日本政府観光局の「訪日外客数（2024年1月推計値）」によると、2024年1月時点の訪日外客数は268万8,100人です。コロナ禍前である2019年同月実績の268万9,339人とほぼ同数の水準となります。
また、国土交通省 観光庁の「宿泊旅行統計調査」で2024年1月の外国人延べ宿泊者数は1123万5,450人となり、2019年同月比で22%増加しました。特に東京、神奈川、千葉、埼玉、愛知、大阪、京都、兵庫を含む三大都市圏の宿泊者が上昇傾向にあります。
このような訪日外国人の増加に伴い、効果的なビジネスホテルの運営に向けた施策が求められます。日本国内の旅行者のみならず、インバウンド対応に備えた予約管理システムの導入は、特に効果的です。
本記事では予約管理システムの導入がビジネスホテルの予約にどう影響するか、予約管理システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約管理システムを例に挙げながら解説します。日本語、英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語の6言語に対応しているRESERVAでは、インバウンド需要に伴う訪日外国人へのスムーズな対応につなげられます。
ビジネスホテル業界の現状
顧客の予約データ管理の困難さ
電話やメールなどといった従来の受付方法の場合、受付対応のためのスタッフを配置し、予約管理業務を人の手で行う必要があります。手作業によるチェックインとチェックアウトの確認業務は、 顧客の連絡先情報の記載漏れなどを人為的ミスを引き起こします。
予約管理システムを用いない管理体制に人員や手間を割くことは、本来の業務を停滞させる可能性があります。
会計時の混雑
ビジネスホテルで団体客による受付対応が発生した場合、予約管理システムが導入されていないと支払い処理に手間がかかります。電話やメールを介した従来の支払い方法や顧客履歴の手動管理では、スタッフが顧客リストを確認する際に人為的ミスを引き起こすこともあります。
予約対応時間の限界
メールや電話でビジネスホテルの予約受付をしている場合、営業時間内のみでしか予約を受け付けられず、顧客の機会損失を招きやすくなります。例えば、予約管理とフロント業務などを1人で行っている場合、混雑時に顧客対応に時間を割けないことがあります。
電話やメールの受付対応では、利用者がホテルスタッフとの直接的なやり取りが必要になるため、予約を手間に感じやすくなります。
ビジネスホテルに予約管理システムを導入するメリット
RESERVAは、27万社を越える導入数と、350種類以上の業態での利用を誇る業界屈指のクラウド型予約システムです。アカウントの作成から予約サイトの完成まで最短3分というシンプルな操作性と、業種・業態ごとに必要な100種類以上の機能を豊富に揃えている点が高く評価されています。さらに、初めてのサイト運営で用いられる機能のほとんどがフリープランから利用できる点も、多くの人に選ばれている理由です。
→RESERVAで作成されたホテルのサンプルサイトはこちら
①一元管理による業務効率化
予約管理システムは、宿泊の記録や問い合わせ履歴など、さまざまな情報を蓄積して一元管理します。そのため、ホテル運営者は顧客に関するあらゆる情報をシステム上から確認できます。
また、システムの検索機能を使えば膨大なデータからすぐに必要な情報を取り出せるため、検索時間の短縮にもつなげられます。業務を効率的に進められることが予約管理システムを使用するメリットとなります。
②オンラインカード決済で混雑の防止
オンラインカード決済を利用することで、利用者は事前にホテル料金を支払うことができます。ホテルのフロントで決済をする時間が削減されることで、ホテル内の混雑緩和にもつなげられます。
③スムーズな予約の実現
予約管理システムは24時間365日、いつでも予約を自動で受け付けられ、ビジネスホテルの顧客は自身に適したタイミングで予約できます。また、空室状況も予約サイト内のカレンダーから確認が可能なため、スムーズなホテル利用につなげられます。
④顧客満足度の向上
ホテルスタッフは、予約者名や予約情報に加えて、顧客からの要望など、さまざまな顧客情報を管理する必要があります。予約管理システムの導入により、細かな情報も蓄積でき、ホテル側は各顧客にパーソナライズされたサービス提供にもつなげられます。
これによりリピート顧客の増加や新規顧客の獲得を図れ、顧客満足度の向上につなげられます。
⑤マーケティングの強化
予約管理システムに累積されたデータを分析することで、顧客の傾向を把握し、マーケティングを強化できます。予約管理システムにはデータ分析機能が搭載されており、システムに蓄積した情報をもとに顧客に適したアプローチができます。
また、予約傾向や顧客の特徴を分析することで、プロモーションの効率化やマーケティング投資収益率の向上を図れます。
ビジネスホテルにおすすめのRESERVA機能
予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能は、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送信する機能です。ホテルの宿泊者が予約日を忘れて無断キャンセルにならないように、予約日の前日に確認のメールを自動で送信します。
RESERVAではリマインドメール作成に役立つテンプレートがあらかじめ設定されており、作成時の注意点やポイントなども専用サイトで確認可能です。
写真ギャラリー機能
写真ギャラリー機能は、予約メニューごとに最大20枚までホテル内の商品・サービスの写真を登録できる機能です。ホテル内の設備や部屋の雰囲気を利用者に対して視覚的に提示できます。
利用者はホテルの客室を検索する際、部屋の写真や雰囲気を考慮します。ホテルの写真を掲載することは、利用者の信頼構築に向けた重要な要素です。
予約時アンケート機能
予約時アンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。質問の形式はラジオボタン（単一選択型）、チェックボックス（複数選択型）、プルダウン、テキストボックスから選択可能です。事前に利用者からアンケートを入力してもらうことで、予約者の要望を理解し、きめ細かなサービス提供につなげられます。
オンラインカード決済機能
オンラインカード決済機能は、予約の際に予約者がクレジットカードで決済できる機能です。VISA、Masterカード、JCB、Dinersクラブ、AMERICAN EXPRESS（AMEX）及びそれぞれの提携カードが利用可能です。
顧客はクレジットカードまたは銀行のカード情報を使用するだけで、オンライン上でかんたんにホテル料金の支払いが可能となります。
多言語設定機能
多言語対応機能とは、予約サイト内の文言を自動か手動で翻訳できる機能です。設定可能な言語は日本語、英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語となります。
予約サイトに多言語対応機能を取り入れることで、日本語力が十分でない外国人顧客向けに対応が可能です。訪日外国人などの予約受付対応や集客もスムーズにできます。
宿泊施設でのRESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約管理システムを導入した運営者の生の声を紹介しており、RESERVAでは多数の宿泊施設運営者に使用されています。RESERVAの宿泊施設のサービスを利用した人々を通じて、RESERVAの他の機能についてもっと理解し、それが利用者のビジネスにもたらす利益を知ることができます。
RESERVAでの予約状況をGoogleカレンダーに共有できる機能が、使い勝手が良いと感じています。施設のスケジュールと宿泊予約を同じカレンダーで管理できるため、従業員が確認する手間を省けました。さらに、当施設に出入りする業者さんと共有して、スムーズな運営を実現しています。
また、RESERVAを導入していると、管理者が顧客情報を削除しない限りはデータを残すことができます。宿泊施設は、3年間顧客情報を残さなければいけないと法律で定められているのですが、RESERVA上で顧客データを蓄積することで、自社で管理する負担を減らせました。顧客情報や決済内容はCSVファイルによって月単位で取り出せるため、経理の部分でも大変助かっています。
RESERVA活用事例｜森のRetreat（リトリート）～foresta di luce～（フォレスタ・ディ・ルーチェ）【宿泊施設】
まとめ
今回は、ビジネスホテルにおすすめの予約管理システムとして、RESERVA予約管理システムを紹介しました。
RESERVA予約管理システムは、無料のプランでも多くの機能が利用でき、それぞれの事業に合った独自の機能も充実しています。シンプルで操作性が高いだけでなく、事業者のニーズを最大限に汲んだ機能が搭載されていることにより、ビジネスホテルの予約にあたっての課題を解決する大きな助けとなります。
予約管理システムの導入を検討中しているビジネスホテルの運営者はぜひ本記事を参考にしてください。