ここ数年でセルフ写真館が注目され始め、特にインスタ映えを重視する若年層を中心に人気が出ています。セルフ写真館とは、顧客自身で撮影用の小道具やセットを自由に使用して、撮影を行うことができる写真スタジオを指します。近年はセルフィーを撮影する文化が根付き始め、セルフ写真館の需要が高まりが予想できます。
しかし、需要が高まり顧客数が増加すると、運営側の負担もその分大きくなります。そこで、顧客情報など重要なデータ管理や効率的な事業の拡大に向けて、予約システムの導入は有効な策といえます。
本記事では、予約システムの導入がセルフ写真館の運営にもたらすさまざまなメリットについて、RESERVA予約システムを例に挙げながら解説していきます。
セルフ写真館の予約に関する問題点
セルフ写真館において、予約システムを導入せずに運営した際に起こりうる問題点は以下のようなものです。
営業時間外の予約受付
予約システムを導入していない場合、セルフ写真館の予約受付は電話またはメールでの対応となります。SNSの発展により電話をかけることに抵抗がある若年層にとっては、それだけで敷居が高く感じられます。
また、電話やメールで予約を受け付ける場合、対応可能な時間が営業時間内に限られてしまいます。時間外にセルフフォットスタジオを見つけすぐに予約しようとしている顧客が、翌日の営業開始を待たずに他店に流れてしまうことも考えられます。
顧客データの管理
セルフ写真館の予約管理において、一括管理されていない紙のカルテでは顧客の管理が難しく、ダブルブッキングなどの人為的ミスを引き起こしかねません。紙の束から該当する顧客のデータを探し出したり、それを予約情報と照らし合わせる時間は、自身の店舗にとって大きな負担となります。
予約システムを用いない情報管理に人員や手間を割くことは、本来の業務を停滞させる可能性があります。
人為的ミス
電話やメールによる対応では、既存の予約と照らし合わせ、空き枠を確認する必要があります。セルフ写真館は、同日の同時刻に複数人の利用がある施設のため、管理は複雑です。
また、電話での聞き間違いや、入力ミスで利用者の要望と食い違う可能性もあり、人為的ミスは顧客離れにつながります。
セルフ写真館への予約システム導入メリット
RESERVAは、27万社を越える導入数と、350種類以上の業態での利用を誇る業界屈指のクラウド型予約システムです。アカウントの作成から予約サイトの完成まで最短3分というシンプルな操作性と、業種・業態ごとに必要な100種類以上の機能を豊富に揃えている点が高く評価されています。さらに、初めてのサイト運営で用いられる機能のほとんどがフリープランから利用できる点も、多くの人に選ばれている理由です。
→RESERVAで作成されたセルフ写真館のサンプルサイトはこちら
外国人顧客とのやり取りの必要性
出入国在留管理庁の「在留外国人数の推移」によると、平成25年末（2013年）には206万6,445人であった在留外国人数は、令和5年末（2023年末）には341万992人まで急増しました。
日本への外国人移住者の増加傾向から、セルフ写真館でも日本人以外の顧客とのやり取りをする必要性が高まっています。そういった変化に対応せずにいることで発生しうる顧客の機会損失には注意が必要です。例えば、Webサイトの設定言語が日本語のみであると、日本語力が十分でない外国人による予約獲得が難しくなります。
アンケートによるサービス向上
予約管理システムを導入すると、アンケート機能でセルフ写真館の施設予約にあたり意見や要望を把握することが可能です。これにより運営側のサービス向上や既存サービスの改善でき、利用者満足度の向上を図れます。
また、アンケートから顧客のデータの収集と分析につなげられます。予約者の詳細情報や流入経路が分かるため、施設運営を通じて今後のマーケティング施策に活かせます。
オプションメニューの同時予約
セルフ写真館で使用する小物やアイテムなどオプションメニューとして同時に予約が可能です。具体的に、選べる個数の上限、在庫切れ表記、料金をサービス運用側が設定できます。在庫の上限は、予約1件あたりまたは予約人数1人あたりから選択でき、任意の数を入力します。
「品切れ表記」を予約サイトに表示させることで予約者が備品・設備を選択できなくなるため、在庫数を超えた予約は入りません。オプション管理をすることで、予約サイトと一元化でき業務の効率化につなげられます。
予約情報、利用者情報の一元化
予約内容や利用者情報は自動でデータベース化し、サイト内で一括管理されます。セルフ写真館の予約内容も一目で確認できるようになり、業務の効率化が見込めます。予約システムの導入により、運営側は確実で円滑なセルフフォットスタジオの運営を実現できます。
容易な入場制限
予約システムがあれば入場制限や予約の上限人数の設定がかんたんにできます。また、入場制限により、施設内の流れがスムーズになり、顧客が体験する待ち時間を短縮にもつなげられます。
セルフ写真館におすすめなRESERVAの機能
セルフ写真館の運営において、RESERVAを駆使することで顧客情報と予約までの流れを効率化することで予約管理をスムーズにすることができます。
多言語設定
RESERVAで作成した予約サイトは、日本語のほかに英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語の5カ国語に文言を自動・手動で翻訳できます。多言語対応をすることで、日本語がわからない外国人顧客向けのセルフ写真館向けの予約サイトを作成できます。
クレジットカードの事前決済機能を併用すれば、集客～予約～会計までの流れを自動化できるため、お互いにコミュニケーションが出来なくても、サービスを提供することが可能です。
予約時アンケート機能
予約時アンケート機能とは、顧客がサイトから予約を確定させる際にアンケートに回答してもらえる機能です。質問の形式はラジオボタン（単一選択型）、チェックボックス（複数選択型）、プルダウン、テキストボックスから選択が可能になっています。
スムーズに写真撮影を行うために、必要になる顧客の情報を事前に記入してもらうことでスタジオの運営がしやすくなります。セルフフォットスタジオでは、貸し出し機材、レンタルアイテム、衣装などを事前に記入してもらうことで、所要時間を細かく予想できたり、不要な案内を省けます。
オプションメニュー機能
オプションメニューでは、顧客が予約しようとしているメニューのほかに、同伴者の追加、希望する撮影用の装飾品、CDやSDカードへのデータ書き込みなどが表示できます。当機能を含むそれぞれのサイトで編集可能であり、店独自のオプションを考えることで客単価のアップや他店との差別化を図れます。
さらに、予約者がサイトから予約をする際に自動的にオプションが案内されるため、来店時に時間を割いて説明する必要がなく、スタッフは前もって機材の準備ができ効率的です。
空き状況一覧機能
空き状況一覧機能は、予約サイトのトップ画面から、全メニューの空き状況を一目で確認することができる機能です。表示する空き状況は、日付、時間、カテゴリ、メニューで絞り込め、確認したい項目のみを表示することも可能です。
この機能により、セルフフォットスタジオの予約も、利用者に負担をかけることなくスムーズに行えます。
人数制限機能
RESERVAでは日にち、時間ごとに予約上限人数が設定でき、上限に達した際に、自動的に予約受付が締め切られます。撮影プランごとに人数制限を変えることも可能です。そのため、利用者数の制限が予約サイト内で自動的に行われメールや電話の手間を省けます。
RESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声を紹介しており、RESERVAでは多数のセルフ写真館の事業者に使用されています。
今回、セルフフォットスタジオの運営者における直接の声は紹介されていませんが、施設タイプで導入された例が掲載されています。
最初は他社の予約システムを使っていたのですが、例えば、日時固定で開講されるレギュラークラスの時間帯を、予約可能時間に表示させないようにしたいのにそれができなかったりと、細かいところで少しずつ使い勝手の悪さを感じてしまいました。他の予約システムを試して比較していくと、設定が細かくできて、操作感もシンプルで複雑ではないRESERVAが最も使いやすいと感じて、それからずっとRESERVAを利用しています。
RESERVAを導入した当初は、無料プランを利用していました。しかし、無料プランの予約上限数100件をあっという間に超えてしまって、すぐにブループランに変更した経緯があります。当施設は検索で見つけやすいのと、インターネット上で気軽に予約できる便利さも相まって、おかげさまで多くの方にご利用いただけています。
まとめ
今回は、セルフ写真館の施設運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。RESERVAは無料プランから多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。
予約システムの導入は、予約管理などの基本的な機能からオプションメニュー管理、人数制限機能など施設運営の効率化も図れます。予約システムの導入を検討中のセルフ写真館を運営している方はぜひ本記事を参考にしてください。