仕事中に「メール対応やスケジュール調整などの雑務に時間を取られ、コア業務に集中できない」「人手が足りないが、採用はハードルが高い」と感じたことはありませんか。
オンライン秘書サービスを利用することで、コア業務以外の雑務や人手不足から解放され、仕事をスムーズに進めることができるようになります。
この記事では
・オンライン秘書サービスとは
・オンライン秘書サービス利用のメリット
・オンライン秘書サービスの選び方
・おすすめのオンライン秘書サービス３社比較
について紹介します。
1. オンライン秘書とは
オンライン秘書サービスとは、秘書業務や経理、財務、人事などのバックオフィス系の仕事をサポートしてくれるサービスのことです。人手不足、雑務がコア業務に支障をきたしているといった状況を打破するにはうってつけのサービスと言えるでしょう。
加えてオンライン秘書サービスの中には、上記のようなバックオフィス業務のみならず、Web運用やあらゆるコンテンツの作成、分析レポートなども代行してくれるサービスもあります。
具体的な業務内容としては
【秘書業務】
・スケジュール管理
・アポイント管理
・タスクの進捗状況／タスク管理
・クライアントの窓口対応
・メール対応
・顧客管理
・翻訳業務
【経理・人事などのバックオフィス業務】
・経費精算
・見積書作成
・企業関連資料の作成
・採用などの人事業務
・研修などの準備
・在庫／売上の管理
【Webマーケティング関連補佐業務】
・WebサイトやSNSの運用
・記事やバナーなどの制作
・WebサイトやSNSの分析
・コーディング
などが挙げられます。サービスによって、請け負い可能な業務は異なります。
2. オンライン秘書サービスのメリット
人件費削減を実現
オンライン秘書サービスは、人手が必要な部分の業務を必要な時間だけ依頼することが可能です。そのため人件費が削減され、自社で人を雇うよりも非常に効率的です。
仕事をスムーズに進められる
書類作成やスケジュール調整、連絡作業などに時間を奪われ、自身にしかできない業務に割く時間が減ってしまう、という方が多くいらっしゃいます。オンライン秘書サービスを利用することでコア業務に集中できるようになります。これにより残業なども減り、働く方々の働きやすい環境づくりにもつながります。
採用の手間が省ける
オンライン秘書サービスを利用することで、自社で人を雇う必要性が減るため、採用コストが削減されます。オンライン秘書サービスはしっかりと研修を受けたスタッフが在籍しているため、採用コストが削減されるにもかかわらず、丁寧で質の高い仕事を実現可能です。
3. オンライン秘書サービスの選び方
対応している業務は何か
「秘書業務を任せたい」「Webマーケターの補佐を行ってほしい」など、企業によって任せたい業務は異なりますよね。自社が代行してもらいたい業務に対応しているサービスか否かを確認し、オンライン秘書サービスを選ぶ必要があります。
反対に何を任せるべきかわからないという方は、取り扱っている業務の幅が多くプラン変更がしやすいサービスや、ヒアリングから提案してくれるサービスなどを選びましょう。
その他自社の要望に対応してくれるか
業務内容の他にも、例えば
・英語が話せる人材を指名したい
・自社の業界特化した対応や作業をしてほしい
・海外での業務にも対応してもらいたい
などの要望もありますよね。このような任せたい業務以外の要望も叶えることが可能なサービスか否かにも注目です。
対応期間はどのくらいか
「短期間だけ代行してもらいたい」「年単位で代行をお願いしたい」「必要な時に必要な分だけ利用したい」など、オンライン秘書サービスを利用したい期間は企業によって様々です。どれくらいの期間から利用可能かについても確認しましょう。
セキュリティは万全か
オンライン秘書サービスと契約するということは、自社や自社の顧客の情報を少なからず共有する必要があります。その際に、企業の成長のために利用したにもかかわらず、機密漏洩やデータの改ざんなどが起こってしまっては元も子もありません。必ずセキュリティ対策が整っているオンライン秘書サービスを選定することをおすすめします。
費用はどの程度か
「契約期間」「対応可能時間」「対応業務」は各オンライン秘書サービスによって異なります。もちろん、どのような対応を頼むかによって料金も異なります。自社のニーズと予算にあったオンライン秘書サービスを選定、スタッフの質などの口コミも参考にしながら比較しましょう。
おすすめオンライン秘書サービス3社比較
ここからは上記の選び方を踏まえたうえで、「取り扱い業務」「費用」「特徴」などを説明しながら、おすすめのオンライン秘書サービスである「フジ子さん」「CASTER BIZ（キャスタービズ）」「Genny（ジェニー）」の３社を比較していきたいと思います。
フジ子さん
| 取り扱い業務 | 経理・人事・電話・翻訳・Webサイト運用 |
| 対応時間 | 平日・土日祝日：9:00～18:00 |
| 特徴 | ・１か月のみの契約あり ・プラン変更／翌月解約に対応 ・各業務内容に経験者が在籍 ・業界相場の半額で利用可能で安い |
| セキュリティ | 徹底した研修により対策、秘密保持契約により情報漏洩時には損害賠償対応 |
| 対応言語 | 英語 |
| 無料トライアル | あり（２時間） |
| 費用 | 【プラン価格】 PLAN20：5.17万円（20時間／月） PLAN30：7.59万円（30時間／月） PLAN50：10.89蔓延（50時間／月） 全て税込み価格、契約期間は自動更新になります。 【時間単価】 月50時間プラン：約2000円／時 |
CASTER BIZ（キャスタービズ）
動画引用元：Caster Co.Ltd. 株式会社キャスター
| 取扱業務 | 秘書・リサーチ・人事・総務・Webサイト運用 |
| 対応時間 | 平日9:00～17:00 |
| 特徴 | ・導入企業累計1000社突破 ・プランにより担当者指名可能 ・採用倍率100倍のアシスタント ・翻訳や文字起こしに対応 ・Chatwork／Slackを活用 |
| セキュリティ | 情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格「ISO/IEC27001」認証取得 |
| 対応言語 | 英語、中国語、韓国語、スペイン語など |
| 無料トライアル | あり（２時間） |
| 費用 | ６か月：132,000円／月（30時間） 12か月：118,800円／月（30時間） カスタマイズプランあり |
Genny（ジェニー）
| 取り扱い業務 | 営業補佐・秘書・電話・リサーチ・経理 |
| 対応時間 | 平日9:00～18:00 |
| 特徴 | ・アプリから手軽に業務依頼可能 ・サポート時間・タスク数に上限なし ・担当アシスタントの指名可 |
| セキュリティ | 取り扱い情報をすべて暗号化、金融機関レベルのセキュリティ |
| 対応言語 | 不明 |
| 無料トライアル | なし |
| 費用 | スタンダードプラン：税込115,500円/月（2ヶ月） 12か月プラン：税込107,800円/月（12ヶ月） 18か月プラン：税込104,500円/月（18ヶ月） 初回2週間無料で利用可能 |
まとめ
今回はオンライン秘書サービスとは、利用のメリット、サービスの選び方そしておすすめのオンライン秘書サービス３社比較について紹介しました。
オンライン秘書サービスを利用することで、「丁寧で素早くバックオフィス業務をこなしてくれ、頭を使う業務に集中できるようになった。」「優秀なアシスタントがいることで安心して業務に取り組め、仕事の効率が上がった」などの声が上がっています。
皆さんも自社にあったオンライン秘書サービスを利用することで、仕事をスムーズに進めていきましょう。