厚生労働省が発表した令和4年衛生行政報告例によると、令和4年末の就業きゅう師は132,205人で、令和2年に比べ7,249人（5.8%）増加しました。また、「はり及びきゅうを行う施術所」も33,986か所と、令和2年に比べ1,883か所（5.9%）増加しています。デジタル化の進展により、パソコンを使用した業務による身体の不調の増加が見込まれることから、マッサージ施設や鍼灸院の需要がさらに高まると考えられます。
しかし、需要の増加に伴い、鍼灸院の競争が激化している現状です。新たに鍼灸院を設立するとなれば、受付や予約以外にも、患者の個人情報の管理や施設のプロモーションなど、バックオフィスの業務が膨大に発生します。施術以外の膨大な業務を抱えながら、競争の激しい鍼灸院事業で売り上げの向上を目指すには限界があります。
バックオフィスの業務を効率化させ、的確な施術を行い患者の信頼を得るには、予約システムの導入が必要不可欠です。本記事では、鍼灸院事業におすすめの予約システム「RESERVA（レゼルバ）」を例に挙げ、予約システムの導入が店舗の運営の効率化にどのように貢献するのかを紹介します。
鍼灸院の予約における課題
鍼灸院の運営において、予約システムを導入していない場合、以下のような問題が生じる可能性があります。
1．顧客獲得機会の損失
電話での予約受付のみだと、場所や時間に制限があるため、顧客にとって予約のハードルが高くなります。そのため、自身が運営する鍼灸院に興味がある人が一定数いたとしても、「電話予約のみ」というハードルの高さから予約に踏み切れず、結果的に店舗とって貴重な顧客の獲得機会を損失することにつながりかねません。
2．人的ミスの発生
予約システムが導入されていないと、手作業で予約受付等の業務をする必要があります。しかし、手作業での業務に際しては人的ミスが生じやすことが考えられます。そのため、日時変更やキャンセル手続きに際して患者と店舗間で認識にズレがあった場合、患者からの信用低下につながります。
3．予約受付業務にかかる時間が膨大
電話やメール予約のみの場合、施術以外の時間の業務が膨大になります。施術と受付の業務で手一杯になると、施術の前に患者ごとの症状や要望を把握する段階で時間がかかってしまいます。そのため、患者ごとに適した施術をすぐさま提供できず、患者の満足度低下につながります。
鍼灸院に予約システムを導入するメリット
鍼灸院の予約におけるシステム活用方法を、予約システム「RESERVA」を例に挙げて紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は国内シェアトップクラスを誇るクラウド型予約システムで、導入数は30万社を超えています。RESERVAは業界・業種問わず350社以上の業態で利用されており、国内No.1予約システムとして知られています。
RESERVAはフリープランから利用が可能で、最短3分で予約システムを作成できることから、予約システムの導入がはじめてでも気軽に使うことができます。
→RESERVA予約システムで作成された鍼灸院予約のサンプルサイトはこちら
1．24時間受付
24時間365日予約が受け付けられる予約システムの導入により、患者は予約にあたり電話で会話をする負担がなくなるため、予約に踏み切りやすくなります。これによって、既存患者・新規患者はともに時間や場所の制約なく気軽に予約できるようになるため、新規患者やリピーターの獲得が期待できます。さらに、鍼灸院事業者は施術中に予約対応をする必要がないため、業務負担の提言が実現します。
2．患者情報の一元化
鍼灸院の煩雑なカルテも、予約システムだと自動で蓄積されます。書き込みに手間をかける必要もなく、資料がかさばることもありません。必要な時に必要な情報を、即座に取り出すことができます。
また、スタッフ間の情報共有のハードル低下にも効果があります。口頭での内容伝達や手渡しでカルテを渡す必要がなく、電子上で患者情報の共有が可能です。
3．無断キャンセル防止
予約日の前日にリマインドメールを送ることで、利用者が予約を忘れて無断キャンセルしてしまう事態を防ぎます。RESERVAではリマインドメールのテンプレートが設定されているため、メールを新規作成する手間を削減でき、必要に応じて持ち物や注意事項を追記することも可能です。
また、キャンセルポリシーを予約サイト内に明記することで、無断キャンセルの抑止につながります。キャンセルポリシーとは、キャンセル可能期間やキャンセル料金の発生タイミング、キャンセル料金の請求方法など、キャンセルに関する注意事項です。利用者の目に入りやすい位置にキャンセルポリシーを表示しておくと、万が一キャンセルが発生した場合でも、サービス料金は患者の負担になります。
鍼灸院の運営にRESERVAを導入するメリット
前述の例以外にも、RESERVAには鍼灸院の運営に便利な機能が多数搭載されています。
カルテ機能
予約ごとに患者対応時のメモを登録し、利用履歴に沿って各患者の記録を確認することができます。この機能により、患者の症状が予約ごとにどのように変化したかを継続して確認することができます。
また、スタッフ間でデータを引き継ぐことで、過去の施術を見返し、スタッフが変わっても患者に寄り添ったきめ細やかなサービスを提供できます。
クーポン発行機能
クーポン機能を上手に活用することで、施術以外でも新規顧客獲得やリピート率向上に役立ちます。鍼灸院の施術は値が張ることが多いですが、値段を気にする新規患者を、クーポンの発行により獲得できる確率が高まります。
また、RESERVAでは患者ごとに異なるクーポンを発行することができます。そこで、患者の年齢や性別に適したクーポンを発行することで、効率的な患者の獲得やリピート率の向上が期待できます。
アンケート・レビュー収集機能
アンケート・レビュー収集機能は、来店客が感想とともに0～10点の11段階で評価するものです。その評価をもとに店舗側は患者のニーズを把握できるだけでなく、運営改善のヒントを得ることができます。
また、患者にとっても店舗の選択に際してレビュー機能が役立ちます。初来店時は店舗や施術者の雰囲気がわからず、不安を感じる人も少なくありません。そのため、レビューを参考にすることで、安心して店舗に足を運ぶことができます。
予約アンケートのカスタマイズ
運営者が自由にカスタマイズしたアンケートに対し、患者に施術以前に答えてもらうことができます。予約時に患者が書いたアンケートをもとに、施術者は患者の身体の状態を理解するとともに、最も適した施術を行えるとともに、患者側も一層満足した施術を受けることができます。
また、予約時アンケートはデータで管理できるため、紙媒体の資料がかさばることもなく、スタッフ間で容易に情報共有を行えます。
治療院やその他施設での導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が多数紹介されています。鍼灸院以外にも、整体院やサロンの運営者もRESERVAを導入し、日々の運営を効率化のみならず、予約件数が増加したといいます。
とにかく最高です！予約受付に関する対応時間が半分以上減り、本当に楽になりました。特に操作画面が見やすくて使いやすいですね。私はパソコンではなくスマホですべて操作していますが、サクサク動きますし問題なく使えています。その日の予約状況が一目で分かるので、診療の空いた時間に確認することもかんたんですね。RESERVA導入前は月間400件くらいでしたが、RESERVA導入後の現在は月間800件以上予約が入っています。
—RESERVA活用事例｜銀座そうぜん鍼灸院【マッサージ・治療院】
顕著なところでは、お問い合わせの数が格段に減りました。以前は電話やメールで月に数件は問い合わせが来ていたのですが、RESERVA導入後は明らかに減少しました。
また、問い合わせが減ったからといって、予約数も減ったかというとそうではなく、むしろ予約件数は増えています。つまりお客様は予約管理画面上で、疑問を抱かなくなったことで、予約完了までスムーズに行えるようになったと感じます。
–RESERVA活用事例｜Happy Ribon【ジュエリー・来店予約】
今まで電話などで対応しきれなかった予約受付を自動化できたことで、予約件数が急増しました。
予約システムを導入したことで、施術に集中できるようになりましたし、お客様も空いている日程から選ぶだけなので楽ですよね。
–RESERVA活用事例｜鍼灸hana【鍼灸治療院】
RESERVAの導入で実現する鍼灸院運営の効率化
今回は、鍼灸院運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAはフリープランから多くの機能を利用でき、シンプルな設計でデジタルに苦手意識がある人でも使いやすいです。24時間365日の受付機能をはじめとし、事業者ごとのニーズに沿った様々な機能が搭載されています。また、サロンや整骨院などサービスを提供する運営者にとって、顧客の満足度を向上させるためには、カルテ機能やレビュー機能を活用した質の高いサービスの提供が必要不可欠です。業務を効率化し、患者に寄り添ったサービスを提供したいと考えている鍼灸院運営者や、鍼灸院の設立を検討している方はぜひ本記事を参考にしてみてください。