「モノ消費」から「コト消費」、さらに「トキ消費」の時代と言われる今、体験型のワークショップが流行しています。
国土交通省 観光庁が2023年3月（令和5年）に発表した「世界的潮流を踏まえた魅力的な観光コンテンツ造成のための基礎調査事業調査報告書」によると、体験型イベントは、万博や美術展覧会をはじめとする受動型・鑑賞型イベントよりも、参加度が高いことが明らかになっています。参加者がまちを歩きながら課題などを発見し、共有する「まち歩き」が開催されるなど、地域の産業の魅力を発見したり、地域とのつながりを持てるイベントが日本全国で人気を集めています。
一方で、ワークショップの開催にともなう準備は担当者への大きな負担となり、業務の効率化が必要不可欠です。
忙しい状況でもワークショップを運営するためには、一括管理が可能な予約システムの導入が効果的です。予約システムを活用することで、担当者が毎回行う必要のあった受付や管理を、すべてシステムに任せることができます。本記事では、ワークショップにおすすめの予約システム「RESERVA」を例に挙げ、導入のメリットや機能、特徴を紹介します。
ワークショップを開催するうえでの懸念点
ワークショップを開催する際、注意しなければならない点がいくつか存在します。本項では、考えられる懸念点を3つ紹介します。
人員不足
ワークショップの開催には、当日使用する備品の準備や進行台本の作成など事前にやるべきことが多く、限られた時間や人数の中で準備を進めるのは困難です。また、実際にワークショップを開催しても、受付やアンケート実施などに人員を割かなければなりません。
参加管理
担当者は日頃の業務と並行して、参加希望者とやりとりをしなければなりません。予約状況を確認しながら、選択された日程と時間を把握して参加者の名簿を作成することになります。また、参加者には案内メールやリマインドメールの送信も必要です。
予約対応時間の制限
電話やメールを通じて予約の受付を行うと、勤務時間外に予約したい参加希望者への対応が遅れてしまいます。また、勤務中に予約受付業務にあてる時間を捻出することは難しく、対応の遅れは予約者に不信感を与えてしまいます。
ワークショップにおける予約システムの活用
ワークショップの運営に予約システムを活用した際にもたらされる効果について、予約システム「RESERVA」を例に挙げて紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は国内シェアトップクラスを誇るクラウド型予約システムです。RESERVAの導入数は30万社を超え、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
RESERVAは無料のフリープランから利用可能で、最短3分で予約サイトを作成できます。シンプルな操作性で、予約システムの導入がはじめての方でも気軽に始められます。
→RESERVA予約システムで作成された体験型アクティビティのサンプルサイトはこちら
24時間受付
予約システムを導入すると、参加者は24時間どこからでも予約が可能になるため、メールやチャットでの予約に比べて気軽に申し込むことができます。予約のキャンセルもRESERVAが自動で受け付けるため、担当者の負担を軽減できます。
参加者の一括管理
予約システムを導入すると、予約希望日や時間、顧客の情報すべてを予約システムが一括で管理します。そのため、予約の把握や受付漏れを防げるほか、ワークショップを開催するごとに参加者情報を確認しやすくなります。
アンケート機能
RESERVA予約システムでは、予約者全員に対して自動でアンケートを行うことができます。予約時にアンケートを行うことで、予約者が知りたい内容や質問を事前に把握できます。さらに、ワークショップ終了後にはNPS®調査を使って参加者の満足度を調査できます。予約時と参加後の両方でアンケートを実施することで、ワークショップの質を高めるだけでなく、今後の運営の改善にもつながります。
ワークショップにおすすめなRESERVAの機能
前述の例以外にも、RESERVAにはワークショップの運営に便利な機能が多数搭載されています。
予約受付締切
予約日から数えて、いつ受付を締め切るかを指定できます。準備に時間がかかるワークショップの場合、担当者が早い段階で参加人数を把握できれば、余裕をもってワークショップを運営できます。
リマインドメール機能
リマインドメール機能とは、予約日時が近づいた参加者に予約状況の再確認通知を配信する機能です。参加者がワークショップの予約を忘れて無断キャンセルしてしまう事態を防ぎます。また、リマインドメールはテンプレートが設定されており、担当者がメールを作成する手間を省くことができます。テンプレートは必要に応じて編集できるため、当日の持ち物や注意事項などを配信することも可能です。
来店・来場（チェックイン機能）
予約者が実際にワークショップに参加したかを管理できます。さらに、予約者自身で来場処理を行うセルフチェックイン機能もあります。システム上で発行されたQRコードを店舗や会場の受付窓口などに用意することで、来場状況を自動で一括管理でき、担当者の負担を軽減できます。
事前カード決済機能
ワークショップの予約メニューの代金を事前にオンラインで決済できるサービスです。予約日当日、現地で現金をやり取りする時間と手間を省くことができます。
ワークショップでのRESERVA導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が多数紹介されています。今回、ワークショップでの導入事例は紹介されていませんが、同様のイベントやセミナーで導入された例が掲載されています。
食堂やワークショップについては、当日の準備のために予約受付締切を設定しています。そして残席数表示機能は大変便利です。食堂では親子を1日6組まで受け入れていますし、ワークショップでは参加人数を制限しなければならないので、この機能によってお母さんたちが予約する際に残席数を確認して参加を判断いただけるようになり、すごくありがたいです。
RESERVA活用事例｜助産院mamana.house
多くの予約システムを比較検討した中で、RESERVAは子ども料金の設定が可能であり、さらにオプションメニューも設定できること、そして何より予約から決済までを全てオンライン上で完了できる利便性に魅力を感じました。そして、これらの機能を提供するにもかかわらず、月額料金が非常にリーズナブルだったことが、最終的にRESERVAを選ぶ大きな理由となりました。
RESERVA活用事例｜SHIRASE（シラセ）5002【乗船予約】
まとめ
今回は、ワークショップの運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは初めて予約システムを導入する方にも使いやすい、シンプルな操作性が特徴です。最短3分でサイト開設でき、予約者と運営側、どちらにもメリットのある機能を多数搭載しています。
ワークショップやイベントの運営にあたり予約システムの導入を考えている担当者は、本記事を参考にしてみてください。