【法人向け】名刺管理システム7選｜選び方のポイントも解説

名刺管理システムとは、名刺に記されている会社名や、氏名、メールアドレスや電話番号などの様々な情報をデータ化して管理するシステムです。

データに変換することで、PCやスマートフォンなどを使用して情報をかんたんに共有できるようになります。

また、保存したデータは検索をかけるだけ容易に表示できるため、従来から人の手で行われてきた名刺管理の効率化にも役立ちます。

例えば、名刺を交換した人の会社名はわかるけど名前が思い出せない、というときに、検索してかんたんに表示できるメリットがあります。

本記事では、法人向け名刺管理システムの選び方や、おすすめの名刺管理システムを紹介しています。自身の目的に沿ったシステムを選ぶための参考にしてください。

紙で名刺管理をするデメリット

従来は紙で名刺管理をすることが当たり前でしたが、そこにはいくつかのデメリットがあります。

想定される主なデメリットは以下の通りです。

整理の大変さが、紙での名刺管理における最も顕著なデメリットです。例えば、毎月20枚以上の名刺をもらうサラリーマンであれば、年間200枚～300枚溜まります。そして、それらは名刺ファイルや名刺ホルダーで管理することが一般的でした。

しかし、紙の名刺が溜まれば、当然名刺ファイルやホルダーに収まらなくなり、新しい名刺ファイルを購入することになります。複数の名刺ファイルで管理していると、知りたい情報がすぐにわからないことや、最悪の場合紛失してしまうリスクも無視できません。

情報の整理が困難であることも大きなデメリットです。紙の名刺を会社や役職ごとに仕分けし管理することは労力がかかるうえに、効率も良くありません。

名刺管理システムを使用すれば、会社名や役職だけでなく、名刺にその人特有のラべリングを施し、ラベルごとの仕分けが可能です。そして、検索機能で即時に知りたい情報を表示できるので、管理効率は圧倒的に良くなります。

また、紙で名刺管理をする場合、名刺交換相手の役職が変わると、以前の名刺は意味を持たなくなってしまいます。しかし、名刺管理システムであれば、相手の役職が変わった場合に、データが最新の状態に更新されるため、名刺が無駄になることは一切ありません。

このように紙での名刺管理は、生産性の向上にあたり様々な弊害が生じます。名刺管理に関する様々な業務を効率化するために、名刺管理システムの導入を検討してみてください。

名刺管理システムのタイプ

名刺管理システムは大きく分けて二つのタイプが存在します。

クラウド型は、データをクラウド上で管理します。自由に保存領域の拡張が可能です。オンプレミス型は、セキュリティ対策に特化したタイプで、外部からの侵入をなくし、自社に構築したサーバーでデータ管理を行います。

自社に最適な名刺管理システムを導入するためにそれぞれに特徴を把握しておきましょう。

名刺管理システムの選び方

名刺管理システムについて理解しても、その種類が多く、どれが自分に合うか分からない、どのように選べば良いか、といった疑問が生まれます。

本項では、名刺管理システムの選び方を解説します。自身の目的に沿った名刺管理システムを選択するための参考にしてください。

マルチデバイスに対応

導入を検討している人の中には、スマートフォンでの名刺管理を想定する人がいれば、PCを使って名刺管理を行いたいと考える人もいるでしょう。

会社使用と自宅使用のPC・スマートフォンでOSが異なる場合は、情報を共有できない可能性がありますが、マルチデバイスに対応している名刺管理システムであれば、使用者のデバイスに関わらず同一のデータにアクセス可能です。

たとえマルチデバイスに対応していなかったとしても、対応可能なデバイスは確認しておきましょう。スマートフォンとPCの連帯が可能であるか、WindowsやMacに対応しているかによって使い勝手は大きく異なります。

セキュリティを重視するならオンプレミス型

名刺には様々な個人情報が記載されています。膨大な個人情報をデータ化して保管するため、万全なセキュリティ対策が必要であることは言うまでもありません。

オンプレミス型は自社のサーバーを用いてシステム管理が可能なため、社内に蓄積された情報の管理を、他社に委譲する必要はないです。

クラウド型サービスのセキュリティが不十分ということではありませんが、より強固なセキュリティ体制の構築を望む場合、オンプレミス型がおすすめです。

名刺を大量に保管するならクラウド型サービス

名刺を大量に保管するためには、次に挙げる要素が重要です。

クラウド型サービスであれば、クラウド内でデータの保存が可能であり、柔軟に容量を拡張できます。保存したいデータ量に合わせて、自由にカスタマイズが可能なため非常に便利です。

名刺登録数に上限がないタイプであれば、文字通り無制限に名刺をデータ化できます。日々、多くの名刺交換をする機会がある人は、登録名刺枚数の上限がないタイプが重宝します。

OCR機能とは、光学的文字認識と呼ばれる機能です。スキャンして読み込んだ画像データからテキスト部分を認識し文字に変換します。

OCR機能を活用することで、名刺の情報を逐一手入力する必要がないため、業務の効率化に貢献します。

おすすめの名刺管理システム7選

本項では、おすすめの名刺管理システムを7つ紹介します。
それぞれ、優れている点や料金体系が異なるため、特徴を把握し、自社の理念や事業モデルに合致したシステムを選択するための参考にしてください。

myBridge（マイブリッジ）

【金額】

【特徴】
LINEが運営する名刺管理ツールです。自由に組織間で情報共有ができます。

【優れている点】
名刺情報をデバイスにダウンロードする機能や、名刺交換相手からスマートフォンに着信があった場合に、名前を表示する機能など便利機能が充実しています。

また、社内の名刺を一括で管理でき、スマートフォンで撮影するだけで名刺情報を正確にデータ化するため、名刺交換の機会が多い人にとっては最適です。PCでの使用も可能であるため、出勤時はPCで使用しそれ以外の時はスマートフォンで利用するなど、状況に応じて臨機応変にデバイスを使い分けることができます。

CAMCARD BUSINESS （キャムカードビジネス）

【金額】
STANDARDプラン：1IDあたり1,700円／月
PROFESSIONALプラン：1IDあたり2,500円／月

【特徴】
国内・国外問わず世界各地で活用される名刺管理ツールです。
17カ国の言語に対応しているため、外国人と取引や海外出張の機会が多いビジネスマンに重宝します。

【優れている点】
メールマガジン配信機能を搭載しており、名刺データが登録されているアドレス宛にメールの一括送信ができます。これにより、マーケティングや営業活動の効率化が期待できます。

さらに特筆すべき機能として、簡易SFA機能が挙げられます。SFAは「Sales Force Automation」の略称で、営業の自動化を意味します。簡易SFA機能では、商談やタスク情報を名刺データに関連付けて管理可能です。

名刺、商談情報、タスクを一元管理することで、営業に関する業務をかんたんに可視化できるようになり、効果的な戦略策定に繋がります。

Eight Team（エイトチーム）

【金額】

※Eight（エイト）には無料版も存在します。
無料版では、名刺データ化枚数やクラウド本容量・期間を無制限で使用できます。大量の名刺を効率的かつ安全に管理したいという人は、まずは無料版から試験的に導入してみることも一つの手です。

【特徴】
国内で300万人以上に利用される人気の名刺管理システムです。
2017年に法人向けサービスを開始して以来、爆発的な人気を誇り、導入実績は3,000社を超えています。

【優れている点】
オンライン名刺交換機能では、サービスを使用していない相手に対して、URLを送信するだけでかんたんに名刺交換が可能です。

また、名刺交換を効率化するだけでなく、名刺交換後のアフターフォローも充実しています。名刺交換をした相手が、転職や昇進など、何かの事情で肩書が変わった場合には通知が届くため、常に最新情報を管理できます。

マルチデバイスに対応しており、スマートフォンだけでなく、PCやMacからのアクセスも可能なため、使用する場所を選びません。

仕事柄、名刺交換する回数が多い人は、頻繁に名刺をスキャンする必要がありますが、煩わしく感じる人も少なくないでしょう。

Eightでは、名刺のスキャンを簡便化するための様々な機能が搭載されています。スキャンマンというサービスと連帯した「出張スキャン」では、指定の場所に専門スタッフを呼び、名刺のスキャンを代行してもらうことができます。

「郵送スキャン」では、名刺を郵送するだけで自動的をデータ生成できるので、労力を最小限に抑えます。

名刺バンク2

【金額】
要問合せ

【特徴】
安心・安全を追求した名刺管理システムです。iPhoneやandroid専用アプリも存在するため、使い慣れたデバイスで手軽に使用できます。

【優れている点】
特別なスキャンを必要とせずに名刺データ化が可能です。スキャンの代わりに、スマートフォンやタブレットなど、自身が所有するデバイスのカメラで撮影するだけで、情報を読み込みます。使い慣れたデバイスを使用できるため、心理的負担が軽減されます。

読み込みした名刺の情報は、CSVなど様々な形式に変換可能であり、多くのビジネスシーンに応用できます。例えば、データ化した名刺情報をデータのやりとにおいて互換性の高いCSV形式に変換し、顧客リストを作成することで、マーケティングに活用することが可能です。

さらに、収集した名刺情報をもとに、人物相関を瞬時に可視化する人物相関図機能を搭載しています。名刺交換相手の人物相関関係を整理することで、ビジネスにおけるコミュニケーションを円滑化できます。

名刺バンクは、名刺をアナログな手法で管理する名刺交換の常識を覆し、業務の効率化を支援します。

メイシー

【金額】
月額​​2,178円

【特徴】
業界最安値の名刺交換システムです。

【優れている点】
名刺を自身スキャンする必要がなく、郵送するだけでデータ化可能です。

ユーザー数に上限がないため、社員全員がかんたんに導入でき、社内での名刺情法共有を効率化します。どこにいても、スマートフォン版のアプリから簡易的な操作で名刺データにアクセスできる点も特徴です。

さらに、名刺検索やラベル機能をはじめとした、便利な名刺管理機能・整理機能を多数搭載しています。

名刺検索では、氏名や会社名、メールアドレスなどの基本的な情報のほかに、URLやメモなど、名刺データに付随するあらゆる情報を即時に検索して表示可能です。

ラベル機能では、名刺に役職や関係性などを自由にラベリングし、ラベルごとの管理が可能です。特定のラベリング行った名刺情報のみを閲覧可能にし、名刺および名刺に関連する様々な情報を自由に仕分したうえで、一元管理することもできます。

Sansan（サンサン）

【金額】
要問合せ

【特徴】
約8,000社に利用され、シェア率80％を超える人気の名刺システムです。

【優れている点】
OCR機能が搭載されているため、必要に応じて画像データを文字変換し、業務効率化を促進します。

11カ国の言語に対応しており、グローバルなビジネス展開を試みる事業者には最適です。

特筆すべきは、人物単位で情報を登録できる名刺情報管理機能です。スキャンした情報を機械的に登録するだけでなく、その人ならではの情報を追加し、固有の資産として蓄積できます。

THE 名刺管理 On-premise（オンプレミス）

【金額】

【特徴】
NTTデータNJKが提供する名刺管理システムです。社内にサーバー・通信回線を形成し、システム運用を行うオンプレミス型の名刺管理システムなので、万全なセキュリティ体制を構築できます。

【優れている点】
スマートフォンやスキャナなど様々なデバイスで取得したデータを自社サーバーで一元管理することで、情報漏洩のリスクを最小限に食い止めます。

また、万が一PCに不具合が生じサービスが停止してしまった際は、管理側へ自動的にメール送信をする機能があるため、トラブルの早期発見に繋がります。

まとめ

今回は、法人向け名刺管理システムの選び方やおすすめのシステムについて解説しました。

営業マンのみならず、ビジネスパーソンであれば名刺を交換する機会も多いです。名刺は形式的に交換するだけの自己紹介ツールではなく、その後の関係性構築やマーケティングなどに役立つ資産です。そのため、いかに効率良く、正確に管理するかが重要になります。

また名刺管理システムの各種便利機能を活用することで、名刺交換でつながる人間関係の整理や、その人特有の情報をデータ化し、名刺交換相手との建設的かつ生産的なコミュニケーションが実現します。

本記事で紹介した内容を、自身の目的に沿ったシステムを選ぶための参考にしてください。