近年、飲酒運転の問題意識の高まりや交通渋滞の増加などの影響により、運転代行サービスの需要は年々拡大しています。それに加えて、新型コロナウイルス感染症の収束に伴い、訪日外国人の利用者数も増加しています。
一方で、運転代行を実施している事業者にとっては、予約情報の煩雑さや決済業務で発生するトラブル、予約対応時間の限界など運営上の課題が存在します。こうした課題点の解決に有効な施策が予約システムの導入です。
本記事では、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら、観光ツアーの予約受付において予約システムがもたらすメリットと効果的な機能について解説します。
運転代行の予約受付における課題
運転代行の予約受付の課題として、下記が挙げられます。
予約情報の煩雑さ
運転代行の予約受付において、予約情報の煩雑さは解決すべき重要な課題です。
顧客情報や目的地、ドライバーのスケジュールなど、多様な情報を効率的に管理する必要があります。その上、需要の変動や予測困難なトラブルが影響し、効率的なスケジュール調整が難しくなることが多いです。例えば、大型連休での予約の殺到や突然の交通渋滞などが挙げられます。加えて、予約のキャンセルや変更が発生した場合、それに伴うスケジュールの調整は手間がかかります。
運転代行の煩雑な予約情報を人の手で管理することは困難であるため、人為的ミスや遅延につながり、結果的に顧客の満足度が低下してしまいます。
決済業務でのトラブル
運転代行の決済業務を現金で行う場合、トラブルの発生につながります。
現金での決済業務は、お釣りの不足や過剰、額面間違いなどの人為的ミスが起こります。飲酒後に運転代行を活用する人は少なくないため、こうした人為的ミスは顧客とのトラブルにつながりかねません。また、現金決済にはセキュリティ上の問題もあります。現金を運ぶ過程での紛失や盗難のリスクがあり、これに対処するための安全対策が必要です。
予約対応時間の限界
運転代行の予約を電話やメールなどを使って受け付けている場合、営業時間内しか予約を受け付けられません。そのため休業日や、営業時間外に予約を行いたい顧客を損失する可能性が高くなります。
また営業時間中でも、既存顧客の対応や他業務があるため必ず電話に出られるわけではありません。予約が円滑に行えない場合、顧客が予約をあきらめてしまう可能性が高まります。
運転代行の運営に予約システムを活用するメリット
運転代行の予約受付の課題は予約システムを導入することで解決できます。
顧客情報の一元管理
予約システムを導入することで、予約希望日や時間、予約者の詳細なデータをすべて一括管理できます。事前の予約者情報に加え、当日の顧客の総数も正確に把握できるため、顧客管理や予約受付業務、ドライバーのスケジュール調整を円滑に行うことが可能です。
オンライン上でのスムーズな決済
予約システムの自動決済機能を活用することで、オンライン上でのスムーズな決済業務が実現します。これにより、現金の取り扱いが不要となり、盗難のリスクを回避できるため、セキュリティ面でも安心できます。
24時間365日の自動受付の実現
予約システムの多くは自動予約受付を行っており、24時間365日いつでも予約可能です。電話対応のように営業時間に左右されず、メールよりも気軽に予約できるため、予約者と運営者、双方の負担が軽減されます。
運転代行の運営におすすめのRESERVA機能
RESERVA（レゼルバ）は導入社数が28万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成が可能になります。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付や顧客の情報管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、運転代行サービスの運営を始めたばかりの人でも気軽に使うことができます。
→RESERVAで作成された運転代行予約のサンプルサイトはこちら
オンラインカード決済機能
オンラインカード決済機能は、予約の際に予約者がクレジットカードで決済できる機能です。VISA、Masterカード、JCB、Dinersクラブ、AMERICANEXPRESS（AMEX）及びそれぞれの提携カードが利用可能です。
この機能を活用することで、予約者は事前に支払いを完了できるため、予約当日の決済業務を削減できます。その上、運営者側も会計が不要になるため、業務効率化にも効果的です。
団体予約機能
団体予約機能は、1人の予約者が一度で複数人の予約ができる機能です。代表者が同行者の分もまとめて予約することで、家族や友人と一緒に運転代行を利用する際にかかる予約者の負担が軽減されます。
また、最大予約人数の上限も設定が可能なため、想定以上の人数から予約を受ける事態も防げます。
準備時間設定
準備時間設定機能は、予約が入った際に次の予約を受け付けられる時間を、自動的に一定時間空けられる機能です。1回の予約から次の予約までにインターバルを設けることができるため、次の顧客を待たせることなく効率的な代行受付が可能です。
顧客満足度調査（NPS®）
顧客満足度調査（NPS®）は、提供するサービスや商品に対する利用者の満足度を図る指標です。運転代行の利用後、事業者が提示した質問に対し、顧客に11段階で評価をしてもらいます。
集計した評価を批判者・中立者・推奨者の3段階に分けた上で、批判者と推奨者の割合をもとに、最終的なスコアが提示されます。中立者の割合もNPS®のグラフに反映されるため、運転代行サービスの品質改善や今後の施策に役立てることが可能です。
多言語設定機能
多言語設定機能は、予約サイト内の文言を自動か手動で翻訳できる機能です。設定可能な言語は、日本語、英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語となります。日本に滞在中の外国人が母国語で予約できるようになり、サービスの理解度を高められ、利用意欲の促進につなげられます。
運転代行でのRESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。今回、運転代行の運営者における直接の声は紹介されていませんが、サービス提供タイプ(スタッフ指名なし)で導入された例が掲載されています。
以前は、主に電話で予約を受け付けていたのですが、予約関連の業務に時間がかかるうえに対応できる件数にも限りがあるため、予約管理をシステム化する方法を探していました。そんな時に、知人から紹介を受け、RESERVA予約システムの存在を知りました。設定画面が完結明瞭で使いやすそうな印象を受け、これなら予約管理を効率化できると感じたので即導入しました。
受付が24時間365日可能になったので、予約を取りこぼすことがなくなり、以前より予約件数が20％増となりました。また、リピートして下さるお客様が増え、売り上げアップにも繋がっています。それに、予約受付にかかる時間が大幅に削減され、気持ちに余裕ができたことも大きな変化ですね。導入から30日もたたないうちに効果がではじめたので驚きです。
RESERVA活用事例｜ビワマストローリングガイド京丸【クルージング・遊漁船】
まとめ
今回は運転代行の運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは多くの機能を無料で利用できる上に、シンプルな操作性により初心者でもかんたんに予約サイトを開設できます。予約管理や顧客情報の一元管理だけでなく、提供するサービスの質の向上につながる機能を数多く搭載しています。
運転代行の予約受付に予約システムの導入を検討中の人は、ぜひ本記事を参考にしてください。