新型コロナウイルス感染拡大防止のため、2020年より外出自粛・休業要請が相次いで施行されました。音楽スタジオ運営は直に影響を受けた業界の1つです。東京商工リサーチの調べによると、2020年の「習い事教室」の倒産件数が47件と過去最多であったのと比べ、2021年の倒産件数は27件と大幅に減少。しかし2021年の「習い事教室」休廃業・解散は100件で、過去10年で最多でした。2020年におけるコロナの影響から、倒産とはならないものの、コロナ対策に投じる資金の不足から休廃業・解散を余儀なくされているところが多くあります。
2023年に入り、新型コロナウイルスの行動規制緩和が行われ、多くの業界が再び活性化しており、スタジオ運営もその1つです。スタジオを予約したいと思う利用者数が増加するため、少人数のスタジオ運営ではスタジオシフトの管理や問い合わせ対応の面で負担が大きくかかります。そこで少しでも負担を軽くするには、DX化の導入が不可欠です。例えばスタジオやイベント、音楽教室の予約をシステムに委ねれば、利用者が増加しても負担が増えることはありません。
音楽スタジオ運営の際におすすめの予約システムが、業界1位のRESERVA（レゼルバ）です。本記事では音楽スタジオ運営にかかる負担とともに、RESERVA予約システムを解説します。
参考資料：「習い事教室の倒産は減少、休廃業・解散は初めて100件に（2021年）」
音楽スタジオ運営の負担
音楽スタジオ運営は、人だけの力に頼っていると非常に負担がかかります。以下は音楽スタジオ運営に予約システムを導入しない場合の負担例です。
1．スタジオの予約
音楽教室・ライブ・バンド練習など用途によって利用される音楽スタジオは異なります。それぞれのスタジオに対して予約を取らねばなりません。用紙での予約の場合、予約用紙の管理やスタジオの空きの把握をする必要があります。
用紙・現場での予約は、初めて利用する人が申し込みにくいのも難点のひとつです。運営する側も利用する側も不便なシステムといえます。何度も利用してもらうためには予約のしやすくするのが不可欠です。
2．スタジオの人員
音楽スタジオ運営には、スタジオを管理する人員が必要になります。予約管理を人が行う場合、そのための人員を増やすことになります。
3．キャンセルや問い合わせ
利用者が予約した時間に来ない場合、利用者にキャンセルに関する問い合わせを運営がしなければなりません。また、予約が重複していた場合、問い合わせやクレームが多発します。
予約システム導入による負担軽減
音楽スタジオ運営にかかる負担は予約システムの導入によって軽減され、より効率的な運営ができます。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
→RESERVAで作成された音楽スタジオのサンプルサイトはこちら
1．スタジオ予約
予約システムを導入すると、ペーパーレスでオンラインの予約が可能です。各スタジオごとに利用時間設定ができるため、空き時間の把握や管理がかんたんになります。
2．人員削減
RESERVAでは予約受付・管理、顧客管理、メールでのフォローなど、予約業務に必要な機能はフリープラン（0円）から利用でき、かんたんな操作でだれでも始められるので、予約受付担当の人員を雇うよりはるかに安価で容易に予約業務の効率化を図ることが可能です。
予約システムでは、スタッフと利用者が直接やり取りする工程は一切発生しないため、予約対応に必要な時間が大幅に削減されます。
3．キャンセル防止対応
RESERVAには、利用者に予約関連のメールを送信できます。設定によって、予約内容が記載された予約確認メールや、予約リマインドメール・予約キャンセル確認メールなどの自動で配信されるため、問い合わせ数が減少します。
音楽スタジオ運営におすすめのRESERVA機能
音楽スタジオ運営にRESERVAを導入した場合、以下のような便利な機能が使えます。
1．リマインドメール機能
リマインドメール機能とは、予約頂いた利用者に予約状況の再確認通知を配信する機能です。予約したことをうっかり忘れてしまっている利用者に、直前キャンセル・無断キャンセルの防止や、予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果があります。
リマインドメール作成に役立つテンプレートがあらかじめ設定されているため、はじめてのスタッフでもかんたんに設定できます。もちろんテンプレートの内容にアレンジを加えることも可能です。
2. 予約受付締切設定
予約受付締切設定は、予約を受け付ける期日の設定ができます。スタッフのシフトやスタジオの都合によって、何日前までには利用者数を確定させておきたいといった場合におすすめの機能です。
予約受付締切は1時間前から14日の間で選択できるため、スタジオ運営に合わせて設定できます。
3．サンキューメール機能
サンキューメールとは、予約サービス提供後に利用者宛に送られるメールです。「ご利用ありがとうございました。」といったお礼メールを自動的に配信し、送信忘れを防ぐとともに、利用者のロイヤリティ向上に役立ちます。
4．セルフチェックイン機能
セルフチェックインとは、通常、予約日当日に管理画面で行う来店・来場処理を、予約者自身でもできるようにする機能です。管理画面から、各メニューごとにセルフチェックイン可能な開始時間と終了時間を設定できます。受付の窓口を用いる必要がなくなるため、無人での運営を希望であればおすすめです。
音楽スタジオ運営での導入事例
RESERVA Digitalでは、予約システムを音楽スタジオに導入した人の声が紹介されています。
予約ができるのは当たり前なので、価格と顧客管理方法のほか、リマインドメールやアンケート機能も搭載していたことにも惹かれ、総合的に考えた結果、RESERVA一択になりました。今ではモバイル対応もでき、ライブ情報や画像もかんたんに入れられ、メニューも豊富に作成、管理することができます。
当店では多くのライブと音楽教室を運営していますが、RESERVAを活用することで、コストを抑えながら効率よく運営と管理ができ、ほぼワンオペで管理している私としても本当に助かっています。ライブをはじめ、さまざまなイベントを運営する事業のみなさまにもぜひおすすめします！
RESERVA活用事例｜Absolute Blue【ライブハウス】
レンタルスペースやレンタルスタジオを運営している方におすすめしたいですね。予約後に、任意のタイミングで、独自のメールを送ることができるので、スタッフがいなくとも、入室方法や館内でのお願いごとなど、細かく案内をすることが可能です。ほとんどの方が、案内通りに利用してくださるので、機能をしっかり活用すれば、無人のスペースの運営でもストレスなく行えます。
RESERVA活用事例｜ワオン・スタジオ【音楽スタジオ】
RESERVA導入による音楽スタジオ予約の円滑化
今回は音楽スタジオ運営の導入におすすめの予約システムRESERVAを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、リマインドメールやアンケート機能など音楽スタジオ運営にとって欲しい機能が搭載されています。音楽スタジオの運営を検討されている方はぜひ本記事を参考にしてください。
