就活生に向けて企業側が事業や業務の内容を説明する場となる会社説明会は、採用活動の一環としてほとんどの企業で開催されています。
内閣府が2023年（令和5年）12月に発表した調査「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について」によると、学生が企業説明会やセミナー等に参加した経験は、3月までに80％、4月以降はほぼ100％という結果でした。一方、採用担当者は面接や面談、社内業務など会社説明会以外にも多くの業務を抱えており、会社説明会のみにリソースを割くことは難しい現状があります。
そのような忙しい状況でも会社説明会を運営するためには、担当者の負担を確実に減らせる予約システムの導入が効果的です。予約システムを活用することで、担当者が毎回行うべきであった受付や管理を、すべてシステムに任せることができます。本記事では、会社説明会におすすめの予約システム「RESERVA」を例に挙げ、導入の利点や機能、特徴を紹介します。
会社説明会を開催するうえでの懸念点
企業が会社説明会を開催する際、注意しなければならない点が複数存在します。本項では、その考えられる懸念点の例を3つ紹介します。
人員不足
会社説明会は、採用活動においてとても重要な役割を担います。説明会の開催には、資料や進行台本の作成など準備が必ず必要になってきますが、限られた時間や人数の中で学生全員とのやりとりと並行して準備を進めるのは困難です。また、実際に説明会を開催しても、受付やアンケート実施などに人員を割かなければなりません。
就活生の参加管理
採用期間内は、担当者はいくつもの採用フローの中で膨大な数の就活生とやりとりをしなければなりません。学生一人ひとりに説明会の予約を案内し、選択された日程時間を把握して参加名簿を作成することになります。また、全体の参加率を上げるため、参加が確定した学生には案内メールやリマインドメールの送信も必要です。
さらに就活サイトやアプリは近年多様化しており、複数の採用媒体を併用する企業が一般的です。しかし媒体別に予約受付を行うと、情報管理が複雑化して難しくなります。管理が追い付かなければ、受け入れられる学生数が減り、必要な採用人数を獲得することが難しくなります。
予約対応時間の限界
就活生とチャットやメールを通じて予約の受付を行うと、勤務時間外に予約したい学生への対応に遅れが発生してしまいます。また、勤務時間内であってもすべての時間を予約受付業務にあてることは不可能で、対応の遅れは不信感を与えてしまいます。学生が、「連絡がこない」と参加をあきらめてしまう可能性もあります。
会社説明会における予約システムの活用
説明会開催時に予約システムを導入した際にもたらされる効果について、予約システム「RESERVA」を例に挙げて紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は国内シェアトップクラスを誇るクラウド型予約システムで、導入数は26万社を超えています。RESERVAは業界・業種問わず350社以上の業態で利用されており、国内No.1予約システムとして知られています。
RESERVAはフリープランから利用が可能で、最短3分で予約システムを作成できることから、予約システムの導入がはじめてでも気軽に使うことができます。
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24時間受付
予約システムの導入で就活生は24時間どこからでも予約が可能で、メールやチャットでの予約に比べて気軽に申し込むことができます。さらにRESERVAでは予約のキャンセルも自動で受け付けているため、予約の取り消し作業を行う必要がなくなり、担当者の負担を軽減できます。
参加者を一括管理
予約システムを導入すると、システムが予約希望日や時間、さらには就活生それぞれの情報すべてを一括で管理します。そのため、把握、受付漏れなどのヒューマンエラーを防げるほか、説明会を開催するごとに参加者情報の確認がスムーズにできます。これらの情報がきちんと整理されていることは、会社説明会の円滑な運営と社員の時間確保につながります。
アンケート機能
アンケート機能が導入されている予約システムであれば、参加者全員に対して自動でアンケートを行うことができます。予約時にアンケートを行うことで、就活生が知りたい内容や質問を予め把握することが可能です。さらにRESERVAでは、NPS®調査を使って説明会終了後に参加者からの満足度を調査することができます。予約時と参加後の両方で学生からの意見を聞くことで、よりよい会社説明会を運営することができます。
RESERVAを導入するメリット
前述の例以外にも、RESERVAには会社説明会を運営するために便利な機能が多数搭載されています。
リマインドメール機能
リマインドメール機能とは、予約をしている参加者に対し予約状況の再確認通知を配信する機能です。就活生は説明会参加やエントリーシート作成、面接参加と忙しい日々を送っています。その中でも企業がリマインドを通知することで、就活生が説明会を忘れて無断キャンセルしてしまう事態を防ぎます。また、リマインドメールはテンプレートが設定されているため、自分で作成する必要がなくかんたんに設定できます。もちろん、テンプレートを編集してアレンジを加えることもできるため、当日の持ち物などを配信することも可能です。
Zoom連携
会社説明会をZoomでオンライン開催する場合、予約受付からZoom会議開始までを一括操作することが可能です。ミーティングが自動で作成され、管理者参加者ともにかんたんにオンライン説明会を開始、参加することができます。
RESERVAのZoom連携機能で利用できる内容はこちら
来店・来場（チェックイン機能）
予約した就活生が実際に会社説明会に参加したかをシステム上で管理することが可能です。さらに、システム上で発行されたQRコードを用いて、予約者自身で来場処理を行うことができるセルフチェックイン機能もあります。参加者が膨大な数であったとしても自動で一括管理するため、担当者の負担を軽減させます。
受付上限数設定
1回の説明会に参加できる人数を制限するために、予約できる人数の上限を設定する機能があります。人数の管理を自動で行えるほか、残席数の表示／非表示の設定も変更できるため、就活生に早めの予約を働きかけることが可能となり、予約数を管理する担当者の負荷を減らせます。
セキュリティ（個人情報管理）
RESERVAでは、大手企業・官公庁にも採用されている世界的に信頼性の高いデータセンターが利用されています。また、RESERVAのサーバーに対するアクセスは、常にハイレベルな監視が行われているため、個人で管理するよりも安全に就活生の個人情報をシステム上で管理することができます。
会社説明会でのRESERVA導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が多数紹介されています。今回、会社説明会での導入事例は紹介されていませんが、同様のイベントやセミナーで導入された例が掲載されています。
自分がやりたい事業に対して予約しやすく、情報提供がしやすいサイトとしてRESERVAを選びました。自分で1から予約サイトを作ると時間もコストもかかるので、提供するサービスを利用者に届けるのに最も使いやすく管理しやすかったサイトを探していたところRESERVAを見つけました。
RESERVA活用事例｜助産院mamana.house
予約受付が自動化されたことで、Excelシートへの手入力作業の必要がなくなりました。管理画面上から、どのお客様がどの研修を予約されたかが、カレンダー形式で可視化されるようになったので、管理もとても楽になりました。電話予約の場合は受付時間が就業時間に限定されますが、オンラインであれば24時間365日受付することができます。
予約に関する電話件数も減ったことで、徐々に予約受付スタッフの業務効率化が図られてきているように感じています。
RESERVA活用事例｜ARMS株式会社【研修センター】
まとめ
今回は、会社説明会の運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVA予約システムは、無料のプランでも多くの機能が利用でき、それぞれの事業に合った独自の機能も充実しています。シンプルで操作性が高いだけでなく、事業者のニーズを最大限に汲んだ機能が搭載されていることにより、会社説明会開催にあたっての課題を解決する大きな助けとなります。
会社説明会の運営にあたり予約システムの導入を考えている担当者は、本記事を参考にしてみてください。