弁護士事務所に訪れた新規顧客の入り口となるカウンセリング。しかし、カウンセリングへの予約において、予約システムはあまり普及していません。
弁護士のカウンセリング予約に予約システムを導入することで、メールや電話で日程調整する手間を省き、ネット上でかんたんに予約受付ができます。
この記事では、弁護士事務所で予約システムを導入するメリットについて、おすすめの予約システム「RESREVA（レゼルバ）」を例に挙げながらご紹介します。
弁護士が予約システムを導入するメリット
まずは、弁護士業において予約システムを導入するメリットを解説します。
24時間予約受付
予約システムを導入することの最も大きいメリットは、Webサイト上で24時間受付をすることができる点です。
電話やFAXでの受付の場合、営業時間内でしか応対できません。メールの場合でも、様々なメールの中から予約申し込みのメールをチェックし、個別に返信をするというのは手間のかかる作業です。また、事務員がいない個人事務所だと、営業時間内でも対応が難しく、機会損失の可能性があります。
予約システムを導入すれば、いつでも予約の受付が可能になります。対応業務や日程調整の手間を省き、業務の効率化だけでなく、予約を受け付けられないことによる機会損失も減らすことができます。
顧客の利便性・満足度アップ
予約システムを導入することは、顧客にもメリットがあります。
電話での予約の場合、時間帯によってはなかなか繋がらず、ただでさえ相談事で不安を抱えている顧客にネガティブな印象を与え、潜在顧客を逃す可能性があります。
しかし、予約システムならパソコンやスマートフォンから直接予約ができるので、時間や場所を気にせず予約することが可能です。予約がスムーズに行えるようになることで、顧客に安心感を与えると同時に、満足度の向上が望めます。
顧客の情報をすぐに確認できる
顧客情報を紙媒体で管理している場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかるだけでなく、プライバシー保護の観点でも不安があります。プライバシー関連の信頼性は、弁護士の評判を左右する重要な問題です。
予約システムなら、お客さまが入力した相談内容などが顧客情報として蓄積されるだけでなく、情報変更があった際も自動で更新されます。
また、アンケート機能などを利用すれば、事前に顧客の相談内容など、より詳細な情報をデータ化することが可能です。
オンライン相談にも対応
予約システムを導入することで、Zoomなどと連携し、顧客とのオンライン相談をかんたんに利用できます。
感染症流行をきっかけにオンラインでの相談やカウンセリングが増加しました。オンライン相談は弁護士・顧客の双方にメリットがあり、また対面では相談しづらいという顧客にも、一定の需要があります。
オンライン相談を活用することで、潜在顧客へのアピールポイントにもなり、集客につなげることができます。
無料｜おすすめの予約システム
RESERVA予約システム
現在、国内で提供されている予約システムにはさまざまなものがありますが、弁護士事務所での導入におすすめなのがRESERVA予約システムです。
RESERVAは、国内26万社の事業主に利用されている実績ある予約システムで、弁護士事務所はもちろん、貸し会議室やレストランなど、幅広い用途に対応しています。
RESERVA予約システムについては、別記事「予約管理システムRESERVAとAirRESERVEを徹底比較｜導入前に絶対読むべき比較ポイント【2023年】」、「予約管理システムRESERVAとSTORES予約を徹底比較｜導入前に絶対読むべき比較ポイント【2023年9月】」、「【全103社】2023年最新版！予約システムの機能・費用をわかりやすく解説！｜無料プランあり」でも詳しく解説しています。
RESERVA予約システムのおすすめポイント
ここではRESERVA予約システムのおすすめポイントを3つのポイントに分けて解説していきます。
無料で利用可能
RESERVAは無料で利用が可能です。
高度な機能や多くのメニューを利用する場合は有料プランへの加入が必要になりますが、お試し利用であれば無料プランでも十分な機能を利用することができます。
弁護士事務所での利用に便利なさまざまな機能
RESERVAでは、Googleカレンダー連携機能、合言葉機能（合言葉を知っている人だけが予約ページにアクセス可能になる）、Zoom連携機能といった、弁護士事務所をサポートするさまざまな機能が利用可能です。
各機能の詳細については、RESERVA公式サイトからご覧ください。
RESERVA公式サイト：https://reserva.be/
セキュリティ対策が充実
RESERVAはISO（International Organization for Standardization、国際標準化機構）規格であるISMS（Information Security Management System、情報セキュリティマネジメントシステム）を取得しており、高い機密性を評価されています。
顧客のプライバシー保護が重要になる弁護士業において、顧客情報の流出などは必ず避けられなければなりません。
RESERVAであれば、大事な顧客情報を適切に管理することができます。
RESERVAの弁護士事務所への導入事例
予約DX研究所では、予約システムを導入した人の声が紹介されています。
弁護士法人 荒木法律事務所
今までは電話を経ての予約の場合は10分程度話をしていましたが、その時間が短縮になり、さらには予約の内容がGoogleカレンダーに自動入力されるので入力の手間も省くことができています。
RESERVA活用事例｜弁護士法人 荒木法律事務所
荒木法律事務所は、東京都台東区の上野で法律相談を承っている法律事務所です。RESERVAを導入し、短期間で効果を実感されたそうです。
まとめ
今回は弁護士事務所に予約システムを導入するメリットと、おすすめの予約システム・RESERVA予約システムをご紹介しました。
予約システムを導入することで、業務に伴う手間を削減し、業務効率化や人件費の削減につなげることができます。
この記事で紹介したRESERVAは無料で利用を開始できるので、まずは登録をおすすめします。