます。パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分でかんたんにサイト作成が可能です。
2.2. 24時間365日予約受付可能
予約システムの多くは自動予約受付を行っており、24時間365日いつでも予約可能です。医療事務員は電話対応に時間を割く必要がなくなり、システムに任せることができます。患者側は営業時間を気にせずに、いつでも自由に予約ができるため、運営側と患者双方の利便性が向上します。
2.3. 業務効率化
病院の予約対応は診療時間内に行われており、ほかの業務と並行して行われています。電話予約の場合、ほかの業務を中断して対応しなくてはいけないため、医療事務員にとって大きなストレスとなります。しかし、予約受付をシステムが自動に行うようになれば、受付業務の負担が減少するため、医療事務員はほかの業務に専念することができます。
2.4. 患者の満足度向上
予約システムを導入すると、オンライン上で予約の受付や確認ができるようになるため、診療予約の利便性が向上し、病院に対する満足度も高まります。残席表示など、混雑具合がわかる機能を使えば、患者は空いている時間に予約することが可能になります。人が少ない日や時間帯に予約を取ることで、よりスムーズに診察を受けることができます。
3. 病院の運営者におすすめなRESERVAの機能
3.1. 問診票のカスタマイズ（予約アンケートのカスタマイズ）
問診票のカスタマイズ機能とは、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。アンケートは、ラジオボタン、チェックボックス、数値入力、自由記述など様々な回答方法の中から最適な形を選択でき、自由にカスタマイズが可能です。予約時に患者の体調や常用薬の確認をすることができるため、問診票として活用できます。
3.2. 予約不可登録
予約不可登録機能とは、固定休以外の休みを事前に登録できる機能です。日付だけではなく時間帯も指定できるため、診療時間のなかで一部のみ予約を受け付けないという設定が可能です。担当者単位でスケジュール調整を行えるので、医師が体調不良や学会などの急用ができた場合、該当医師のみ予約不可登録ができます。
3.3. 残席表示
残席表示機能とは、予約枠を残席数や〇×などのアイコンで表示する機能です。予約の空き状況を一目で確認できるため、患者は予約状況を問い合わせる必要がなくなります。表示パターンには△があり、設定した予約数以下になると表示される仕組みになっています。これは、患者側に予約を急がせるという予約促進の利点があります。〇×△がサイトに反映されるため、患者は予約状況だけでなく、混雑状況も把握できます。
3.4.特定日設定（臨時営業/ 日別営業時間設定）
特定日設定機能とは、通常の診療時間とは異なる特別な診療時間を設定できます。休日設定や特別な診察料に変更できるため、GWや年末年始にはシーズン料金を設定することが可能です。診察料を詳細に記載することで、患者から信頼を得ることにつながります。
4. 病院・クリニックでの導入事例
RESERVAに切り替えてからは予約数が増えました。RESERVAの設定画面は「基本設定」と「高度な設定」に分かれているので、どこから設定すればよいのかわかりやすかった点もありがたかったです。
RESERVA活用事例｜東京イビキクリニック【クリニック】インタビュー動画あり
また、フリープランで使っていたときよりも使える機能が増え、より快適に操作できるようになりました。予約サイトは主に私が管理していますが、予約情報はスタッフ間でも共有しており、毎朝スムーズに業務に入ることができています。
使ってみて感じたのは、あとからカスタマイズができること。もちろん、イチからシステム開発をして完全自社仕様のシステムを作ることもできますが、お金も期間もかかりますし、修正にも費用が発生します。その点RESERVAは、機能が豊富ですし、予約の取り方など自分たちのオペレーションに合わせられることが良いですね。
RESERVA活用事例｜あいむ動物病院 西船橋【動物病院】インタビュー動画あり
まとめ
今回は、病院の運営におすすめの予約システムとしてRESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAはフリープランから豊富な機能を利用することができます。無料で予約サイトを作成できるため、導入コストを抑えることができます。
病院の運営におすすめな機能として、予約不可登録や残席表示などを紹介しました。予約システムを導入して機能を活用することで、医療事務員の負担が減少するため、労働環境の改善に役立ちます。
予約システムの導入を考えている病院の運営者の方は、本記事を参考にしてみてください。