国内外からの観光客が入れ代わり立ち代わり訪れる宿泊施設の従業員は、すべての宿泊者の情報を把握し管理する必要があります。宿泊の予約から、チェックイン・アウト作業、料理の材料などの発注作業まで多くの事務作業が存在し、煩わしいと感じながら働いている人は多いでしょう。
環境庁の発表によると、2022年4～6月期の日本国内の旅行者数が、前年同期比の約90％増加しています。全国旅行支援は再開され、国内旅行者が増えると同時に、訪日外国人観光客の受け入れも緩和され、さらに観光客数の増加が見込まれます。そのような状況下で、宿泊施設は一層予約管理が重要となっていきます。
以上の煩雑な業務を少しでも解決するのに役立つのが予約システムの導入です。そこで本記事では、予約システムが旅館や民宿の運営にどのような影響を与えるのか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
旅館・民宿運営における課題
旅館・民宿の運営において、予約システムの導入を行わずに予約受付・管理を行っていると以下のような問題が生じる可能性があります。
1.予約対応時間が有限
宿泊の予定をメールや電話で受け付けている場合、宿泊者とスタッフの直接のやり取りが必要になります。そのため、旅館・民宿の休業日や営業時間外は予約を受け付けることが不可能です。
もちろん、営業時間中はほかの宿泊者の対応や料理の提供などを行っているため、人手が足りず電話に出られない、メールの返信が遅くなるといった問題も生じます。予約者としても電話がつながるまで何度も電話をかけるのは面倒に感じ、旅館の場所を変更を検討する可能性があります。
また、交通機関の遅れにより最終チェックインに間に合わなかった場合、なかなか連絡がつかないとトラブルの原因にもなりえます。
2.人為的ミスの発生
旅館・民宿では、予約時に宿泊者の名前・メールアドレス・電話番号・住所など多くの個人情報が必要です。電話対応スタッフに人員をさけれていなかったり、チェックインの時間帯には電話対応者が異なることが考えられます。その場合、対応者によって個人情報の記載に個人差があったり、記入漏れやミスが発生する可能性があります。
また、万が一予約が取れていないとなると宿泊者に多大な迷惑をかけてしまうかもしれません。
3.予約・顧客情報の管理が煩雑
旅館・民宿では宿泊者ごとに朝食や夕食の準備、アレルギーや子供の有無などによって対応が異なります。そのため、宿泊者の情報をしっかり把握する必要性があります。以上のような情報を名簿やメモなどの紙媒体で管理していると、名簿の冊子数が膨大な量になってしまい探すのも管理するのも大変ですし、簡単に持ち出せてしまうため、不安に感じる宿泊者も多いでしょう。
4.宿泊者自身での予約管理が必要
電話やメールで宿泊の情報を受け付けていると、宿泊者はそれを自身でスケジュール管理しなくてはなりません。スケジュール表に記載し忘れていたりメモを紛失してしまう場合があるため、金銭のトラブルに至る可能性があります。
旅館・民宿運営に予約システムを導入するメリット
予約システムが旅館・民宿運営にもたらすメリットについて、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
1．RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、最短3分でアカウント発行から予約システム作成まで完了します。
パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しているため、パソコンを開く暇がない忙しい業種でもすぐに予約情報を確認できます。また、予約画面・管理画面ともに操作がシンプルでわかりやすいため、パソコンの操作が苦手な人にもぴったりな予約システムです。
→RESERVAで予約された旅館・民宿のサンプルサイトはこちらからです。
2．入力情報が自動でリスト化
予約システムを導入すると、希望日の選択からオプションの選択、連絡先の入力、宿泊者の個人情報の入力がオンライン上で解決します。その間、スタッフと宿泊者との直接のやり取りは一切発生しないため、予約対応時間が大幅に削減されます。
また、RESERVAでは予約受付・管理、顧客管理、メールでのフォローなど、予約業務に必要な機能はフリープラン（0円）から利用でき、操作性もわかりやすく誰でもすぐに使いこなせるため、安価で容易に予約業務の効率化を図ることが可能です。
3．システム上で予約・顧客情報の一括自動管理
予約システムでは利用者が予約時に入力した情報や、顧客の個人情報を自動でデータベース化して一括管理しています。そのため、スタッフや管理者が予約情報を手動で予約カレンダーに記入したり、予約が入るたびにExcelに入力する必要がなくなります。それにともない、顧客情報の聞き間違いや記入ミス、確認漏れ等が発生しなくなるため、予約に関するトラブルの発生を抑止することが可能です。
また、予約情報をシステム上で管理するようになると、持ち出しや紛失による情報漏洩が発生しにくくなります。RESERVAの開発運営は日本のシステム開発会社が行っており、ISMS認証とISMSクラウドセキュリティ認証、プライバシーマークを取得しています。セキュリティ体制や不正アクセスへの対策も万全で、利用者のデータは信頼性のあるデータセンターで管理されているため、安心して利用可能です。
4．予約状況をスムーズに確認可能
RESERVAでは会員機能を用いることで、予約者はそれぞれマイページを持つことができます。マイページでは、予約履歴や予約時に自分が入力した内容を確認できるため、いつでもすぐにどのプランを予約したか確認できます。
また、予約日前日の午前8時に自動で予約内容を確認するメールを送る予約リマインドメール機能もあるため、プランを忘れていて無断キャンセルしてしまうといった問題を解決することが可能です。
旅館・民宿の運営に特化したRESERVA機能
1．予約時アンケート
予約時アンケートとは、予約時に管理者が設定した独自のアンケートに回答してもらう機能です。この機能を用いて事前に宿泊者のアレルギーや同行者の情報ををきくことで事前に対応できます。
アンケートの回答方法は、ラジオボタン（1つ選択）・チェックボックス（複数選択）・プルダウン（1つ選択）・テキスト入力（単語）・テキスト入力（文章）・数値入力の6つから選べ、回答を必須に設定することもできるため、希望に沿ったアンケートが作成可能です。
2．多言語機能設定
RESERVA予約システムでは、ゴールドプラン以上になると「多言語設定機能」が使用できます。「多言語設定機能」は、予約サイト内の文言を自動・手動で翻訳できる機能です。多言語対応をすることで、日本語がわからない海外客向けの予約サイトを作成できるため、多くの外国人観光客が宿泊される旅館・民宿向けのサービスとなっています。
3．サブ管理者
サブ管理者機能では、予約サイトの管理者とは別に予約管理をできるユーザーを登録することが可能です。この機能では、ユーザーに与える権限を制限することができるため、スタッフに予約状況のみ閲覧できるようにするといった設定ができます。
旅館での導入事例
RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入した旅館運営者の声が紹介されています。
電話での予約受付のみだったので、対応に追われることが多くありました。RESERVA予約システム導入後は、お客様はウェブで空室状況を確認できるため、電話での空室確認の数が大きく減りました。また、予約確定までのプロセスが効率的になったと感じています。
—RESERVA活用事例/湯治の宿【宿泊施設】
予約の受付が24時間365日受付できるようになって便利になりました。電話対応の時間短縮に繋がり、お客様のおもてなしや、他の業務に時間を費やすことが出来るようになりました。導入後、1か月以内で効果を実感しています。コロナウイルス感染予防の影響もあり、導入当初は不安もありましたが、続々と予約が入り嬉しく感じています。
—RESERVA活用事例/Art & Hotel Kinori_アート&ホテル木ノ離【宿泊施設・旅館】
RESERVAの導入で実現する運営の効率化
今回は、旅館・民宿におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、旅館・民宿に必要な多言語対応・予約時アンケート機能なども搭載しているため、予約システムの導入を旅館・民宿の方はぜひ本記事を参考にしてください。