抽選機能付き予約システムとは?メリットやおすすめのシステムを解説

抽選機能付き予約システムとは?メリットやおすすめのシステムを解説

イベントやレッスンの予約など、提供できる枠が制限されているものに対しては「抽選式予約」が利用されることがよくあります。その仕組みは、運営者にとっては予約の受付や抽選、当選/落選の連絡など、負担がかかる予約方法とも言えます。

そこで、抽選機能付き予約システムを利用すると、抽選式予約の作業を一括でシステムに任せることができ、予約希望者、運営者双方が恩恵を受けることができます。本記事では抽選機能付き予約システムを導入することのメリット、おすすめの予約システムについて解説していきます。

抽選機能付き予約システムとは

まず、「抽選機能付き予約システム」とは何か、概要を説明します。

抽選式予約と先着予約

抽選式予約(抽選予約)とは、受付期間中に申し込みをした人のうち当選者だけが予約を確定できる仕組みです。予約枠に限りがあり、枠に対して予約希望者の数が上回る場合に使われる方法です。

コンサートやライブイベント、各種スクールのレッスンなどでよく利用される予約方法です。

先着予約は受付期間中の申し込み順が早いほど予約が取りやすいのに対し、抽選式予約は申し込み順と関係なく、その時の運次第で予約が取れるかどうかが決まります。

抽選機能付き予約システム

抽選機能付き予約システムとは、その名の通り抽選機能が付いた予約システムのことです。抽選式予約そのものはシステムを入れなくても実施することができますが、予約システムを導入することでより円滑に進めることができます。

抽選機能付き予約システムのメリット

抽選機能付き予約システムには多くのメリットがあります。ここでは特に重要な3点について紹介します。

1. スムーズに手間なく抽選できる

抽選式予約は、現地で直接受付をして整理券を配布したり、メルマガや電話で受付するなど様々な方法があります。とはいえ、アナログな予約方法だと時間や場所、人員の確保など手間がかかります。

予約システムを利用し、利用者がオンラインで予約できるようにすれば、準備の手間が削減され効率よく予約作業を進められます。予約希望者にとっても移動などにかける時間がなくなり、手軽に申し込むことができるのは大きなメリットです。

さらに抽選機能付き予約システムであれば、予約を受け付けてくれるだけでなく、その後の抽選、当選/落選結果のメール自動配信までシステムで一括で行うことができます。これまで抽選式予約に割いていた工数が一気になくなります。

2. わかりやすい予約サイトを手軽に作成できる

予約システムには利用するタイプに合わせたテンプレートが用意されています。HTMLやCSSなどサイト作成の技術がなくとも、管理画面から必要な情報を入力するだけで見やすく、わかりやすい予約サイトを作成することができます。運営者が使いやすいのはもちろん、利用者にとっても予約しやすい環境をかんたんに整えることができます。

3. データの一元管理で情報管理が楽になる

電話やメール、直接現地に集合するなどして予約を受け付けていた場合、データの管理が煩雑になります。整理券の管理や電話で受けた予約のメモ、Excelや情報管理のフォームに入力する手間が発生するためです。予約が殺到してしまった場合は気を付けていてもミスが起きやすくなるでしょう。

予約システムを使ってオンラインで予約を受け付ければ、予約希望者が自分で情報を入力してくれるので運営者側のミスは起こりません。また、利用者が入力した情報をそのままシステム内に情報をためることができ、抽選や当落の情報保管も同じシステムでできるので、圧倒的に情報管理がしやすくなります。

抽選機能付き予約システムを導入するときのポイント

抽選機能付き予約システムを導入するとき、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。

機能の豊富さ

実際に予約システムを使用していると、使用前には見えてこなかった要望が次々と出てきます。初めのうちはシステム理解に精一杯ですが、慣れてくると「あれもやりたい、これが必要」など物足りなさを感じるかもしれません。一度導入してしまうと、他のシステムを乗り換えるのはとても手間になります。初期の段階で機能が豊富にあるシステムを選ぶことはその後継続して利用するうえでは重要です。

予約システムの導入で施設管理・備品管理の効率化・省力化を図るには

運営事業会社の信用度

予約システムを長く使い続けたいと思っていても、開発運営をする会社が廃止された場合、サービスは停止されてしまいます。サービスが存続したとしても、大きく内容が変わったり、価格が跳ね上がることがあるかもしれません。その他、情報漏洩など過去に事故がないか、個人情報を扱う上で安全性は保たれているか、こうした点は先にしっかり確認しておくべきでしょう。

抽選式予約に特化した機能があるかどうか

予約システムは、新型コロナワクチン接種を機に多く誕生しましたが、すべてのシステムに抽選機能が付いているわけではありません。抽選式予約を行いたいのであれば事前に確認しておくことが必要です。また、自動メール配信や定員割れ時の対応など、抽選式予約を導入する上で必要な他の機能も付随しているかどうかもポイントです。しっかりチェックしておきましょう。

抽選機能付き予約システムのおすすめ紹介

抽選機能が付いた便利な予約システムの代表例について紹介します。

予約システム「RESERVA」

画像引用元:RESERVA公式サイト

抽選機能付き予約システムの中でも最もおすすめなのが「RESERVA(レゼルバ)」です。RESERVAの概要、抽選式予約に特化した機能については下記のとおりです。

RESERVAの概要

RESERVA(レゼルバ)」は導入数24万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。

パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、まずはお試しでも気軽に使うことができます。

RESERVAの抽選機能の特徴

RESERVA予約システムの抽選機能では、抽選申込から抽選処理、結果通知までを一貫して行うことができます。コンサートやスポーツ観戦、スクール・レッスンにおすすめの機能です。

抽選機能は抽選申込者に対して、設定した抽選日にシステムがランダムで当選/落選を割り当て、申込者に対して抽選結果をメールで自動配信する機能です。
運営者は管理画面から結果を確認できます。

その他、抽選式予約をするときにあるとうれしい機能が搭載されています。

抽選枠数の指定が可能

抽選枠数を一定数より少なくする設定が可能です。例えば、どうしても自社社員分の枠を確保しておきたい時などに利用できます。

抽選結果をメールだけでなくLINEでも送信可能

RESERVAには店舗のLINE公式アカウントと連携できる「LINE連携機能」があります。この機能を利用すると、抽選結果を予約者にLINEで自動送信することが可能です。メールを使いたくない、やり取りをLINEで完結したい予約希望者の取りこぼしを防ぎ、運営側の公式LINEの宣伝にもつながるため、より多くの顧客を獲得することができます。

抽選申込後のキャンセル機能あり

抽選を申し込んだ後、「都合が悪くなったのでどうしてもキャンセルしたい」という予約者もいるでしょう。その場合のために、予約者自身で予約をキャンセルができる機能を備えています。抽選結果待ち、予約確定後どちらでも対応可能です。
キャンセルの締切期限や、キャンセルを受け付けないという設定は管理画面から行うことができます。

定員割れ後の対応が可能

抽選予約の場合、設定した抽選枠よりも応募者が少ない「定員割れ」が発生することもあります。キャンセルが発生することもあるでしょう。その場合を見越して、追加の予約を先着順制で受け付ける設定ができます。これで空席を減らせます。
もちろん、予約を受け付けない設定も可能です。

RESERVAの機能について、より詳しい内容を確認したい場合は以下をご覧ください。

参加者の選択に抽選機能を活用して、抽選から当選通知までワンストップで完結させよう!【RESERVA機能紹介】

適用プラン

抽選機能は「抽選式予約」が発生しやすいスクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプのエンタープライズプラン以上で利用することができます。

画像引用元:予約DX研究所 記事

活用事例

コンサートなどの大規模イベント
抽選機能は、参加人数に対して申込人数が多いコンサートやライブなどの大規模イベントにおすすめです。会場の席には限りがあるためです。先着順の場合、申込開始と同時に予約サイトへのアクセスが集中してしまいますが、抽選制にすることでサーバーダウンを防ぎます。

スクールの少人数レッスン
スクールやレッスンを運営する予約サイトでも抽選機能が役立ちます。例えばヨガスタジオでは、少人数、マンツーマンなど人数を絞って、講師に集中的に教えてもらえる特別プランを作成することができます。先着順にすると、時間に余裕がある人は毎回予約が出来る一方、時間がなくいつまでも予約ができない希望者も発生し、場合によっては運営側に指摘がくる可能性があります。抽選制にすることでより快適なスクール運営につながるでしょう。

その他システムの紹介

その他、抽選式予約ができる予約システムとして「ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)」などがあります。抽選式予約について、詳しくは公式ページをご確認ください。

まとめ

本記事では、「抽選機能」が搭載された予約システムを導入するメリットや、おすすめの予約システムについて解説しました。予約受付、抽選、結果の自動配信をシステムで一貫して行うため、管理者と予約者どちらにとっても有効な機能です。特に管理者にとっては、これまで予約のためにかけていた労力を削減することができるでしょう。ぜひご活用ください。