一般財団法人 自動車検査登録情報協会が実施した「自家用乗用車の世帯当たり普及台数 (毎年3月末現在)」によると、日本の自家用乗用車の保有台数は1975年（昭和50年）の観測開始時から右肩上がりで増加し、2021年（令和3年）には過去最高の6170万3226台を記録しています。世帯あたりの普及台数は2006年（平成18年）をピークに低下していますが、1世帯あたり1台以上は自家用車を保有している状況は続いています。
自家用車を持つと車検を受けなければなりません。自動車を運転する際は、車検を受けた後に交付される「自動車検査証（車検証）」の携帯が法律で義務付けられているためです。車検を受けずに車検証の期限が切れた状態で運転すると処罰の対象となります。
車検には主に「車検を請け負ってくれる店舗に依頼する」、「自分で運輸局に持ち込む」という2つの方法がありますが、一般的には「車検を請け負ってくれる店舗に依頼する」場合が多いです。
しかし、車検は予約や準備などの手続きが煩雑で、車検の依頼者、店舗の担当者共に負担がかかります。それを軽減するには予約システムの導入が効果的です。
本記事では予約システムが車検にどのような影響を与えるのか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
車検の予約における課題
車検において、予約システムを導入せずに予約受付・管理をしていると、以下のような問題が生じる可能性があります。
1.予約対応時間の限界
電話やメールの予約は対応が営業時間内に限られます。そのため、夜間や店舗の休業日、社員が忙しい時は予約を受け付けられません。最近はWeb予約を取り入れている大手業者も増えているため、予約希望者がそちらに流れ、個人経営のディーラーや販売店は顧客損失につながります。
また、特に若い世代では電話対応を負担に感じる人が多く、Web予約に対応していないことで予約の意欲が低下する恐れもあります。
2.情報管理の手間
車検は確認項目や時間がかかる作業が多く、利用者への台車の手配なども必要になります。同時に点検、整備などを依頼されることも少なくありません。
依頼者の名前や連絡先、依頼内容の詳細を紙やExcelの台帳で管理すると、担当者側に負担がかかり、紛失や利用者との齟齬が生じる可能性があります。
3.通常業務への影響
電話やメールで予約を受け付けている場合、社員が直接対応する必要があります。しかし別の作業中に電話に出なくてはならないこともあり、通常業務に影響が出ます。
また、自動車の整備などの手が離せない業務中は、そもそも電話に気づかない可能性も考えられます。
新しい社員を雇って人手を増やすのも解決案のひとつですが、費用と時間がかかるのが懸念点です。
4.依頼者のライフスタイルに不一致
車検の依頼者側も、日中の仕事時間では電話がしづらくなかなか予約ができません。
また、車検は早く受けると次回の車検までの期間が短くなるため、期間満了日から1ヶ月前までの間を狙って予約する可能性が考えられます。
予約が取れずに車検切れしてしまうと依頼者にとって大きな損失となるため、仕事後でも希望日をスムーズに予約できる、Webシステムを導入している店舗に流れてしまいます。
予約システムの導入による課題解決方法
予約システムが車検の予約にもたらすメリットを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、最短3分でアカウント発行から予約システム作成まで完了します。
パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しているため、パソコンを開く暇がない忙しい業種でもすぐに予約情報を確認できます。また、予約画面・管理画面のどちらも操作がシンプルでわかりやすいため、パソコンの操作が苦手な人にもぴったりな予約システムです。
→RESERVAで作成された車検予約のサンプルサイトはこちら
1.営業時間外でも予約の受付が可能
予約システムは自動で予約を受け付けて管理するため、店舗の営業時間に関わらず、24時間365日、時間や場所を問わない予約受付が実現します。
ネットでの予約は電話予約よりも気軽にできるため、利用者も負担を感じずに予約することが可能になります。
2.自動で予約情報・顧客情報を蓄積
RESERVAは、システム内で予約・来店した顧客の情報を自動でデータベース化して管理しています。そのため、担当者が予約カレンダーや名簿、細かい依頼内容を記入した台帳を作成する必要がなくなり、人為的ミスが生じにくくなります。
電話やメールなど予約システム外から入った予約も管理画面より追加することができるため、予約情報の一括管理が可能です。
システム上での管理ならば、書類の紛失等も発生せず安心です。
3.通常業務への影響が軽減
予約システムを導入すると、車検希望日時、依頼内容、その他懸念事項の共有などがオンライン上で完結します。車検担当者と利用者が直接やり取りする工程が発生せず、予約対応に必要な時間が大幅に削減されます。
また、RESERVAでは予約業務に必要な機能はフリープラン（0円）から利用でき、操作もわかりやすく誰でもすぐに使いこなせるため、新しくスタッフを雇うよりはるかに安価で、容易に予約業務の効率化を図ることが可能です。
4.ニーズに合った予約受付
RESERVAでは、予約カレンダーから一目で空き状況を確認できるため、数ヶ月後に予約をしたい場合でもスムーズな予約が実現します。
日中に働いている人や子育てが忙しい人でも、仕事の合間や子どもが寝た後など好きなタイミングですぐに予約が完了するため、利用者の生活スタイルに合った予約受付が実現します。
車検に特化したRESERVA機能
予約時アンケート機能
予約時アンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。アンケートを入力してもらうことで、整備、部品交換などのオプションの追加や依頼内容の調整などきめ細かなサービス提供につなげることが可能となります。
レゼルバペイメント（オンラインカード決済機能）
オンラインカード決済機能とは、Web予約時にクレジットカードで決済できる機能のことです。
オンラインカード決済機能を活用することで、利用者は事前に支払いを完了できるため、予約当日はサービスを受けるのみとなります。加えて車検の費用は高額な場合が多く、カード支払いを希望する利用者は多いと予想されます。
サービス提供側も会計が不要になるため、双方の負担が軽減します。
前日のリマインドメール配信
利用者が車検の予約日をうっかり忘れてしまった、というようなことがないようにリマインドメール配信機能も搭載されています。直前のキャンセルを防ぐために効果的な機能です。
もちろん、不要な場合は配信しないように設定することもできます。
予約受付締切設定
予約受付締切設定では、予約を受け付ける期日を設定することが可能です。
車検は時間がかかるうえ、対応できるスタッフの都合もあります。緊急すぎる予約を避けるためにはおすすめの機能になります。
各社の運営に合わせた設定が可能です。
RESERVAの導入で実現する車検の効率化
今回は、車検の予約におすすめのRESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいシステムです。無料プランも含めた5種類の料金プランがあり、ニーズにあわせて選択できます。車検向けの機能も多数搭載されていて、円滑で快適な運営が可能です。車検に予約システムを導入したい方はぜひ本記事を参考にしてください。
