近年、将来の老後資金や物価上昇などへの不安から、日本人の資産形成や投資への意識が高まっています。金融庁は、2024年3月に閣議決定された「国民の安定的な資産形成の支援に関する施策の総合的な推進に関する基本的な方針」において、NISAやiDeCoなどの制度について学ぶ機会を提供することが、国民の安定的な資産形成を支援する観点から重要であると提唱し、あらゆる金融機関でセミナーが行われるようになりました。
このように、国をはじめとして金融機関がセミナー開催に力を入れている一方で、非効率的なセミナー予約受付における負担や集客の困難さなど、複数の課題が存在するのが現状です。こうした課題を解決する手段として注目されているのが、予約システムの導入です。予約受付をはじめとした業務全般の効率化や効果的な集客施策の実現など、さまざまなメリットをもたらします。そこで本記事では、国内でNo.1のシェアを誇る予約管理システム「RESERVA（レゼルバ）」を例に挙げ、金融機関のセミナー予約における具体的なメリットや活用方法を詳しく解説します。
金融機関のセミナー開催時の課題
金融機関のセミナー開催における課題として、以下の3点が挙げられます。
1.予約管理にともなう負担やミス
セミナーの予約受付を電話やメールで受け付ける場合、予約の度に対応する必要があり、職員に大きな負担がかかります。また、予約情報を紙の台帳やExcelなどで管理する際に、手動のために情報の抜け漏れや記載間違いといったさまざまなミスが発生する恐れがあります。
2.デジタル化の遅れ
金融業界では、「失敗をしてはいけない」「ミスなく業務を遂行する」といったように、変革の推進を良しとしない風土があります。また、デジタルツールに不慣れな年配の職員も少なくないため、全体的にデジタル化が遅れているという課題があります。
3.集客の難しさ
金融機関のセミナー受講者は、学ぶ意欲のある大人が主な層であるため、対象者が多いというわけではありません。加えて近年では、YouTubeをはじめとした無料で金融情報を学べるコンテンツが充実しているため、セミナーへの集客は容易ではないという課題が存在します。
金融機関のセミナーに予約システムを導入するメリット
金融機関のセミナーにおけるさまざまな課題を解決するには、予約システムの活用がおすすめです。予約システム導入によるメリットについて、「RESERVA」を例に挙げて紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA」は国内シェアトップクラスを誇るクラウド型予約システムです。導入数は35万社を超え、業界・業種問わず350社以上の業態で利用されています。
RESERVAは無料のフリープランから利用が可能で、最短3分でサイト作成できることから、予約システムの導入がはじめてであっても気軽に利用できます。
→RESERVA予約システムで作成された銀行セミナー予約のサンプルサイトはこちら
1.予約受付をはじめとした業務の自動化
RESERVAを導入することにより、24時間365日自動で予約受付を行えるようになり、職員の負担を大幅に軽減し、予約の取りこぼしを防ぐことが可能です。また、予約受付だけでなく、キャンセル対応や予約のリマインド連絡、事前決済などさまざまな業務を自動化できるため、業務全体の効率化を促進します。
2.コスト削減
予約システムを活用することで業務全般が効率化され、職員の工数を大幅に減らせるため、人件費の削減につながります。また、データ管理がすべてデジタル化されるため、紙代や印刷代、スペースなどを削減できます。さらに、RESERVAであれば、すべての料金プランにおいて導入費用が一切かからないため、コストを抑えながらの業務改善が実現可能です。
3.効果的な集客施策の実施
RESERVAの機能を活用することで、効果的に集客を推進できます。例えば、アンケートによる顧客ニーズの把握やSEO対策によって、自社ホームページにおける検索順位の向上などを実施可能です。
金融機関のセミナーに役立つRESERVAの機能
前述の例以外にも、RESERVAには便利な機能が多数搭載されています。その中でも特に金融機関のセミナー運営に役立つ機能を厳選して紹介します。
1.LINE連携
RESERVAのLINE連携機能を活用することで、顧客は自身のLINEからかんたんに予約ができ、予約確定やキャンセル、リマインドなどの各種通知を受け取れるため、LINEだけで予約に関するやり取りを完結させることが可能になります。これにより、忙しい顧客であっても24時間いつでもLINEから気軽に予約できるようになるため、セミナーの利用ハードルを大幅に下げられます。
2.予約時アンケート
RESERVAの予約時アンケート機能により、顧客が予約する際に、ラジオボタン、チェックボックス、自由記述などさまざまな回答方法の事前アンケートに答えてもらうことができます。本機能を活用することで、例えば「セミナーに求めること」や「現在金融情報で関心があること」「今後開催してほしいセミナーテーマ」といった顧客のニーズを効率よく把握できるため、これからのセミナー運営に大いに役立てることが可能です。
3.SEO対策
RESERVAには、SEO対策に役立てられる機能が複数備わっています。例えば、GoogleやYahoo!検索における検索結果に表示するタイトルやキーワード、説明文を設定することができます。これにより、検索エンジンの最適化を図ることができ、魅力的なタイトルにすることでクリック数を増やせるため、自社の予約サイトの検索順位向上が可能です。結果として、多額の広告費をかけることなく、自分たちのセミナーをより多くの人に知ってもらうことにつながります。
4.QRコード発行
来場型のセミナーでは、多くの参加者が訪れ、混雑が起きる可能性があります。しかし、RESERVAのQRコード発行機能を活用することで、当日訪れた予約者の来場処理をQRコードでかんたんに行えます。発行されたQRコードを運営側がコードリーダーで読み込むことで、管理画面ページへと遷移し、そこから手軽に来場登録が可能です。このように、大人数が参加する大型のセミナーであっても、効率的な来場処理が実現できます。
5.Zoom連携
オンラインによるセミナーを実施することで、遠方に住んでいる人や会場まで足を運ぶ時間がない人などにも参加してもらえるようになるため、顧客層を拡大できます。RESERVAにはZoomと連携する機能が備わっており、予約が完了すると、オンラインミーティングを自動で作成できます。参加URLはRESERVAから予約者へメールで自動送信されるため、かんたんにオンラインメニューの作成から事前準備までを完了できます。
RESERVA導入事例
RESERVAが運営するWebメディア「予約DX研究所」では、実際に予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。金融機関のセミナーでの導入例は掲載されていませんが、その業態に近い法人やサービスでの活用事例が多数存在しています。
予約受付が自動化されたことで、Excelシートへの手入力作業の必要がなくなりました。管理画面上から、どのお客様がどの研修を予約されたかが、カレンダー形式で可視化されるようになったので、管理もとても楽になりました。
電話予約の場合は受付時間が就業時間に限定されますが、オンラインであれば24時間365日受付することができます。予約に関する電話件数も減ったことで、徐々に予約受付スタッフの業務効率化が図られてきているように感じています。
フォーマットが綺麗で見やすい為、お客様からも安心感や信頼性が高まったように思います。予約数が増えました。
また、管理の手間も大分削減されました。 それまでは、メールでやり取りしていた為、レッスンごとに返信する内容を作成するのに時間を割いていましたが、今はその時間が減った為、ストレスがなくなり、予約受付がスムーズに受けられるようになりました。
まとめ
今回は、金融機関のセミナー予約におすすめの予約システムとして、RESERVAを紹介しました。
RESERVAは無料のフリープランであっても43の機能を利用でき、シンプルで操作がわかりやすいため、デジタルツールに不慣れな人にも使いやすいのが特徴です。予約システムの導入により、予約受付を自動化し、顧客の一元管理を実現できるため、業務全体の効率化に貢献します。さらに、QRコード発行機能やZoom連携機能などを活用することで、顧客満足度向上や集客率向上にも役立ちます。
金融機関のセミナー予約受付に予約システムの導入を検討している方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。