イベント運営に予約システムを活用して業務を効率化|利用方法も解説

イベント運営に予約システムを活用して業務を効率化|利用方法も解説

「イベント当日にキャンセル」「予約者の出欠管理と集金を行うのが大変」

イベントの運営にはこういった悩みが尽きません。特にイベントが周期的でない場合、開催までに費やす時間や手間も多くかかります。

イベントの準備に集中するためにも予約システムを導入して、予約から決済、参加者管理まで自動化することはスムーズに運営する鍵となります。本記事ではイベント運営に予約システムを導入するメリットと、実際にお客様が予約するまでの流れを一気にご紹介します。

イベント運営に予約システムを導入するメリット

予約システムは、手作業で行っていた顧客の事務的な作業を自動化できるシステムです。イベント運営に留まらず、多くの企業、店舗で使用されています。

<予約システム活用例>

・セミナー・ワークショップ

・会社説明会・採用セミナー

・ライブ・コンサート

・施設予約(コワーキングスペース)

・地域・自治体のイベント

・各種催し物 など

その中でも今回はイベント運営で起こるキャンセル対応・受付対応などの業務軽減、参加者との金銭トラブル回避など4つのメリットをご紹介します。

1.お客様の取りこぼしを防ぐ

イベントの準備時に予約・キャンセルの電話が来ると運営側は対応に困ります。大規模の場合はお客様の予約漏れのリスクが、小規模でも金銭的に大幅な損失が起こります。

予約システムを導入することで顧客管理が自動化され、お客様の予約漏れを防ぐことができます。さらにキャンセル待ち機能が搭載されていれば、予約が取り消された枠に新しい顧客を受け入れることができます。また24時間好きな時間に予約できることは顧客満足度にもつながるでしょう。

2.出欠対応がスムーズになる

予約の段階で事前決済を済ませることで、その場での支払いの手間がなくなり、スムーズに会場へ入ることができます。

さらに予約受付用のQRコードが発行できる場合、出欠管理も効率的になります。また事前決済には直前キャンセルの予防ができるメリットもあります。

3.集客率が上がる

予約システムの中には集客(SEO対策)や見込み客へのメール自動配信機能などが備わっているものもあり、集客率アップが期待できます。

さらにGoogleカレンダー連携予約前お知らせ機能がある場合、お客様が予定をうっかり忘れてしまうリスクを予防できます。

4.無料で始めることができる

さまざまな機能があり、一見運用が難しそうにみえる予約システムですが、ほとんどの予約システムは無料で使い始めることができます。

中には初期費用だけでなく、月額費用も無料で使えるものがあります。

お客様が予約システムを使う流れ

ここからは、お客様がご覧になる予約画面とともに、サイトでのご予約から来店までの流れをご紹介します。今回は業界No.1の予約システム「RESERVA(レゼルバ)を用いて解説していきます。

1.予約サイトを開く

イベントの予約サイトを開きます。メニューが表示されるので予約するものを選びます。

2.カレンダーから日時・内容を選択

予約フォームのカレンダーからイベントの予約をする日時と予約人数を選びます。

3.手続き

会員IDでログイン、または直接連絡先を入力します。

4.予約内容確認

確認画面にて、申込み内容に誤りがないか確認します。

5.予約完了!

予約完了!メールが届きますのでご確認ください。

このような流れになります。予約システムでは基本的に、24時間365日いつでもに予約できます。

予約システムを選定する際に見るべき3つのポイント

予約システムは多く存在しますが、特徴や機能性はそれぞれ異なります。利用を考えている方は自分が活用しやすい予約システムを選定する必要があります。

今回は特に注目すべきポイントを3点紹介します。

1.事前決済機能

イベントの際、決済は最も手間がかかるものの1つです。

特に人数が多い場所での決済は時間がかかるだけでなく、金銭トラブルに発展するリスクがあります。イベント開始時の金銭面でのトラブルや時間が押してしまうことは、とてももったいないことです。

気持ちよくイベントを始めるためにも事前決済機能は必要不可欠だといえるでしょう。

2.キャンセル待ち機能

直前まで予約が埋まっていてもキャンセルが突然出てしまうことはあり得ます。空席が増えるばかりでは意味がありません。

キャンセル待ち機能が搭載されていれば、枠が空き次第すぐに新しいお客様に入ってもらうことができます。メール機能と併せて用いると参加希望者がキャンセルに気づきやすく、空いた枠への集客がとても効率のいいものになります。

3.顧客情報一括登録機能

顧客管理機能があることで参加者の予約状況から出欠確認、決済状況までまとめて把握することができます。

さらにそこから顧客にアンケート次回予告メールを送ることもできるため、この機能があるだけで業務が格段にスムーズになるでしょう。

予約管理システムを導入してみよう!

予約システムは予約だけでなく、顧客の様々な情報を管理・運用でき、業務効率化に向けて活用できます。

予約システムの導入なら、まずは20万社に導入されている高機能予約管理システムRESERVA(レゼルバ)がおすすめです。

350種以上の業種に対応しており、無料コースの機能もしっかりしています。あなた好みのサイトを作ってみてください。

予約サイト「RESERVA」をご検討の方は下記記事も併せてご覧ください。

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