文部科学省が実施した「幼児教育実態調査」によると、預かり保育を実施している幼稚園数は1997年より増加を続けており、2019年度には預かり保育を実施している幼稚園は全体の87.8%（公立：70.5％、私立：96.9％）となっています。また、2019年度における平日5日間の預かり保育受け入れ幼児数は、2016年度（79万8940人）から4万3062人増えた84万2002人となっており、1園1日あたり21.5人を対応していることになります。
このように預かり保育の需要が高まっている一方で、預かり保育を実施していない理由として最も選ばれているのは「事業確保に必要な人員の確保が困難であるため」であり、保護者の需要と保育士や幼稚園教諭の数が釣り合っていないことが見えてきます。
人手が足りず通常業務で手一杯、預かり保育の負担が大きいといった悩みを抱える幼稚園や託児所におすすめなのが予約システムの導入です。そこで本記事では、予約システムが預かり保育の運営にどのような影響を与えるのか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
参考資料：「幼稚園における預かり保育、幼保小の接続及び幼児教育推進体制について」
参考資料：「幼稚園における預かり保育の促進について」
預かり保育運営における課題
預かり保育運営において、システムの導入を行わずに予約受付・管理を行っていると以下のような問題が生じる可能性があります。
⒈人手不足
電話やメールで預かり保育の予約を受け付けている場合、職員が直接対応しなくてはなりません。人手が足りないと、子どもの世話と同時並行で電話に出なくてはならないこともあり、児童の怪我や危険に気づけなかったり、予約の電話の着信音などで起こしてしまったりと、通常業務に影響が出る可能性があります。
新しい職員を雇って人手を増やすにも費用と時間がかかるため、予約業務の負担解消案としては適切ではありません。
⒉予約対応時間の制限
電話やメールでの予約対応は、保護者と職員の会話のラリーが必須です。そのため、夜間や休園日、職員の手が空いていない時などは予約を受け付けることができません。特にメールでの予約受付は、お互いに文章を考えて送り、返事が来るのを待って返信するといったやり取りが必要なため、返信のタイミングが合わないと、予約が確定までに長い期間を要する場合があります。
また急な体調不良や仕事によってすぐに予約を入れたい際に、開園時間まで待ったり、連絡がつくまで何度も電話をかけ直すのは非効率的で時間の無駄が生まれます。
⒊職員の負担が大きく、ミスが生じやすい
預かり保育で予約を受け付ける際には、保護者の氏名や緊急連絡先、児童の氏名やクラス、過去の利用履歴やアレルギーの有無、注意事項などを確認する必要があります。このような情報を電話越しに確認し、メモや台帳に記録するとなると、職員の負担は非常に大きく、聞き間違いや記入漏れ、確認忘れなどが生じやすくなります。
また、紙で作成した予約表や台帳の中から、過去の利用履歴や該当の名簿を探しだすのは手間も時間もかかります。
⒋保護者のライフスタイルに不一致
保護者としても、毎日のように電話やメールをするのは面倒に感じるでしょう。また、急な用事が入った場合は電話をする暇がなかったり、業種によっては営業時間内に連絡ができず、なかなか予約ができないといった問題があります。
また、電話からの予約だと記録が残らないため、予約日時の勘違いや予約内容に関するトラブルが生じる可能性もあります。
予約システムの導入による課題解決方法
予約システムが預かり保育運営にもたらすメリットについて、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、最短3分でアカウント発行から予約システム作成まで完了します。
パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しているため、パソコンを開く暇がない忙しい業種でもすぐに予約情報を確認できます。また、予約画面・管理画面ともに操作がシンプルでわかりやすいため、パソコンの操作が苦手な人にもぴったりな予約システムです。
→RESERVAの施設予約タイプで作成された預かり保育のサンプルサイトはこちら
→RESERVAのスクール・アクティビティタイプで作成された預かり保育のサンプルサイトはこちら
⒈人員を割く必要がない
予約システムを導入すると、預かり希望日時の選択から保護者の連絡先の入力、その他懸念事項等の共有がオンライン上で完結します。その間、職員と利用者が直接やり取りする工程は一切発生しないため、予約対応に必要な時間が大幅に削減されます。
また、RESERVAでは予約受付・管理、顧客管理、メールでのフォローなど、予約業務に必要な機能はフリープラン（0円）から利用でき、操作性もわかりやすく誰でもすぐに使いこなせるため、新しく予約受付担当のスタッフを雇うよりはるかに安価で容易に予約業務の効率化を図ることが可能です。
⒉24時間365日予約受付
予約システムは自動で予約を受け付けて管理するため、24時間365日、時間や場所を問わない予約受付が実現します。
RESERVAでは、電話やメールなど予約システム外から入った予約も管理画面より追加することが可能なため、保護者のニーズに合わせた運用が可能です。また、予約日時や料金などが記載された予約確認メールや、予約リマインドメール・予約キャンセル確認メールなど予約関連メールは自動で配信されるため、予約の確認などの問い合わせの減少も期待できます。
⒊自動で予約情報・顧客情報を蓄積
RESERVAは、システム内で予約・来店した顧客の情報を自動でデータベース化して一括管理しています。そのため、職員がわざわざ手動で台帳や予約カレンダーに記入したり名簿を作成する必要がなくなり、人為的ミスが生じにくくなります。また、予約を受けた担当者によって記入方法が異なっていて、利用履歴の把握が難しいといった課題を解決することが可能です。
システム上での管理ならば、名簿の紛失等も発生しないため、保護者が安心して子供を預けられる環境づくりのためにもシステム上での管理がおすすめです。
⒋ニーズに合った予約受付
RESERVAでは、予約カレンダーから一目で空き状況を確認できるため、急な体調不良で今すぐに預かりをお願いしたい場合や、数カ月後の予定のために利用したい場合でもスムーズな予約が実現します。
開園時間の日中に働いている人でも、子どもが寝た後や仕事の合間など好きなタイミングですぐに予約が完了するため、保護者の生活スタイルに合った予約受付が実現します。
預かり保育の運営に特化したRESERVA機能
予約時アンケート
予約時アンケートとは、予約時に氏名や連絡先などに加え管理者が設定したアンケートに事前に回答してもらう機能です。この機能を用いて、児童の氏名や年齢、クラス、平熱やアレルギーの有無を事前に聞いておくことで、預かり日当日にプリント等を記入してもらう手間を省けます。
また、かかりつけ医や緊急連絡先を事前に記録してもらうことで、預かり日当日に連絡が付きにくい際の急な発熱や怪我等にも慌てずに対応することが可能です。
カルテ機能
カルテ機能とは、予約ごとに顧客対応時の記録や特記事項などを記録するメモ機能です。カルテにはコメントと画像（5枚まで）を登録でき、管理画面より過去のカルテを一覧で表示できるため、利用履歴をすぐに確認可能です。
カルテに児童の性格や興味があること、アレルギーの有無などを記入しておくことで、スタッフ間の情報共有が容易になります。また、苦手だった食べ物を食べれたことや着替えをさせたこと、咳をしていたことなど、預かり中の様子や成長を記録しておくと、保護者への報告が漏れなく行えます。
閲覧制限機能
閲覧制限機能では、合言葉を入力しないと予約サイトを閲覧できなくなるような設定が可能です。預かり保育では多くの子どもたちを預かるため、セキュリティに注意を払う必要があります。面談や実際にやり取りを行った利用希望者にのみ合言葉を共有することで、利用者を装った不審者やいたずらな予約の抑止が可能です。
予約受付締切設定
予約受付締切設定では、予約を受け付ける期日を設定することが可能です。スタッフの配置の都合において、急に児童が増えると困る、何日前までには利用者数を確定させておきたいといった園におすすめの機能です。
予約受付締切は1時間前から14日の間で選択できるため、各園の運営に合わせた設定が可能です。
ギャラリー機能
ギャラリー機能とは、予約メニューごとに最大20枚まで写真を追加できる機能です。この機能では、園の雰囲気や様子を写真で伝えることができるため、利用希望者が園選びや託児所選びをする際に参考にしやすくなります。
子ども向け施設での導入事例
RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。
煩雑な業務はRESERVAのような便利システムにどんどん頼って、他の重要業務に集中できる環境を整えることは大切です。私たちも結果的に、予約システムを導入して良いことが多いと実感しています。RESERVA予約システムを導入しようかどうかで悩んでいる方がいれば、無料プランから利用するという方法もあるので、1度試してみることをおすすめします。
RESERVA活用事例｜大人の隠れ場グランパパ【キャンプ場】
フォーマットが綺麗で見やすい為、お客様からも安心感や信頼性が高まったように思います。予約数が増えました。
また、管理の手間も大分削減されました。 それまでは、メールでやり取りしていた為、レッスンごとに返信する内容を作成するのに時間を割いていましたが、今はその時間が減った為、ストレスがなくなり、予約受付がスムーズに受けられるようになりました。
RESERVA活用事例｜Ritomico 幼児音楽教室＆キッズルームカフェ【スクール・レッスン】
本来指導者はサッカーの指導をメインにしたいはずで、不得意な事務作業をストレスに感じることも多いです。当スクールでRESERVAを導入したことで、大好きなサッカーを教えることに集中できる環境になり、人材の育成に力を割けるようになったことが非常によかったです。指導者の満足度向上にも貢献していますね。
また、こちらが手間に感じている部分をミスなく対処してくれるシステムである点も魅力です。
RESERVA活用事例｜すぽーつびとサッカーアカデミー【スクール・レッスン】
RESERVAの導入で実現する預かり保育運営の効率化
今回は、預かり保育運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、預かり保育運営向けのメルマガ配信機能・予約時アンケート機能なども搭載しているため、予約システムの導入を検討中の預かり保育運営者はぜひ本記事を参考にしてください。
