弁護士事務所において、新規顧客の入り口となるカウンセリング。しかし、カウンセリングの予約においては、予約システムの利用はあまり普及していません。
弁護士のカウンセリング予約で予約システムを利用することで、メールや電話で日程調整する手間を省き、ネット上で簡単に予約受付ができます。
この記事では、弁護士事務所で予約システムを導入するメリットについて、おすすめの予約システム「RESREVA」を例に挙げながらご紹介します。
弁護士が予約システムを導入するメリット
まずは、弁護士業で予約システムを導入するメリットを解説します。
24時間予約受付
予約システムを導入することの一番のメリットは、Webサイト上で24時間受付をすることができる点です。
電話やFAXでの受付の場合、営業時間の間でしか応対できず、メールの場合でも、様々なメールの中から予約申し込みのメールをチェックし、個別に返信をするというのは手間のかかる作業です。また、事務員がいない個人事務所だと、営業時間内でも対応が難しく、機会損失が生じてしまう可能性もあります。
予約システムを導入することで、いつでも予約の受付が可能になり、対応業務や日程調整の手間を省き業務を効率化できるだけでなく、予約を受け付けられないことによる機会損失も減らすことができます。
顧客の利便性・満足度アップ
予約システムを導入することは、顧客にもメリットがあります。
電話での予約の場合、時間帯によってはなかなか繋がらず、ただでさえ相談事で不安を抱えている顧客にネガティブな印象を与え、潜在顧客を逃す可能性も出てきます。
しかし、予約システムならパソコンやスマートフォンから直接予約ができるので、時間や場所を気にせずいつでもどこでも予約することが可能です。
予約がスムーズに行えるようになることで、顧客に安心感を与えると同時に、満足度の向上が望めます。
顧客の情報をすぐに確認できる
顧客情報を紙媒体で管理している場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかるだけでなく、プライバシー保護の観点でも不安があります。プライバシー関連の信頼性は、弁護士の評判を左右する重要な問題です。
予約システムなら、お客さまが入力した相談内容などが顧客情報として蓄積されるだけでなく、情報変更があった際も自動で更新されます。
また、アンケート機能などを利用すれば、事前に顧客の相談内容など、より詳細な情報をデータ化することが可能です。
オンライン相談にも対応
予約システムを導入することで、ZOOMなどと連携し、顧客とのオンライン相談をかんたんに利用できます。
新型コロナウイルスの流行が広がっている昨今、オンライン相談は弁護士・顧客の双方にメリットがあり、また対面では相談しづらいという顧客にも、一定の需要があります。
オンライン相談を活用することで、感染症対策をアピールするとともに、潜在顧客の獲得にもつなげることができます。
無料｜おすすめの予約システム
RESERVA予約システム
現在、国内で提供されている予約システムにはさまざまなものがありますが、弁護士事務所での導入におすすめなのがRESERVA予約システムです。
画像引用元：RESERVA予約システム公式サイト
RESERVA予約システムは2021年11月現在、国内20万社の事業主に利用されている実績ある予約システムで、弁護士事務所はもちろん、貸し会議室やレストランなど、幅広い用途に対応しています。
RESERVA予約システムについては、別記事「予約管理システムRESERVAとAirRESERVEを徹底比較｜導入前に絶対読むべき比較ポイント【2021年】」、「予約管理システムRESERVAとSTORESを徹底比較｜導入前に絶対読むべき比較ポイント【2021年】」、「【無料あり】予約システムの選び方とおすすめツール22選を紹介」でも詳しく解説しています。
RESERVA予約システムのおすすめポイント
ここではRESERVA予約システムのおすすめポイントを3つのポイントに分けて解説していきます。
無料で利用可能
RESERVA予約システムは無料で利用が可能です。
高度な機能や多くのメニューを利用する場合は有料プランへの加入が必要になりますが、お試し利用であれば無料プランでも十分な機能を利用することができます。
弁護士事務所での利用に便利なさまざまな機能
RESERVA予約システムでは、Googleカレンダー連携機能、合言葉機能（合言葉を知っている人だけが予約ページにアクセス可能になる）、ZOOM連携機能といった、弁護士事務所をサポートするさまざまな機能が利用可能です。
各機能の詳細については、RESERVA予約システム公式サイトからご覧ください。
RESERVA予約システム公式サイト：https://reserva.be/
セキュリティ対策が充実
RESERVA予約システムはプライバシーマーク認証を取得しており、高い機密性を評価されています。
プライバシーマーク制度は、日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を評価して、その旨を示すプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。
引用元：JIPDEC公式サイト
顧客のプライバシー保護が重要になる弁護士業において、顧客情報の流出などは必ず避けられなければなりません。
RESERVA予約システムであれば、大事な顧客情報を適切に管理することができます。
RESERVA予約システムの弁護士事務所への導入事例
弁護士法人 荒木法律事務所
画像引用元：RESERVA予約システム公式サイト
荒木法律事務所は、東京都台東区の上野で法律相談を承っている法律事務所です。RESERVA予約システムを導入し、短期間で効果を実感されたそうです。
導入事例紹介記事：RESERVA活用事例｜弁護士法人 荒木法律事務所
まとめ
今回は弁護士事務所に予約システムを導入するメリットと、おすすめの予約システム・RESERVA予約システムをご紹介しました。
予約システムを導入することで、業務に伴う手間を削減し、業務効率化や人件費の削減につなげることができます。
この記事で紹介したRESERVA予約システムは無料で利用を開始できるので、まずは登録をおすすめします。