青少年がスポーツをする場として、体育館や陸上競技場などのスポーツ施設が重宝されています。
スポーツ庁の「スポーツ施設やオープンスペースなどスポーツをする場の充実」によると、スポーツ少年団の活動拠点は学校施設と公営施設を合わせて94%、総合型地域スポーツクラブにおいても、学校体育施設と公共スポーツ施設を合わせて87.2%と、非常に高い割合で公共のスポーツ施設を利用していることが明らかになりました。
スポーツ施設の需要が高まる一方で、スポーツ庁が2023年3月に発表した「体育・スポーツ施設現況調査報告」によると、公共スポーツ施設において指定管理者制度を導入している施設は22,388ヵ所であり、導入率は43.3％であることが明らかになりました。市区町村における公立学校体育施設開放事業運営の主な課題については、「利用予約・調整手続の改善」が55.6％と最も高く、施設管理者の常駐と利用者の予約管理がスポーツ施設運営の大きな負担になっています。
スポーツ施設の運営を継続するには、業務の効率化が必要であり、予約の状況や顧客情報を一括で管理できる予約システムの導入が効果的です。
本記事では、予約システムをスポーツ施設に導入するとどのようなメリットがあるのか、国内でトップシェアを誇る「RESERVA」予約システムを例に挙げて紹介します。
スポーツ施設予約に関する問題点
スポーツ施設において、予約システムを導入しない場合、さまざまな問題が発生する可能性があります。
1．スタッフの人員不足
スポーツ施設の運営には、利用の申し込みだけでなく、入退室時の受付や料金の支払い、備品の貸し出し、延長利用の手続きなど、人手が必要な場面が多数あります。予約システムを導入せず電話やメールで予約を受け付けていると、利用者の対応に追われて、問い合わせに対応できない時間も発生します。
2．人為的なミス
電話やメールの予約受付では、既存の予約状況を確認しながら対応しなければなりません。スポーツ施設では、同時間帯の複数利用もあり、施設内の部屋ごとの予約状況を把握しておく必要があります。また、電話での聞き間違いや記入ミスによるダブルブッキングなど、人為的なミスが起こる可能性もあります。ミスが重なると利用者からの信頼を失い、顧客の損失につながります。
3．無断キャンセル
地域の人が気軽に申し込めるスポーツ施設では、無断でのキャンセルが起こる可能性もあります。余裕を持って予約をした人が日程を勘違いしていたり、予約をしたこと自体忘れてしまっている場合もあります。キャンセルにかかる料金やキャンセルにおける注意事項について、利用者に事前の説明をしておかないと、気軽にキャンセルできてしまいます。
スポーツ施設における予約システムの活用
スポーツ施設の運営に予約システムを導入した際にもたらされる効果について、予約システム「RESERVA」を例に挙げて紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は国内トップシェアを誇るクラウド型予約システムです。業界・業種を問わず350社以上の業態で利用されており、導入数は30万社を超えています。
予約システムRESERVAは無料のフリープランから利用可能で、最短3分で予約サイトを作成できます。シンプルな操作性で、スマートフォンやパソコンが苦手な方にも使いやすく、予約システムの導入が初めてでも気軽に利用できます。
→RESERVA予約システムで作成された公共施設のサンプルサイトはこちら
24時間受付
予約システムの導入で、24時間365日いつでも自動で予約を受け付けられます。利用者の対応中に電話を受ける必要がなくなるため、業務の効率化につながります。また、電話やメールでの予約受付に必要だった人員を削減でき、コストを抑えられます。システムに予約受付を任せることで、これまで手の回らなかった業務に時間を割くことができ、スポーツ施設のサービスクオリティ向上が期待できます。
複数人で管理可能
予約システムを導入すると、施設のスタッフが複数人で予約を管理できるため、単独での管理に比べてミスを削減できます。また、顧客の情報や予約ごとのオプション内容をかんたんに確認でき、スタッフ間での情報共有がしやすくなります。施設全体のスケジュールはもちろん、部屋ごとの予約状況もすぐに把握できるため、よりスムーズな運営が可能になります。
無断キャンセル防止
予約日の前日にリマインドメールを送ることで、利用者が予約を忘れて無断キャンセルしてしまう事態を防ぎます。RESERVAではリマインドメールのテンプレートが設定されているため、メールを新規作成する手間を削減でき、必要に応じて持ち物や注意事項を追記することも可能です。
また、キャンセルポリシーを予約サイト内に明記することで、無断キャンセルの抑止につながります。キャンセルポリシーとは、キャンセル可能期間やキャンセル料金の発生タイミング、キャンセル料金の請求方法など、キャンセルに関する注意事項です。利用者の目に入りやすい位置にキャンセルポリシーを表示しておくと、万が一キャンセルが発生した場合でも、サービス料金は利用者の負担になります。
RESERVAを導入するメリット
前述の例以外にも、RESERVAにはスポーツ施設の運営に便利な機能が多数搭載されています。
月額プラン機能
月額プラン機能とは毎月1回、自動的に料金を徴収できる機能です。現地で料金を支払う必要がなくなるため、決済のやり取りをする手間を削減できます。月額プランのほかに回数券機能もあり、施設の利用状況に合わせてメニューを設定できます。また、クーポンの設定もできるため、施設利用料の割引や無料キャンペーンなど、利用者の属性を見ながら効果的にクーポンを発行できます。
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能を導入すると、すでに定員に達した時間帯の予約を希望している利用者に、対象時間帯のキャンセルが発生するとメールで通知できます。キャンセル待ちの申し込みや、空き枠発生後の予約については予約者自身でおこなうため、管理者が予約状況を確認して対応する手間を省けます。
カレンダー連携機能
RESERVAの予約カレンダーは「Googleカレンダー」と連携することが可能です。RESERVAで登録した予約は、自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、手動で予約スケジュールを転記する手間を省けます。また、カレンダー埋め込み機能を利用すると、施設のホームページやブログにRESERVA予約サイトのカレンダーを設置できます。利用者自身で施設の予約状況を確認できるため、担当者への問い合わせ件数を削減できます。
スマートロック連携機能
予約システムRESERVAでは、スマートロック「Akerun」との連携機能を利用できます。予約が確定すると、予約時間のみ有効な電子鍵（Akerunの合鍵）が自動で発行され、予約者に送られます。予約時間に予約者が入室したタイミングでシステムが自動で来店処理するため、鍵の受け渡しや受付の手間を削減できます。また、予約者自身が利用時間を延長することもでき、その際は事前カード決済で延長料金を徴収できるため、利用の延長手続きから決済までシステム上で完結します。
スポーツ施設でのRESERVA導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が多数紹介されています。
クレジットカード事前決済によって予約から支払いまでシステム上で完結でき、施設の鍵もリモートロックで連携しているので、一切人件費がかからない理想の無人運営が実現しました。予約システムの管理は主に私がやっていますが、他の社員も操作できるように共有しています。誰が操作しても問題なく、使用感に満足しています。
RESERVA活用事例｜ゴルハウスプライベート【インドアゴルフ施設】
予約が入ると通知のメールが届くので予約頻度を把握できるだけでなく、Googleカレンダーとの連携機能を使うことで、常に予約状況を一目で把握できる点がとても便利だと感じています。
RESERVA活用事例｜卓トレ府中店【卓球練習場】
まとめ
今回は、スポーツ施設の運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは無料のフリープランから多くの機能を利用でき、パソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすく、初めての予約システム導入におすすめです。シンプルな操作性でわかりやすく、最短3分でサイト開設でき、スポーツ施設の運営に取り入れたい機能が多数搭載されています。
スポーツ施設の運営にあたり予約システムの導入を考えている担当者は、本記事を参考にしてみてください。
