多くの歯科は予約制を導入し、来院する患者の待ち時間を軽減する体制を取り入れています。しかし、予約の管理には手間や費用がかかるため、歯科にとって大きな負担となるのが現実です。歯科医院で治療までの待ち時間を減らして円滑な運営を行うためには、これまでの業務を見直して効率を改善する必要があります。そこで有用な手段が予約システムの導入です。
今回は、予約システムの選定ポイントや導入メリットをまとめました。以下の項目に沿って歯科の業務効率を向上できる予約システムを8つ紹介します。
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歯科が予約システムを導入すべき理由
厚生労働省が発表した「歯科医療の専門性をとりまく現状について」によると、1990年に5万2216施設だった歯科施設数は、2010年には6万8384施設へと増加しました。その後、同省が公開した「医療施設調査」では、2021年度の歯科施設数は67,899施設となっており、近年の施設数は68,000前後で落ち着いています。
一方で、歯科医院の廃院と休院数は、帝国データバンクが公開した「医療機関の休廃業・解散動向調査（2021 年）」によると、2016年の75件から2021年には84件へと微増しました。現在、歯科業界は競争率が高まり、廃院と休院の傾向が右肩上がりであることがうかがえます。このような状況を乗り越え、さらに患者数・売り上げをアップするには、サービスの質向上・再診率の増加に向けた施策が重要です。
予約システムは、患者情報の管理における自動化だけでなく、キャンセル待ち対応や再診率の増加につながる機能が数多く搭載されています。予約システムには、無料から使えるものが多いため、他の歯科医院との差別化の第一歩としておすすめです。
歯科に予約システムを導入するメリット
予約システムを導入することは、業務を行う際にさまざまなメリットを生み、効率化へと繋げられます。
1.キャンセル待ち
予約システムを導入することで、歯科医院で経済的な負担となる患者の予約キャンセル向けの対策を構築できます。
このキャンセル待ち機能は、キャンセル枠の情報が自動配信で患者側に送信ができます。これにより患者自身で予約状況を確認する手間を省略ができ、事前に歯科側も患者のキャンセル状況を把握することで予約枠を他の患者に使用できることがメリットです。
2.予約忘れの防止
予約システムを使うと、患者に予約確認の自動メールを送信できます。歯科医院の予約確認が紙の診察カードや電話上であると、患者が予約日時を忘れてしまうことがあります。予約日時の忘却による予約キャンセルを防止することは、歯科における管理システムの効率化につながります。
慌ただしい状況であっても、患者の予約時間の行き違いを減らすことで歯科側における負担も軽減することが重要です。
3.再診率の増加
予約システムで受付をシステム化すると、患者側から歯科に電話をする必要がなく、スマートフォンのみで予約ができます。患者側の予約までの流れを簡易化して利便性を上げることで、患者満足度と再診率の増加につながります。
4.患者の情報収集とデータ分析
予約システムを導入することで、予約した患者の来院データの収集とデータ分析が可能になります。各患者における歯科の利用頻度と月額会費の支払い状況の確認、合わせてExcelファイルで顧客情報をダウンロードができます。
見落としていた患者の来店傾向を把握することで、歯科医院内の診断内容を見直すことでサービス向上の機会づくりになります。
歯科向け予約システム8選
豊富な機能を搭載した予約システムは複数あります。今回は、歯科向けにおすすめの予約システムを8つ紹介します。
1.RESERVA（レゼルバ）
RESERVA（レゼルバ）は、導入数26万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、あまり導入コストをかけたくない・使用感を確かめてから導入したといった院におすすめです。
100種類以上の機能を搭載しており、歯科の予約業務の効率化はもちろん、集客力向上が可能になり、歯科医院の運営に欠かせない機能が揃っています。
例えばリマインドメール機能は無断キャンセルの防止・急遽予約枠にキャンセルの際に効率的な予約枠の埋め合わせ・患者の予約時間前に自動でリマインドメールなどがの機能です。
RESERVAは多彩なプランから各歯科医院の運営におけるニーズに沿った選択ができ、使用予定の機能数によって細かい料金設定がされている点も特徴です。
【歯科向け機能】
・メルマガ配信機能
・予約リマインドメール機能
・予約時アンケート機能
・カルテ機能
・キャンセル待ち機能
・月額プラン機能
・顧客分析機能
・オンラインカード決済機能
【価格・月額料金】（税込）
| プラン名 | 初期費用 | 月額料金 |
| フリープラン | 0円 | 0円 |
| ブループラン | 0円 | 3,850円 |
| シルバープラン | 0円 | 6,600円 |
| ゴールドプラン | 0円 | 13,200円 |
| エンタープライズプラン | 0円 | 25,300円 |
| スイートプラン | 0円 | 55,000円 |
2.Dentry byGMO（デントリー）
Dentry byGMO（デントリー）はクラウド型歯科予約サービスで、セキュリティ面で安全性の高い予約システムです。LINE連携やLINEチャット連携に対応して、患者とのやり取りを円滑にできる仕組みが導入されています。
管理画面上で物販販売ができたり、在庫管理が可能なため歯科医院の運営における利便性の高さが特徴です。
【歯科向け機能】
・LINE連携
・LINEチャット連携
・在庫管理
・メディカルレジ
【価格・月額料金】（税込）
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
3.Apotool & Box for Dentist（アポツール＆ボックス）
Apotool & Box for Dentist（アポツール & ボックス）は、来院ステータスの確認やキャッシュレス決済などの便利な機能が搭載されています。オプションプランの組み合わせも自由なため、各歯科医院の運営状況に合わせて予約管理ができます。
【歯科向け機能】
・キャッシュレス決済機能
・経営分析機能
・顧客呼び出し機能
【価格・月額料金】（税込）
| 初期費用 | 月額料金 |
| 300,000円～ | 18,000円～ |
4.PISCES APO（ピスケスアポ）
PISCES APO（ピスケスアポ）は、歯科医院に特化した予約システムです。細かな患者の管理ができることが特徴となっており、細やかな予約スケジュール管理・予約数・来院数・急患数などの推移を把握できます。
Web予約システムも導入可能となっており、受付業務の効率化と予約率の向上につなげられます。
【歯科向け機能】
・WEB予約機能
・WEB再診機能
・リライト診察券機能
【価格・月額料金】（税込）
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
5.myDental （マイデンタル）
myDental（マイデンタル）は、アプリを使ったWeb予約や予約管理ができます。QRコードによる自動チェックインに対応しており、患者の利便性が高い点が特徴です。家族単位または個人で診察券をアプリ上で管理でき、来院日の前に自動通知が可能です。
【歯科向け機能】
・予約管理機能
・診察券機能
・メッセージ機能
【価格・月額料金】（税込）
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
6.DentNet（デントネット）
DentNet（デントネット）は、24時間対応のWeb予約機能や自動音声連絡の利用ができ、歯科医院の要望に合わせてシステムをオーダーメイドが可能です。初期設定の段階で89項目、サーバー側の設定で389項目のシステム設定が搭載されており、豊富なメニューから運営側のニーズに合わせた予約管理の設定ができます。
【歯科向け機能】
・自動音声連絡機能
・情報共有機能
・来院履歴表示
【価格・月額料金】（税込）
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
7.デンタルアクセス
デンタルアクセスは、予約管理システムのみならず、診療マネジメントシステムの機能が特徴です。例えば、歯科医院で経費削減用のマネージメントシステムやLINEやSMSの予約管理を効率化するための自動連絡機能です。
予約システム効率を高めるための、歯科医院側と患者の双方にメリットのある予約機能が導入されています。
【歯科向け機能】
・プッシュ通知機能
・自動電話連絡機能
・空き検索機能
【価格・月額料金】（税込）
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
8.ApoDent（アポデント）
ApoDent（アポデント）は、予約システムの利便性だけでなく、取り扱いデータのセキュリティの高さが特徴です。機能面はアポイント状況、キャンセル待ちや患者の個人情報をリアルタイムで情報共有ができたり、定期健診対象者リストの作成が可能です。
キャンセルが発生したタイミングでEメールやLINEで再予約のフォローアップが自動送信に対応しており、業務に煩雑なときでも使いやすい仕様です。
【歯科向け機能】
・アポイント状況の共有
・患者ステータス
・出勤スケジュール
【価格・月額料金】（税込）
| 初期費用 | 月額料金 |
| 59,800円 | 5,000円 |
歯科での予約システムの導入事例
多くの歯科施設で予約システムが活用されている例があります。本項では、RESERVAの活用事例インタビューの記事から、審美歯科での導入事例を紹介します。
RESERVAの導入事例
麻里デンタルクリニックは、ホワイトニングやセラミック治療などの審美歯科に特化した歯科医院です。当歯科医院がRESERVAを導入したきっかけは、自身でインターネット検索をして予約管理がかんたんそうだと判断したからです。
同院がRESERVAを導入した後は、予約の受付が24時間365日ができるようになったことで、以前まで対応する余裕がなかった電話予約が可能になりました。予約時間の拡大によって売り上げは約20%増加したことで、利用者は導入効果を実感しています。
その他、導入後に気づいた予約システムの魅力やRESERVAの予約システムについて、下記の事例記事で詳しく紹介されています。
RESERVA活用事例｜麻里デンタルクリニック【サービス・クリニック】
まとめ
今回は、歯科で予約管理を自動化するメリットとシステム選定の際のポイント、予約システム8つを紹介しました。
予約システムは、より良い歯科づくりを叶えるサービスです。予約受付の自動化により、患者の治療時間までの待ち時間の短縮や各患者の診察状況の可視化などのメリットがあります。患者情報をしっかりと把握することで患者の満足度や歯科医院の売り上げ増加につながります。
各予約システムにはそれぞれ特徴があるため、自院に合ったシステムを見極めることが必須です。まずは導入事例を参考にして、自社での予約形態をどう変化させるかや欲しい機能をイメージしてみることからおすすめします。
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