Googleカレンダーは、誰でも無料で使える便利なツールです。
カレンダー機能のみならず、予約スケジュール機能を使えば、オンライン予約システムとして利用することができます。Googleカレンダーを上手に活用することで、低コストかつスピーディに自社のビジネスに予約システムを導入することが可能です。
とはいえ、「そもそもGoogleカレンダーって何？」「Googleカレンダーを活用した予約システムってどうすれば使えるの？」といった疑問があるかもしれません。本記事は、Googleカレンダーの概要、Googleカレンダーを予約システムとして活用する場合の使い方、メリット・デメリットについて、わかりやすく解説します。
Googleカレンダーとは
Googleカレンダーは、Googleアカウントを持つユーザーであれば誰でも無料で利用でき、個人のスケジュール管理だけでなく、チームでの情報共有や会議の調整にも役立つ、無料のクラウド型スケジュール管理ツールです。パソコンやスマートフォンからかんたんに、予定の入力や共有、リマインダー設定、Googleサービスの連携などができます。
今回は、Googleカレンダー機能のひとつである「予約スケジュール機能」を活用して、予約システムを作成する方法を紹介します。なお、Googleは以前「予約枠機能」をリリースしていましたが、その機能は予約スケジュール機能に統合される形で、2024年7月18日に廃止されています。
Googleカレンダーを予約システムとして使う方法
予約システムとしてのGoogleカレンダー運用は、Googleの個人アカウントひとつでかんたんに開始できます。ただし、無料の個人アカウントの場合、一部の機能が使えない点には注意が必要です。対象となる「Google Workspaceサブスクリプション」、あるいは「Google Oneメンバーシップ」を追加することで、すべての機能を利用できるようになります。
【予約スケジュールの作成方法】
- パソコンでGoogleカレンダーを開く
- 左上にある[作成]をクリック
- [予約スケジュール]を選択
- 左側の[予約可能な予約スケジュール]パネルで、予約の設定を行う
- [次へ]をクリック
- 左側の[予約可能な予約スケジュール]パネルで、予約ページの設定を行う
- [保存]をクリック
- カレンダーのURLを公開し、利用開始
Googleカレンダーを予約システムとして利用するメリット
低コストで運用できる
Googleカレンダーは、アカウントさえ作成すれば無料で利用可能です。一部機能に制限はつきますが、コストをかけずに予約システムを運用できます。Google Workspaceを導入した場合でも、月額費用は数千円程度と、比較的抑えられた金額となっています。
サイト作成や操作がかんたん
Googleのインターフェイスが優れているため、Googleカレンダーの操作はシンプルで非常にかんたんです。スマートフォンはもちろん、パソコンやタブレットなどさまざまな端末から利用でき、インターネット環境があればどこにいてもGoogleにアクセスして操作ができます。
予約をする側の負担も少ない
Googleカレンダーの予約システムは、画面設計がシンプルでわかりやすいため、顧客はかんたんに予約を取ることができます。オンライン予約に抵抗がある顧客の場合でも、事業者側が使い方を説明しやすく、受け入れてもらいやすくなります。
予約サイトの共有や公開範囲の設定が可能
Googleカレンダーでは、作成した予約ページや、予約サイトの編集権限をURLをコピーして自由に共有できます。また、予約サイトの公開範囲も設定できるため、店舗の規模に合った柔軟な利用が可能です。
外部サービスとの連携も可能
Googleカレンダーは、外部のカレンダーや外部ツールとの連携も可能です。これにより、Googleカレンダーにない機能を補完でき、予約システムとしての利便性をさらに向上させることができます。
Googleカレンダーを予約システムとして活用するデメリット
予約者もGoogleアカウントが必要
Googleカレンダーの予約システムで予約を取る場合、予約者自身もGoogleアカウントが必要になります。そのため、アカウント作成が手間や負担になると感じる顧客は、予約を諦めてしまう可能性があります。
予約の詳細管理はできない
Googleカレンダーを利用した予約システムでは、取得できる予約者情報が、氏名あるいはアカウント名とメールアドレスなど、最低限となります。そのため、予約者が新規顧客なのかリピーターなのかの判別が難しいという欠点があります。
1つの予約枠に対応するのは1人(1組)のみになる
Googleカレンダーの予約枠は、1枠につき1人（あるいは1組）しか予約できないという欠点があります。。そのため、複数の予約を同じ時間帯に受け付ける美容院や、複数の顧客の予約をひとつの枠に同時に受け付けるジムなどの場合、別途手動での予約設定が必要となり、予約作業が煩雑化します。
リマインド機能や事前決済機能がない
Googleカレンダーの予約システムは、無料プランの場合、一般的な予約システムに搭載されているリマインドメール機能や事前決済機能が利用できません。リマインドメール機能が備わっていない場合、無断キャンセルや遅刻によるサービスの変更などのリスクが高まります。また、事前決済機能がない場合、会計をする必要が生じ、業務が増加します。
デザインの自由度が低い
Googleカレンダーは、あくまでもGoogleのサービスのため、一般的な予約システムにあるような細かなデザイン設定はできません。そのため、自身の店舗や企業のブランドに合う外見にできず、デザイン性の高い自社のサイトに埋め込むと違和感が生まれる可能性があります。
予約システムなら、無料でも多機能搭載のRESERVA
Googleカレンダーを活用した予約システムは、Googleアカウントひとつで始められるため利便性が高いです。しかし、使える機能に制限が多かったり、デザイン面で独自性を出せなかったりと、最適な予約システムにならない場合もあります。そんな悩みを抱える事業者の方には、RESERVAがおすすめです。
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもぴったりです。
詳しい機能についてはこちら：無料で高度な予約サイトが作れる！業界トップシェア【RESERVA】の無料で使えるおすすめ機能
まとめ
本記事では、Googleカレンダーを利用した無料の予約システムの作成方法、そのメリット・デメリットなどについて解説してきました。
予約システムは、事業者側にとっての利便性も重要ですが、顧客にとっても企業や店舗とのやり取りの入口となるため、大変重要です。使いやすい予約サイトを設定しておくことで、顧客から好印象を得ることができ、さらに継続的なサービス利用につながる可能性もあります。
自身の事業に合った予約システムがないかお悩みの事業者の方に、この記事が参考になれば幸いです。