厚生労働省が発表している「精神患者を有する総患者数の推移」で、精神疾患を有する総患者数は2002年は約258万人でしたが、2017年には約419万人に増えていることがわかります。さらに、2011年の東日本大震災や、2020年から続いているコロナ禍の影響もあり不安感を抱く人は増加傾向にあり、今後カウンセリングの需要は高まります。
需要が高まる一方、利用者が増えることでカウンセラーの負担が大きくなることも事実です。また、精神疾患を罹患している患者にとってカウンセリングの予約をして足を運ぶことも負担になるため、それを軽減するためには予約システムの導入が効果的です。
そこで本記事では、予約システムの導入がカウンセリング予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
カウンセリング予約における課題
カウンセリング運営において、予約システムを導入しなかった場合、さまざまな損失や負担を被ります。
1.対応時間の限界
電話やメールで予約を受け付けていると、対応が営業時間内に限られ、その場で予約が完了しないため、顧客損失の機会が非常に多くなります。
また、電話をかけることに負担を感じる利用者は、ネット予約に対応していないことが要因となり、受診意欲を下げてしまう可能性があります。
2.患者情報の管理
カウンセリングはスケジュール表や患者のカルテを確認し、過去の診察履歴や希望日の空き状況の確認が必要です。
紙やExcelの台帳で管理すると、経営側の負担となり、さらに利用者との齟齬が生じる可能性があります。
3.人為的ミス
利用者の氏名、連絡先、希望日時、症状など多岐にわたる情報の確認が必要です。電話の対応では聞き間違いや入力ミスで患者の要望と食い違う可能性があります。
またスタッフの人数に限りがあると、電話対応は時間を取り、別の業務に影響しかねません。
カウンセリング経営に予約システムを導入するメリット
予約システムがカウンセリング運営にもたらすメリットを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、診療所を開きたてでも気軽に使うことができます。
→RESERVAで作成されたカウンセリング経営のサンプルサイトはこちら
1.24時間365日予約受付可能
予約システムは自動受付のため、24時間365日の予約受付が実現可能です。利用者は興味を持ってすぐに予約ができるため、顧客獲得の機会を逃しません。また、ネット予約は電話予約よりも気軽にでき、負担を感じずに予約できます。
また予約のキャンセルも利用者自身で行えるため、電話での欠席連絡の必要がなくなります。
2.顧客情報の自動蓄積
予約システムは、利用者の情報を自動でデータベース化して一括管理しています。手入力の台帳でかかっていた手間を省略でき、人為的ミスが発生しないため問い合わせやトラブルを未然に防ぎます。
RESERVAには、利用者の記録を画像とともに保存できるカルテ機能があるため、基本的な予約情報に加えて記録したい事柄がある場合にも対応しています。
3.顧客情報の管理
予約システムを導入すると、希望日や担当者の選択、連絡先、利用者の個人情報の入力がすべてオンライン上で完結します。スタッフと患者が直接やり取りすることはないため、予約対応時間が大幅に削減されます。
カウンセリング運営におすすめのRESERVA機能
RESERVAにはカウンセリング運営におすすめの機能が多数搭載されています。
Zoom機能
RESERVA予約システムは、「Zoom（ズーム）」との連携機能が備わっています。RESERVAでオンライン予約が完了すると、予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成されます。受診する際に必要なURLやパスワードは、予約が完了した時点でRESERVAから利用者へ自動で送信されるため、かんたんに授業を開始できます。
運営側がわざわざミーティング作成をしたり、パスワードを送る負担が軽減されるため、すぐにオンラインカウンセリングを導入する環境が整います。
アンケート機能
シンプルアンケート機能は、予約受付時にアンケート項目を設定できます。アンケートの内容にも制限がないため、目的に応じて様々なアンケートを設定できます。アンケートの実施は、満足度の調査や診察の改善につながります。
予約時アンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。事前にアンケートを入力してもらうことで、利用者の傾向を理解することや、要望を理解することできめ細かなサービス提供につなげることが可能です。
レゼルバペイメント（オンラインカード決済機能）
オンラインカード決済機能とは、オンライン予約時にクレジットカードで決済できる機能のことです。オンラインカード決済機能を活用することで、利用者は事前に支払いを完了できるため、予約当日はサービスを受けるのみとなります。サービス提供側もお会計が不要になるため、業務の負担が軽減されます。オンラインカード決済による売上情報は、予約管理画面に自動的に取り込まれるため、日々の売上分析・検証を効率的に行うことが可能です。
管理者通知機能
管理者通知機能は、予約受付や予約キャンセルが行われたタイミングで、予約サイト管理者宛に通知メールが送られる機能です。公開している予約メニューに予約が入ったタイミングで予約通知メールが送られます。予約通知メールでは、予約日時・金額・予約者名・予約内容などの情報が記載されています。
管理者は、RESERVA予約システムにログインする必要がないため、営業時間外でも、場所を問わずリアルタイムで予約の詳細を把握できます。
カウンセリングルームでの導入事例
RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。
予約の受付がオンライン上で24時間365日できるようになったため、電話での予約受付数が減り、よりカウンセリングに専念できるようになりました。また、ご予約いただいた方には予約確認メールが届くようになったため、来室忘れや当日キャンセルの心配が減ったことも変化のひとつです。
RESERVA活用事例｜Heart Life～こころの悩み相談所～【カウンセリングルーム】
当オフィスのサイト内には予約システムの他に予約フォームも設置していますが、利用者様の9割以上がRESERVAを利用していることから、予約システムの効果を実感しています。これらの効果は導入後30日以内で実感できたので、RESERVAを導入した価値は大いにあると感じています。
RESERVA活用事例｜東京カウンセリングオフィス【カウンセリングルーム】
お客様がオンラインのシステム上で予約申し込みやクレジットカード決済をしてくれるので、日ごろの業務が軽減しました。
RESERVA活用事例｜Spiritual Human Care（スピリチュアルヒューマンケア）【カウンセリング】
まとめ
今回は、カウンセリング運営におすすめのRESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。無料プランも含めた5種類の料金プランがあり、ニーズにあわせて選択できます。カウンセリング向けの機能も多数搭載されていて、円滑で快適な運営が可能です。カウンセリング運営に予約システムの導入を検討中の人はぜひ本記事を参考にしてください。
