新型コロナウイルスの対策緩和に伴い、出社機会が増える中、会議室の需要は増加しています。管理部門・士業に特化した人材紹介事業を運営するMS-JAPANの調査によると、コロナ渦後にテレワーク制度が廃止または出社日数が増えたと回答した企業は39％です。この結果から、コロナ渦後の企業の出社傾向は強まっているといえます。
出社機会の増加とともに社内会議室の利用率は高まる一方です。効率的な会議室管理に必要不可欠になってくるのが予約システムの導入です。本記事では、社内会議室の施設予約におすすめの予約システム「RESERVA（レゼルバ）」を例に挙げ、予約システムの導入が会議室予約の効率化にどのように貢献するのかを紹介します。
社内会議室の予約における課題
社内会議室の管理において、予約システムを導入していない場合、以下のような問題が生じる可能性があります。
1．ダブルブッキング
会議室のダブルブッキングとは、一つの会議室に対して、同時刻に二重で予約が入ってしまう状態のことです。社内会議室を手書きの予約表やExcelなどで管理している場合、記入ミスや見落としでダブルブッキングが発生してしまうことがあり、予約した人が希望の時間に会議室を利用できなくなってしまいます。
2．予約管理の非効率
手書きの予約表で予約管理を行う場合、二重予約や予約漏れ、予約情報の見間違い、予約表の紛失などが生じる可能性があります。オンライン上で情報共有が可能なExcelで管理を行う場合でも、入力ミスによる予約の重複、同時編集やリアルタイムの情報共有ができないという不便性があります。これらのミスが起こらないように、予約重複のチェックや、予約のキャンセル・変更の処理を手作業で行わなければならないのは予約管理において非常に非効率的です。
3．取引先を待たせてしまう恐れ
企業の会議室は社内会議のみならず、取引先との打ち合わせや採用面接など、社外の人を含めて利用するケースもあります。その際、会議室の予約漏れやダブルブッキングが発生してしまうと、場所の確保や時間調整の手間が掛かるだけでなく、企業としての信頼を失う可能性も少なくありません。スムーズにやり取りを進めるために、会議室の確保は必須といえます。
社内会議室管理に予約システムを導入するメリット
社内会議室の予約におけるシステム活用方法を、予約システム「RESERVA」を例に挙げて紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は国内シェアトップクラスを誇るクラウド型予約システムで、導入数は30万社を超えています。RESERVAは業界・業種問わず350以上の業態で利用されており、国内No.1予約システムとして知られています。
RESERVAはフリープランから利用が可能で、最短3分で予約システムを作成できることから、予約システムの導入がはじめてでも気軽に使うことができます。
→RESERVA予約システムで作成された社内会議室予約のサンプルサイトはこちら
ダブルブッキング防止
予約システムはツールによって管理されるため、人為的な管理で起こりやすいミスを防止します。また、予約者側にとっても、リアルタイムで会議室の利用・予約状況を正確に把握することが可能になり、ダブルブッキングの防止に役立ちます。予約確認やスケジュール調整を行う事務担当者の負担軽減に繋がります。
会議室の稼働率向上
ダブルブッキング防止に限らず、予約変更・キャンセルによる空予約を防ぎやすくなるため、会議室の利用率を向上させる効果が期待できます。また、予約履歴や利用者情報がデータとして残るため、より効率的な会議室の運用が可能になり、組織全体の業務効率向上に貢献します。
社内会議室の管理にRESERVAを導入するメリット
前述の例以外にも、RESERVAには会議室の管理に便利な機能が多数搭載されています。
閲覧・予約制限
RESERVAは合言葉設定または、会員機能設定を利用することで閲覧者を制限することができます。合言葉設定は、特定の合言葉を知っている人だけが予約サイトにアクセスできるようになります。会員機能設定は、会員登録されたユーザーのみがアクセスできます。さらに、独自会員機能を活用した完全会員制サイトを作成すると、社員番号で予約サイトにログインすることが可能になります。社外の不特定多数の人からのアクセスされないようにし、社員だけがアクセスできるシークレットな予約サイトを作成できるため、セキュリティ面において安心して管理できます。
空き状況表示
空き状況表示機能を設定すると、「空き状況」ボタンから部屋の空き状況を一目で確認することができます。他社員の会議室予約状況を自らの手で確認する必要がなくなります。また、予約したい日時や部屋を絞り込んで表示することも可能なため、予約時の手間を省き計画的な会議室利用を実現させます。
予約者情報カスタマイズ
RESERVA予約システムでは、予約時に入力必須である氏名（漢字）、氏名（カナ）、メールアドレス、電話番号に加え、定型項目として会社・組織情報、部門名、住所（会社）、住所（自宅）、郵便番号、生年月日、性別、会員番号を全ての料金プランで追加できます。また、自由に項目を追加・編集することが可能であるため、事前に把握しておきたい会議内容や参加者情報の入力を求める項目を作成しておくことで、スムーズな会議の進行を実現させます。
キャンセル待ち機能
RESERVA予約システムは、満席の予約枠に対してキャンセル待ちを受け付けることができ、空き枠が出ると登録したメールアドレスに自動でお知らせが届く機能があります。また、キャンセル待ちの受付から空いた枠への案内まで自動で完了するため、予約までの手間が省けて効率的です。
この機能により、会議室の変更やキャンセルがあった場合、会議室の利用希望者がいれば、会議の稼働率は高まり、生産性の向上が期待できます。
施設運営での導入事例
予約管理のシステム化は必要だったと感じています。予約管理のシステム化を検討されている方、予約管理にかかる時間を少しでも短縮したい方には、RESERVAが本当におすすめです。データ管理体制がしっかりしているので、セキュリティ対策にも満足です。予約ページは弊社のウェブサイトにもしっくりとなじむシンプルなデザインなので、ぜひご覧ください。
シンプルで使いやすく、操作感はまったく問題ないです。予約者側も空いている時間帯が視覚的にわかるので、現在の空き状況とリンクさせながらかんたんに予約できると思います。
はじめは予約管理業務のためだけに使おうと思っていたのですが、だんだん使っていくうちにRESERVAの機能も使いこなしたい！と思うようになりました。Googleカレンダー連携でダブルブッキングを防ぐことはもちろん、集客のツールとしてもエンタープライズプランならではの機能をフル活用しています。予約受付以外の機能の充実ぶりは、導入時には気づかなかったRESERVAの価値ですね。
RESERVAの導入で実現する会議室管理の効率化
今回は、社内会議室の管理におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVA（レゼルバ）を社内会議室予約システムとして利用すると、ダブルブッキングの防止や予約受付の自動化、利用者の情報管理、業務効率化を追求できます。また24時間365日予約を受け付け、予約の取りこぼしを防ぎ、社員の利用状況をデータで管理できます。業務を効率化し、予約管理の負担を少しでも減らしたいと思っている方はぜひ本記事を参考にしてみてください。