手軽に効果的に業務効率化。歯科医院におすすめの予約システムRESERVA

日常生活において、歯科医院を目にする機会は少なくないでしょう。厚生労働省が令和6年に発表した医療施設動態調査によると、全国の歯科医院数は66843軒にのぼります。このように歯科医院が多数存在する中、日本の人口は減少傾向にあり、歯科医療市場における競争は年々厳しさを増しています。また、歯科医師の数は増加している一方で、歯科衛生士や歯科助手などの歯科医療従事者の人手不足も年々深刻化しています。

それに加えて、患者のニーズも多様化しています。かつては虫歯治療が歯科診療の中心でしたが、現在では国民の健康意識の高まりにより虫歯の罹患率が低下し、代わって予防検診やケア、ホワイトニングや歯科矯正などの需要が高まっています。そのため、これまで以上に幅広い診療体制とサービス対応が求められるようになっています。

歯科医院がこのような厳しい状況で生き残っていくには、業務の効率化が必要不可欠です。そのための1つの手段として、医院側にも患者側にも双方に数多くのメリットがある予約システムの導入が効果的です。

本記事では、予約システムにおけるおすすめの機能や、導入によって得られるメリットについて、国内でトップシェアを誇る予約システム「RESERVA（レゼルバ）」を例に挙げて紹介します。

歯科医院の予約における課題

歯科医院を運営するにあたり、以下のような課題が挙げられます。

予約対応の非効率さ

予約システムを導入していないと、予約方法は主に電話に限られます。この場合、スタッフが受付に常駐していなければ予約を受け付けることができません。また、患者が予約のために電話をかけても、他の通話中でつながらないケースも発生しやすいです。さらに、電話予約は通話可能な場所や時間に制限があり、電車内や深夜などでは利用しづらいという課題もあります。これらの点から、電話予約のみの運用は、集客面で効率が悪いです。

人為的ミスのリスク

歯科医院における予約管理は、かつては紙のアポイントメント帳、現在ではExcelを用いて行われてきました。これらの手動による管理は、基本的な運用は可能なものの、現場の実情や求められるスピード感には対応しきれない場面もあります。

たとえば、テンプレートの作成や入力作業に手間がかかるほか、情報量が増えることでExcelファイルが重くなり、作業効率が低下するという問題があります。また、スタッフ間で情報がリアルタイムに共有されず、更新の遅れによって予約ミスにつながることもあります。さらに、忙しい現場で手作業による運用を続けていると、ダブルブッキングなどの人為的ミスのリスクも避けられません。

このように、紙やExcelによる予約管理には、導入の手軽さという利点がある一方で、業務効率や正確性の面では限界があると言えるでしょう。

システム導入のコスト

予約システムなどのツールを導入する際には、導入コストが大幅にかかる場合が多く、それが大きな難点になりやすいです。特に、経営に余裕がない医院にとっては、具体的な操作感やシステムの機能といった詳細面がわからない状態で高額な料金を支払うことは、非常にリスクが高いです。

歯科医院に予約システムを導入するメリット

歯科医院の運営に予約システムを導入した際に得られるメリットについて、予約システム「RESERVA」を例に挙げて紹介します。

RESERVA予約システムの特徴

RESERVAは国内シェアトップクラスを誇るクラウド型予約システムで、導入企業者数は35万社を超えています。RESERVAは業界・業種問わず350社以上の業態に対応しており、国内No.1予約システムとして知られています。

RESERVAは最短3分でサイト作成ができ、スマートフォンやパソコンに不慣れな方でも使いやすいシンプルな操作性であり、予約システムの導入が初めてであっても気軽に利用できます。

24時間予約

RESERVAを導入することで、24時間365日ネット予約の受付が可能になります。これにより、スタッフは離席中や診察中に予約対応に追われることがなくなります。また、システムは休診日や診察時間外であっても自動で予約を受け付けるため、予約の取りこぼしを防げます。さらに、患者の立場においても、場所や時間を問わずに気軽に予約できるため、利便性が大きく向上します。

患者情報のかんたん便利な管理

RESERVAは、予約管理に適したフォーマットで効率よく情報管理することができ、手入力や記憶違いなどによる人為的ミスを防げます。また、患者の情報を自動で蓄積しデータベース化するため、膨大な情報の管理や整理が容易になります。

無料から利用可能な料金プラン

RESERVAには無料で利用できるプランが用意されているため、「まずは実際に導入して使用感を確かめたい」といったニーズに対応可能です。また、料金プランは全6種類あり、必要な機能を備えつつ、予算に応じて段階的に選べる設計となっているため、無理なく導入できる点も魅力です。

歯科医院におすすめなRESERVAの機能

前述の例以外にも、RESERVAには便利な機能が多数搭載されています。以下で、歯科医院の運営において特におすすめの機能を紹介します。

予約時アンケート設定

予約時アンケート設定とは、予約時に事前アンケートの入力を促す機能です。管理者は通常の予約者情報に加えて、特定の要望や補足事項など、より詳しい情報を取得できます。

歯科医院では、この機能を問診票の代わりとして活用できるため、特に利便性が高いです。医院側は事前に患者の情報を把握することで診察をよりスムーズに進められ、患者側も来院後に紙の問診票を記入する手間を省けます。

さらに、この機能は予約時に入力されたアンケート内容を自動で集計するため、患者の傾向分析にも活用できます。

予約リマインドメール

予約リマインドメールとは、予約者に対して予約内容を事前に通知する機能です。このリマインド機能により、無断キャンセルやうっかり忘れを防ぐことができます。RESERVAは、あらかじめメール文面のテンプレートを用意しているため、管理者が初期設定を行う必要はありません。また、テンプレートの内容は自由にアレンジすることも可能なため、医院の運用スタイルに合わせて柔軟に活用できる点も魅力です。

会員機能

会員機能を導入することで、医院は予約者ごとに会員番号を設定できるため、診察券番号として活用可能です。これにより、患者情報の管理がしやすくなり、受付業務の効率化にもつながります。

一方、患者側にとっても、会員番号によって次回以降の予約時に氏名や連絡先などの情報を毎回入力する必要がなくなり、スムーズに予約を完了することができます。

このように、会員機能は医院と患者の双方にとって利便性が高いです。

LINE連携

LINE連携を活用することで、医院は予約確定やキャンセル、承認・却下といった各種通知を、予約者のLINEに直接送信できるようになります。

一方、患者側（予約者）にとっても、自身のLINEアカウント上で予約の申し込みや月額プランの契約、独自会員登録が可能になるため、予約へのハードルが下がります。

これにより、予約プロセスがより手軽なものとなり、患者の集客数や満足度向上につながります。

キャンセル待ち

RESERVAでは、予約が埋まっている枠に対して、キャンセル待ち機能を設定できます。それによって、予約希望者はあらかじめキャンセル待ち枠に登録できるようになり、キャンセルが発生した場合に自動で通知を受け取れます。

この機能を活用することで、医院側はキャンセル待ちに関する問い合わせ対応の手間を削減できます。一方、予約希望者にとっても、希望する時間帯の空き枠を見逃さずに済むため、予約が取りやすくなります。

特に、人気の歯科医院のように予約が先まで埋まりがちな場合でも、忙しい日常の中で何度も予約状況を確認する必要がなくなるため、患者満足度の向上につながります。

歯科医院での導入事例

「予約DX研究所」では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が多数紹介されています。

まとめ

今回は、歯科医院におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。

RESERVA予約システムは、無料のフリープランから気軽に導入できるうえ、シンプルでわかりやすい操作性と、痒い所に手が届く100種類以上の豊富な機能を備えている点が強みです。多忙になりがちな医院の受付業務や顧客管理業務を、自動化機能によって強力にサポートするため、業務効率化に大きく貢献することは間違いないです。

歯科医院を運営しており予約システムの導入を考えている方は、本記事を参考にしてみてください。