近年、ネットカフェのサービスは絶えず多様化しています。映画鑑賞・オンラインゲームからダーツやビリヤード・カラオケ・VRまで利用できるネットカフェが増えており、アミューズメント施設のような役割を担っています。シャワー室やコインランドリー、パウダールームを完備しているところもあり、終電後や待ち合わせ前の暇つぶしにも最適であらゆる需要から多くの人に利用されています。
ネットカフェは、新型コロナウイルス感染拡大による営業の制限・利用者の激減により大きなダメージを受けるも、在宅勤務・オンライン就活などネット環境が必要になった層に有用性を訴えかけ、人気復活を目指しています。このような状況でさらなる利用者の増加を目指すには、非対面サービス・24時間予約受付の実施・固定費の削減などが重要になってきます。以上の3点を実現するために不可欠なのが予約システムです。
本記事ではネットカフェ運営上の問題点を明らかにした上で、予約システムがどのように問題を解決するのかを、業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
ネットカフェ運営上の問題点
ネットカフェ運営において、予約システムの導入を行わず、アナログな管理法を続けていると以下のような問題が生じる可能性があります。
⒈予約対応の負担
電話やメールで予約対応する場合、顧客から予約が入ったらすぐに対応しなくてはならないため、予約受付対応専用のスタッフが必要となります。利用者側も予約の手間がかかるため新規顧客を逃すことに繋がりかねません。業務の非効率化や余計な人件費がかかったりと、運営面・金銭面でも大きな問題があります。
⒉予約管理が困難
ネットカフェを予約する際には、部屋の種類・設備・サービス・利用時間など細かく選択する必要があります。これを手動で管理するとなると、予約管理や確認作業に膨大な時間がかかってしまうため、管理者の負担は非常に大きなものとなります。また、打ち込み作業や台帳記入時のミスも多く予想されるため、利用者にも迷惑がかかる場合があります。
⒊予約対応の限界
手動で予約受付を行っていると、営業時間外や定休日に対応できません。1日の予約対応時間にも限りがあるため、電話に出れなかったりメール返信が遅いと利用者を不快な思いにさせていまいます。また、利用者の中には今すぐに施設を利用したい人もいるため、予約が成立するまでに手間がかかるのは望ましくありません。
⒋利用者との接触
予約システムを導入していない場合、予約受付から料金支払いまで、店員が直接対応する必要があります。その場合利用者にとっても面倒が多いため、利用をやめるケースやリピーターを失うことに繋がるかもしれません。また、昨今は非対面・非接触での対応が求められているため、安心して施設を利用できる整備は重要だと言えます。
予約システムがもたらすメリット
ネットカフェ運営において、予約システムのどのような機能が有効なのか、どんな利点があるのか、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数20万社を超え、予約システムで国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。
RESERVAは、アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で行えるため、すぐに導入できます。PC、スマホ、タブレット、iPhone、Androidすべてに対応しており、管理画面もシンプルでわかりやすく、かんたんに使えます。
⒈予約対応時間短縮と省人化
予約システムを導入すると自動で予約受付・管理が行われるため、予約対応時間が減り、業務全体の効率化が実現します。また、近年のネットカフェは多様化が進んでおり、各種サービスにかかる費用は少なくありません。予約システムを導入し人件費を削減することで、施設の充実や新しいサービスの提供が可能となり、他店との差別化を図れます。
RESERVAでは、予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能が永久無料で利用でき、もし利用方法がわからなくてもサポート体制が整っているため、初めて予約システムを導入する人にぴったりです。
⒉予約管理のデジタル化
予約システムでは予約情報をシステム上で管理するため、管理者が手動で管理する手間や記入漏れ・確認ミスがなくなります。RESERVAでは利用者がサイトを開くだけで部屋の種類やオプション・残席数・金額などをかんたんに確認できるため、サイト内を移動して求めるサービスを探すことなく、スムーズに予約できます。
⒊24時間予約可能
予約システムを導入すると24時間365日予約を受け付けることが可能です。利用者はいつでも予約でき、予約完了までの流れが円滑なため顧客の増加や売り上げアップが見込まれます。ネットカフェの顧客には、終電を逃した人や予定の時間まで過ごしたい人などすぐに施設を利用したい層が多いため、時間を問わず即座に予約できるようになるのは大きなメリットです。
⒋オンライン上での対応
予約システムは使い方次第でさらなるサービスのオンライン化を実現します。RESERVAでは、利用したいサービスや設備を予約時に選択できるため、店内でのやり取りを削減することが可能です。また、オンライン決済機能を用いれば、入店から退店までのやり取りをオンライン上で済ませることができます。
RESERVAでは顧客管理が自動で蓄積されるため、一度利用した人は店頭で身分確認を行う必要もなくなり、さらなるデジタル化が促進されます。
RESERVA特有の便利機能
多店舗管理機能
運営している店舗が複数ある場合、多店舗管理機能を使えばRESERVAで作った複数のサイトをまとめて管理できます。この機能を使えば、各予約サイトにいちいちログインする必要がなくなるため、かんたんに複数店舗の予約管理が行えるようになります。
クーポン機能
クーポン機能では顧客獲得、予約促進に役立つ割引クーポンを発行することが可能です。RESERVAクーポンには、共通型クーポンと限定型クーポンの2種類あり、共通型はお店の利用歴にかかわらず、だれでも利用できるクーポンです。ブログやSNS・メルマガなどに発行したクーポンを掲載すれば集客アップが見込めます。限定型は顧客の属性ごとに発行するクーポンです。例えば「２カ月来店していない人限定」などと対象を絞ることで、リピート客の獲得につながります。
自動メール／メルマガ配信
メルマガ配信機能ではお店の最新情報や開催中のキャンペーン案内・クーポン配布など、顧客が来店したくなるような情報発信ができます。利用者の年代や利用回数によって受信者を選択することもできるため、店舗に合わせた運用が可能です。
自動メール配信機能では予約確認メールや支払い内容確認メール、リマインドメールなどの送信が可能です。特にリマインドメールは有用で、予約日の前日に利用者が来店を忘れないように再確認のメールを自動で送れるため、無断キャンセルを防ぐことができます。
スマートロック連携
RESERVAは、物理的な鍵の代わりにスマートフォンアプリや暗証番号を利用して施錠できる電子鍵システムスマートロックとの連携を行えます。鍵付き個室にこの機能を利用すれば、予約完了時点でパスワード等が発行されるため、当日鍵の受け渡しをせずに入室できます。また、メールでパスワードが送られるため鍵を紛失する心配もありません。
施設を管理する事業での導入事例
RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入した施設管理者の生の声が紹介されています。
10分単位で料金を設定することができて、設定したコースごとだけでなく利用者の希望する時間ごとに利用できるのでRESERVA予約システムに決めました。
利用者の中には、例えば、1時間トレーニングをしたいけど、着替えや準備運動の時間を含めてジムの利用時間は1時間10分必要という方も多くいます。そういったお客様にも10分単位で料金を設定でき、コースのほか利用者が希望する時間ごとで予約設定ができるRESERVAに決めました。
RESERVA活用事例｜THE GYFT【レンタルジム】インタビュー動画あり
変化を感じたことが主に2つあります。1つ目は売り上げの増加です。導入してからまだ1カ月ほどですが、売り上げは20%程度増加しました。お客様からネット予約があるのがいいねと言っていただくことが多く、導入による効果を実感しています。2つ目は予約業務にかかる時間が大幅に削減されたことです。導入前は電話からの受付で、予約時間が重ならないように念入りに確認作業をする必要があったのですが、RESERVAを使い始めてからはその時間を他のことに使うことができるようになりました。
これらの変化を導入から10日ほどで実感できたことにも非常に驚いています。24時間365日受付可能で、お客様、経営者のどちらにも使いやすいシステムで非常に満足して使っています。
RESERVA活用事例｜Re:Circle（リサークル）【レンタルレイアウト】
RESERVAの導入で実現するネットカフェ運営の効率化
今回は、ネットカフェ運営におすすめな予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAはフリープランから多くの機能が利用できるため、予約システムを試験的に導入したい人にもぴったりです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、ネットカフェ運営において便利なクーポン機能・スマートロック連携機能なども搭載されているため、ネットカフェ運営に最適です。
コロナ禍の影響を受け、一時は人気が下火になったネットカフェですが、新たな生活様式に合わせサービスの多様化・予約システムの導入を行うことで、以前以上の隆盛が期待されます。予約システムの導入に迷っているネットカフェ運営者は、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。
