一般社団法人全国カラオケ事業者協会の「カラオケ白書2024」によると、カラオケボックス市場の規模は前年度に比べて14％増加したことがわかります。令和5年からコロナウイルスが5類感染症になったことにより、市場規模は年々回復しています。そのような背景から、カラオケ店利用者の数も増加しています。
利用者数が増加傾向のなかで従業員の負担になってくるのは「予約管理」業務です。電話や自社ホームページ、外部サイトからの予約など、異なる媒体からの予約受付を処理しなければならず、通常業務に加えて行うのは一苦労です。そこでおすすめなのが、予約システムの導入です。
予約システムは無料で使えるものもあり、運営にとり入れやすく、顧客の利便性の向上や運営者の予約管理の負担軽減にも効果的です。そこで本記事では、予約システムがカラオケボックス運営にどのようなメリットをもたらすのか、予約システム業界1位の業績を誇るRESERVA予約システムを例に挙げながら解説します。
【参考記事】
・一般社団法人全国カラオケ事業者協会「カラオケ白書2024」
カラオケボックスを運営する上での課題
カラオケボックスの運営において、システムの導入を行わずに予約受付・管理を行っていると以下のような問題が生じる可能性があります。
人的ミスの発生
予約をさまざまな媒体で対応していると、予約が入るたびに手作業で各媒体へ反映させる必要があります。しかし、手作業での業務に際しては人的ミスが生じることが考えられます。そのため、日時変更やキャンセル手続きに際して顧客と店舗間で認識にズレがあった場合、顧客からの信用低下につながります。
スケジュール管理が煩雑
時間単位で予約されることが多いため、カラオケボックスの運営は、顧客管理・予約管理などスケジュール管理しなくてはなりません。そこでタイミングが合わないとやり取りが長引いてしまい、通常の業務に影響が出る可能性があります。
無断キャンセル
予約が入っているのにもかかわらず、当日予約者が現れない無断キャンセルは、カラオケボックスも例外ではありません。
カラオケの予約システムを導入するメリット
予約システムがカラオケボックス運営にもたらすメリットについて、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数30万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、最短3分でアカウント発行から予約システム作成まで完了します。
パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しているため、パソコンを開く暇がない忙しい業種でもすぐに予約情報を確認できます。また、予約画面・管理画面ともに操作がシンプルでわかりやすいため、パソコンの操作が苦手な人にもぴったりな予約システムです。
→RESERVAで作成されたカラオケボックスのサンプルサイトはこちらから
1．24時間365日どこからでも予約可能
予約システムを導入すると24時間365日いつでも、利用希望者が気になった瞬間に予約可能となります。顧客が興味を持った瞬間に予約できる環境を整えることは、利用者数アップに大きな影響を与えます。また、RESERVAは予約確定時や予約日前日などに自動でメールを送る機能があるため、予約者が来店するのを忘れるということもありません。
2．お問い合わせ受付
お問い合わせ受付とは、予約サイトを通じてお客様からの質問や問い合わせをメールやフォームで受け付ける機能です。幅広い年齢層の利用があるカラオケボックスでは、システムや料金形態、カラオケ機種やルームタイプなどの疑問が生まれやすいです。この機能を使うことで、こういった疑問の解決をデバイス上で行うことができ、予約サイトの利便性向上および予約件数向上につながります。
3．無断キャンセルの防止
予約日の前日にリマインドメールを送ることで、利用者が予約を忘れて無断キャンセルしてしまう事態を防ぎます。RESERVAではリマインドメールのテンプレートが設定されているため、メールを新規作成する手間を削減でき、必要に応じて持ち物や注意事項を追記することも可能です。
また、キャンセルポリシーを予約サイト内に明記することで、無断キャンセルの抑止につながります。キャンセルポリシーとは、キャンセル可能期間やキャンセル料金の発生タイミング、キャンセル料金の請求方法など、キャンセルに関する注意事項です。利用者の目に入りやすい位置にキャンセルポリシーを表示しておくと、万が一キャンセルが発生した場合でも、サービス料金は予約者の負担になります。
カラオケボックスにおすすめしたいRESERVA機能
空き状況表示機能
RESERVAは、部屋数をシステム上に登録でき、空き部屋が無くなると自動的に予約受付が締め切られます。
また、このシステムは残席数表示機能も備えており、利用希望者は予約サイト上で空き状況を一目で確認できます。カラオケは混雑のため待ち時間が発生することが多いですが、この機能によって残りの予約枠を可視化できるため、利用希望者の不安を減らせます。
クーポン発行機能
すべてのプランで使用可能な「クーポン発行機能」では、予約促進に役立つ割引クーポンを発行できます。対象者や発行条件など、細かな設定が可能です。また、クーポンを適用すると自動的に料金に反映されるため、管理も簡単です。
クーポン発行機能を用いることで、新規顧客獲得やリピート率の向上が期待できます。
利用時間延長機能
エンタープライズプラン以上で使用可能となる「利用時間延長機能」では、施設の利用時間中に予約者自身が利用時間を延長できます。この機能により、従来電話でおこなっていた利用時間延長のやり取りが不要となり、ストレスフリーな利用・管理が可能です。
オプション機能
「オプション機能」を利用することで、ファーストドリンクオーダーや備品の貸し出しなど、通常は来店時に対応する業務を省略することが可能です。追加されたオプションは管理画面で事前に把握できるため、事前準備やスムーズな入店処理が可能になります。
その他施設での導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入したさまざまな施設運営者の生の声が紹介されています。
予約受付を前日の23時に締め切り、キャンセルを3日前の0時に締め切る設定にしています。店舗営業中に予約が入っても内容を確認できないことがあり、サービス提供に集中する意味でも、予約受付締切設定は助かっています。
RESERVA活用事例｜369miroku Cafe and…（ミロクカフェアンド）【カフェ、キッズルーム】
オープン当初から導入しているので、RESERVA導入前と後の効果を比較するのは難しいのですが、予約管理に時間がかかっている印象はないので、予約管理のシステム化は必要だったと感じています。お客様からも予約はかんたんに行えているとの声をいただいているので、今後のご利用増加に期待しています。
RESERVA活用事例｜SHARE M-10【施設・レンタルスペース】
予約作業は本当にスムーズになりました。特に便利だと感じているのは、クレジットカード決済機能です。現金払いは直接会って受け取る必要があり、お釣りがあるとその分作業が増えてしまうので、事前決済ができるのは双方にとって大変ありがたいです。あとはGoogleカレンダーとの連携機能もしっかりと活用しています。
RESERVA活用事例｜金ヶ崎文化教室【レンタルスペース】
RESERVA導入で実現するカラオケボックス運営の効率化
今回は、カラオケボックス運営におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、前述で紹介した機能も搭載しているため、予約システムの導入を検討中のカラオケボックス運営者はぜひ本記事を参考にしてください。
